5 mga paagi sa pagputol sa panahon nga imong gigugol
Apan sa kasubo, dumti kini o dili, sa diha nga ikaw nagdagan sa usa ka gamay nga negosyo, ang pag-file kinahanglan pagabuhaton, o sa dili madugay makita nimo ang imong desk nga nahugno ubos sa gibug-aton sa tanan nga papel nga nagpadayon sa pagtapok. Unsa ang usa ka nagadumot sa pagpasaka nga buhaton?
Adunay duha ka pamaagi sa problema nga makatabang.
Mahimo nimong sulayan ang paghimo sa imong oras nga pagsumiter sa mubo kutob sa mahimo (usa ka pamaagi nga hapit ako nahingpit sulod sa daghang katuigan sa pagdumala sa usa ka buhatan) o paghimo sa imong oras nga pagpasaka kutob sa mahimo nga makalingaw kutob sa mahimo (usa ka butang nga gipaningkamotan nga matuman). Atong tan-awon ang mga tip sa pagputol sa gidaghanon sa oras nga imong gigasto una ang pag-file.
Pagputol ug pag-recycle kon posible
Ang una nga pangutana mahitungod sa bisan unsang piraso sa papel nga nagtutok sa imong naghulat nga ipasaka mao, "Kinahanglan ba nga ipasaka kini nga dokumento?"
Daghang mga dokumento nga anaa sa mail mahimong direktang moadto sa shredder. Unsa man ang punto sa pagsang-at og mga ads o mga sulat sa pahibalo gikan sa ubang mga kompanya, sama pananglit? Kon nag-atubang ka sa koreo, basaha ang usa ka piraso nga mail kausa, paghukom kon gikinahanglan nimo kini usa ka tuig gikan karon ug pag-file o pag-gunting niini sumala niana.
Ang mga kahigayunan maayo nga nag-file ka usab og daghang lisud nga mga kopya sa mga dokumento nga dili nimo kinahanglan nga magpasaka - ug dili kinahanglan nga mag-imprinta sa una nga lugar.
Dili kinahanglan nga mag-file sa papel nga mga kopya sa mga invoices o mga sulat, pananglitan, kon ang imong mga electronic nga mga file organisado ug nagsunod ka sa tukmang mga backup nga pamaagi .
Busa sa diha nga ikaw nag-atubang nianang pundok sa pag-file, guntinga ang "papel nga imong mabuhi nga wala".
Paggamit sa usa ka sistema sa pagpasaka nga makahimo sa ubang buluhaton sa opisina nga mas sayon, dili mas lisud.
Kadaghanan sa mga papel nga kinahanglan nakong i-file ang may kalabutan sa proseso sa paghimo'g negosyo - ug kini nga mga dokumento kinahanglang ilakip sa sistema sa accounting sa dili pa kini buhaton sa uban.
Busa imbis nga ibutang ang resibo alang sa usa ka printer toner cartridge ug i-file kini ubos sa "P" sa akong nag-unang sistema sa pagpasaka, akong isulat kini sa akong "unang" sistema sa pagpasaka, usa ka serye nga mga folder nga gimarkahan sa bulan ug tuig.
Pananglitan, kung gipalit ko ang toner cartridge sa Septiyembre 2017, mao kana ang file nga gisulod niini, kauban ang tanang mga bayranan, mga resibo ug uban pang mga dokumento sa negosyo nga nahitabo sulod nianang bulana. Dayon kini usa ka yano nga butang nga magtrabaho sa folder sa katapusan sa bulan ug himoon ang tanan nga mga entries sa accounting nga kinahanglang himoon (o kung dili nimo kini buhaton, sa paghatag sa binulan nga folder ngadto sa imong accountant o bookkeeper) .
Hinumdomi nga kami nagadagan sa usa ka serbisyo sa negosyo , dili usa ka negosyo sa negosyo, busa naglingkod ug nagtrabaho sa mga account sa usa ka bulan nga trabaho alang kanako. Kinahanglan nimo nga usbon ang binulan nga ideya sa folder kon kinahanglan nimo nga dad-on kanunay ang imong mga account.
Hunahunaa sa dili ka mag file
Unsa ang mahitabo human nako gigamit ang binulan nga mga folder aron buhaton ang accounting? Ang mga dokumento kinahanglang ibalhin sa "main" nga sistema sa pagpasaka . Apan imbis nga isumiter ang matag dokumento nga indibidwal depende sa titulo niini, ako lohikal nga nagsulat sumala sa grupo, usa ka pamaagi sa pag-file nga mas paspas nga nakit-an.
Atong tan-awon ang laing pananglitan sa printer toner cartridge.
Imbis sa pag-file niining resibo ubos sa "P" alang sa printer toner cartridge, akong ipasaka kini ubos sa Office Supplies - Receipts, ang sama nga dapit nga akong ibutang ang mga dokumento sama sa resibo alang sa koleksyon sa post-it notes o resibo sa printer papel. Dili lamang kini makapahimo sa pagpalista nga mas paspas apan mas sayon nga makit-an ang mga dokumento pagkahuman.
Gamita ang bug-os nga mga pulong ug mga hugpong sa mga pulong diha sa mga label sa imong file folder, dili mga sulat
Walay pagmando nga nag-ingon nga ikaw limitado lamang sa usa ka mga sulat sa paghimo sa mga dibisyon sa imong sistema sa pagpasaka. Ug kung buhaton nimo, ginahimo nimo ang imong pag-file nga dili kinahanglan nga hinay ug komplikado. Ipahiangay ang imong sistema sa pag-file aron ikaw makabenepisyo gikan sa pag-file sa usa ka grupo ug pagpangita sa tukmang nahimutangan sa paghimo sa usa ka dokumento nga mas dali.
Pananglitan, imbis nga adunay usa lamang ka seksiyon sa akong sistema sa pag-file nga gimarkahan nga "C", ako usab adunay seksyon nga gimarkahan nga "Client Files".
Ang mga file sulod sa "Client Files" gi-organisar sa alpabeto. Ang katahum sa pagpa-ilis sa imong sistema sa pag-file niining paagiha mao nga kini sa kanunay mahimo pa nga subdivided ug organisado kon kinahanglan nimo. Busa ang usa ka mayor nga kliyente mahimo nga adunay usa ka divider sa file system nga gimarkahan sa iyang ngalan sulod sa seksyon sa "Client Files" aron sa pagpangita sa mga dokumento nga may kalabutan sa iyang mas sayon.
Sa niini nga panig-ingnan, unya, ang mga label sa sistema sa pag-file mabasa nga "B", "C", "Client Files", "D" ... Tan-awa unsa ka masayon ang imong pagpasaka?
Laing tip sa pag-file aron mapadali ang imong pag-file: Ayaw kalimti nga ipasibo ang alpabeto. Imbis nga adunay seksyon sa "M", sulati usab ang usa ka "Mc".
Himoa nga ang imong "una" nga sistema sa pagpasaka suod ug sayon
Ang laing dako nga butang mahitungod sa paggamit sa duha ka yugto nga sistema sa pag-file sama sa usa nga akong gihulagway sa ibabaw mao nga mas sayon nga mahuptan ang unang yugto sa imong sistema sa pag-file (ang binulan nga mga folder) nga pisikal nga duol sa imong workspace . Mahimo nimo nga mas makiling sa pag-file sa mga papeles diha-diha dayon imbis nga ipatong kini kon ikaw adunay usa ka suod, organisado nga dapit aron sa pagsulat kanila.
Busa ibutang ang binulan nga mga folder sa imong katapusan, kasamtangan, ug sunod bulan sa usa ka bandehado o mogamit sa usa ka file sa concertina ug ibutang kini sa sulod sa gitas-on sa imong workspace. Ang kadaghanan sa imong sistema sa pag-file (ang "main" nga sistema sa pag-file, ingon nga gitawag nato kini sa ibabaw, mahimong anaa sa tupad sa lawak o bisan sa usa ka lahi nga lawak sa hingpit, apan alang sa mga interes sa makaluwas nga panahon , dili kinahanglan nga mobangon paghimo sa imong unang pagsumite sa entablado.
Kon Unsaon Paghimo nga Makalingaw
Ang mga tip sa pagpasaka nga akong gihatag kanimo sa ingon makatabang kanimo sa pagputol sa panahon nga imong gigugol sa pag-file ug pagpugong sa utok nga freeze. Apan unsa man ang paghimo sa imong oras nga pagpasaka og mas makalingaw?
Sa pagkatinuod, ang bugtong pamaagi nga akong nahimo dinhi mao ang direkta nga hiphip, magantihon ang akong kaugalingon sa usa ka cookie kon ako mag-file sa usa ka piho nga oras. Kini molihok apan mahimong mosangpot sa pagbutang og daghan nga mga libra kung daghan ka nga pagpasaka nga buhaton.
O mahimo nimo ang usa ka mas artistic approach, gamit ang tanang nagkalainlaing mga kolor alang sa imong mga file folder ug gamit ang mga talagsaon nga mga font o kaligdong para sa mga label. Kung kini makapahimo sa imong pag-file nga mas makalingaw, kini makahimo sa paghimo niini nga mas madanihon.
Ug kinsa ang nakahibalo? Tingali ang kamatuoran nga ang imong pag-file mas kusog kaayo karon nga kini organisado kaayo makapahimo sa mas makalingaw nga buhaton.