File Management Tips alang sa Digital Files
Dugang sa pagtipig sa mga dokumento sa lokal nga mga desktop, laptops o mga mobile device mas daghang negosyo ang naggamit sa panganod alang sa mga batakang mga aplikasyon sa negosyo ug pagtipig sa file. (Tan-awa kung Nganong Maayo ang Pagkompara sa Batan-on nga mga Negosyo ug 5 Mga Disbentaha sa Cloud Computing. )
Ang dugang nga paghasol sa isyu sa pagtipig mao ang panginahanglan alang sa daghang mga negosyo sa pagpaambit sa mga dokumento tali sa mga empleyado .
Sulod sa usa ka buhatan kini kasagaran nga nahimo pinaagi sa paggamit sa usa ka file server o network nga gilakip storage device (NAS). Kung gikinahanglan ang pagpaambit sa mobile nga pag-access, ang mga dokumento mahimong matipigan sa panganod ug ipaambit pinaagi sa paghatag sa mga permiso sa pag-access. Ang resulta sa tanan nga kini mahimo nga usa ka pagdumala sa file management nga uban sa pipila sa mga dokumento sa tawo nga gitipigan sa panganod ug ang uban sa lokal, ug bisan ang mga indibidwal nga mga dokumento nga gitipigan lamang sa usa ka dapit o sa lain.
Ang Organisasyon mao ang Yawi sa Sistema sa Pagpadagan sa Elektronik
Bisan asa ang mga dokumento nga gitipigan kini importante nga himoon kini nga organisado ug labing bag-o. Ang tumong sa pagdumala sa elektronik nga file mao ang pagsiguro nga makit-an nimo ang imong gipangita, bisan pa nga nangita ka niini sa mga tuig human sa paglalang niini.
Kadaghanan sa mga tawo sa negosyo nga sa usa ka higayon o sa lain nga anaa sa makauulaw nga posisyon nga adunay usa ka customer nga tawag ug dili makahimo sa madali sa pagpangita sa mga may kalabutan invoice o uban pang mga importanteng mga dokumento sa customer.
Ang parehong makalagot mao ang nanglantaw sa tuig sa katapusan nga naningkamot sa pagpangita og mga dokumento nga may kalabutan sa mga account alang sa accountant o mas grabe pa, ang taxman .
Ang tukma nga pag-organisar sa mga digital nga mga dokumento ilabi na nga kritikal sa usa ka gipaambit nga palibut - kung ang usa sa imong mga empleyado wala diha (temporaryo o permanente!) Kinahanglan nimo nga dali nga makit-an ang bisan unsang mga dokumento nga gimugna o gidumala sa maong tawo.
(Timan-i nga ang posibleng pagkawala sa mga isyu sa datos nga adunay dili maayo nga pag-uswag, pagbiya sa mga empleyado mao ang usa pa ka rason sa pagpanalipod sa imong data sa negosyo. Tan-awa ang 6 Rules of Business Data Protection ).
Kining mga tip sa pagdumala sa file makatabang kanimo nga mapabilin ang imong mga file:
1. Gamita ang default nga mga folder sa pag-instalar alang sa mga file sa programa.
Gamita ang default nga mga lokasyon sa file sa pag-instalar sa mga programa sa aplikasyon. Ubos sa Windows, pinaagi sa mga file sa programa sa aplikasyon sa kombensiyon nanimuyo ubos sa (Drive Sulat:) -> Program Files directory. Ang pag-instalar sa mga aplikasyon sa laing dapit makalibog ug wala kinahanglana.
2. Usa ka dapit alang sa tanan nga mga dokumento.
Ibutang ang tanan nga mga dokumento sa usa ka "root" folder. Alang sa usa ka user sa usa ka palibot sa Windows ang default location mao ang folder sa My Documents.
Diha sa usa ka pagpakigbahin sa buhatan sa palibot sulayan usab ang pagbuhat niini. Pagtukod og usa ka root folder (gitawag nga "Shared Documents" alang sa pananglitan) ug i-store ang tanang mga dokumento sa mga sub folder sa sulod sa root folder. Ang pagbaton og usa ka dapit alang sa tanang mga dokumento sa elektronik nga mga kasulatan makapasayon sa pagpangita sa mga butang ug sa pagpadagan sa mga backup ug mga archive.
3. Paghimo og mga folder sa usa ka lohikal nga hierarchy.
Kini ang mga hunos sa kabinet sa pagpa-file sa imong computer, aron makasulti. Gamita ang yano nga pinulongan aron sa paghingalan sa imong mga folder; dili nimo gusto nga tan-awon ang lista sa mga folder sa umaabot ug maghunahuna kung unsa ang "TFK" o bisan unsa nga laing makapaikag nga abbreviation nga imong giimbento.
4. Mga sungka nga palang sa sulod sa mga folder.
Paghimo sa uban pang mga folder sulod niining mga pangunang mga panid ingon nga gikinahanglan. Pananglitan, ang usa ka folder nga gitawag nga " Invoices " mahimong adunay mga folder nga gitawag og "2018", "2017" ug "2016". Ang usa ka folder nga ginganlan alang sa usa ka kliyente mahimo nga maglakip sa mga folder nga "datos sa kustomer" ug "sulat". Ang tumong mao ang paghimo sa matag file sa usa ka folder imbis nga adunay usa ka hugpong nga mga file nga ilo nga gilista.
Dili, bisan pa niana, paghimo sa mga complex, deep-layered nga mga istruktura sa folder. Sa bisan asa nga posible nga paggamit sa mga ngalan sa paghulagway sa ngalan sa baylo.
5. Pagsunod sa file nga mga kombensyon sa pagngalan.
Ang pipila ka mga operating system (sama sa Unix) wala magtugot sa mga luna diha sa file o mga ngalan sa folder, busa likayi kini kon ang imong kompyuter nga palibut gisagol. Hinuon gamita ang mga underscores ingon nga delimiter (eg Doe_John_Proposal.doc.) Ang ubang mga karakter sama sa /? <> \: * | "^ gidili usab sa file o mga ngalan sa folder sa Windows.
Paggamit sa mga ngalan sa paglarawan sa mga ngalan alang sa sayon nga pag-ila ug pagbawi apan dili moadto sa dagat - ang file / path nga mga ngalan adunay mga limitasyon sa gitas-on nga nagkalainlain taliwala sa mga operating system. Ubos sa Windows ang maximum nga gitas-on nga agianan sa dalan alang sa usa ka file (sama sa drive letter + mga ngalan sa panid + ngalan sa file) mao ang 260 ka mga karakter. Paggamit sa komon nga mga pinamubo kutob sa mahimo, sama sa Jan alang sa Enero o Corp for Corporation.
6. Pagmatinud-anon.
Hatagi ang mga electronic nga mga file nga lohikal, piho nga mga ngalan ug ilakip ang mga petsa sa mga pangalan sa file kung mahimo. Ang tumong sa dihang ang pagngalan sa mga file mao ang makahimo sa pagsulti kon unsa ang file nga dili kinahanglan nga ablihan kini ug tan-awon. Busa kung ang dokumento usa ka sulat ngadto sa usa ka customer nga nagpahinumdom kaniya nga ang pagbayad overdue, pagtawag niini sama sa "overdue_20180115"; kay sa usa ka butang sama sa "sulat". Unsaon nimo pagkahibal-an kung kinsa ang sulat sa dili pagbukas niini?
Kon nakig-ambit ka sa mga file pinaagi sa email o mga portable device nga gusto nimo nga ang pangalan sa file naglakip sa mas espesipikong impormasyon, tungod kay ang impormasyon sa folder dili ilakip sa shared file. Pananglitan, kon ang imong dokumento nagpuyo sa My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc ug ang file ipaambit o i-email ang makita sa tanan nga magdawat mao ang Doe_John_20170416.doc ug dili makahimo sa pagsulti nga ang file usa ka kustomer invoice nga walay pag-abli niini.
7. Pag-file sa imong pag-adto.
Ang pinakamaayo nga panahon sa pag-file sa usa ka dokumento mao ang una nimong paghimo niini. Busa ilakip ang paggamit sa "Save As" nga kahon sa dialogue aron sa pag-file sa imong dokumento ingon man sa paghingalan niini, pagbutang niini sa husto nga dapit sa unang dapit.
8. Pag-order sa imong mga file alang sa imong kasayon.
Kon adunay mga folder o mga file nga imong gigamit sa daghan, ipugos sila sa ibabaw sa lista sa file pinaagi sa pag-usab sa ngalan sa usa ka! o usa ka AA sa sinugdanan sa pangalan sa file.
9. Kuhaa kanunay ang imong mga file.
Usahay ang daan nang klaro sama sa panig-ingnan sa folder nga ginganlan "Invoices" sa ibabaw. Kung dili, pugngi ang imong mga folder sa paglimpyo sa daan nga mga file.
Ayaw kuhaa ang mga file nga may kalabutan sa negosyo gawas kung hingpit ka nga sigurado nga dili na nimo kinahanglan ang file pag-usab. Hinunoa, sa imong nag-unang koleksiyon sa mga folder ubos sa imong root folder, paghimo og usa ka folder nga gitawag og "Old" o "Dili aktibo" ug ibalhin ang mga daan nga mga file ngadto niini kon makita nimo kini.
( Unsa ka Dugay nga Kinahanglan Ka nga Magtipig sa mga Rekord sa Negosyo alang sa CRA o IRS? Nagpatin-aw kung unsa ka dugay kinahanglan nga imong ibutang ang mga rekord sa negosyo aron matubag ang imong mga obligasyon sa buhis.)
10. Basaha kanunay ang imong mga file.
Gikopya nimo ang imong mga file ngadto sa laing drive o sa tape, importante nga magtukod ug magsunod sa regular nga back-up nga regimen. Tan-awa ang 3 ka mga Sulud sa Usa ka Malampuson nga Backup System .
Ang Maayong File Management Naghimo sa Pagpangita Unsa ang Gusto Nimong Masayon
Ang pagdumala sa mga electronic nga dokumento kinahanglan nga bahin sa usa ka kinatibuk-ang pamaagi sa pagdumala nga pamaagi alang sa imong negosyo. Ang usa ka tukma nga plano sa pagdumala sa dokumento kinahanglan maglakip sa tanang aspeto sa pagdala sa mga dokumento, lakip na ang pagtipig, pagkuha, pag-backup, ug seguridad.
Ang search function usa ka talagsaon nga butang apan kini dili gayud makatupong sa kasayon nga mahimong direkta nga moadto sa usa ka folder o file. Kon sundon nimo ang mga tip sa pagdumala sa file kanunay, bisan kung wala ka mahibalo kung diin ang usa ka butang, nasayod ka kung asa kini kinahanglan - usa ka dako nga bentaha kon bahin sa pagpangita unsa ang imong gipangita. Ang maayo nga pamaagi sa pagdumala sa file makaluwas sa imong oras sa negosyo ug salapi .