Unsaon paghimo sa usa ka sistema sa pagdumala sa dokumento alang sa gagmay nga mga negosyo
Alang sa daghang mga negosyo, ang pokus sa pagdumala sa dokumento anaa sa organisasyon ug pagtipig sa mga dokumento. Buot nila nga maka-store sa mga dokumento sa usa ka organisado ug sigurado nga paagi nga makahimo gihapon sa mga dokumento nga daling makit-an.
Ipakita niining artikuloha kung unsaon paghimo sa usa ka sistema sa pagdumala sa dokumento nga tukma nga nahimo.
Kon imong i-type ang "pagdumala sa dokumento" ngadto sa bisan unsang search engine, makakuha ka og taas nga lista sa pagdumala sa dokumento nga "mga solusyon", daghan nga nagpakita sa software o apps nga nagpahibalo sa mga bentaha nga adunay usa ka walay papel nga buhatan .
Ang software o apps sa pagdumala sa dokumento, bisan pa, gidisenyo aron mapalambo ang pagdumala sa imong negosyo sa mga electronic file . Ang problema mao nga daghan nga mga gagmay nga mga negosyo ang adunay pag-atubang sa mga pagsagol sa daan nga mga datos sa mga papel ug mga electronic nga mga file - ug sa pipila ka mga kaso, ang gidaghanon sa data sa papel mas dako.
Usa ka kasulbaran sa sulud sa pagsagol sa usa ka nagkalain-laing kasayuran sa datos mao ang paggamit sa usa ka dokumento sa pag-imaging sistema sa pag-convert sa tanan nga mga dokumento sa imong negosyo ngadto sa electronic form. Apan kini mahal kaayo ug naggugol sa panahon alang sa daghang gagmay nga mga negosyo.
Ang maayong balita mao nga mahimo nimong ibutang ang mga sukaranan sa usa ka sistema sa pagdumala sa dokumento sa lugar nga walay pagpalit sa bisan unsa nga espesyal nga software o pag-agi sa wholesale imaging document.
Ang sistema dili kinahanglan nga komplikado; kinahanglan lang nga mogahin ka og panahon sa pagplano ug pagpatuman niini.
Unsaon paghimo sa usa ka sistema sa pagdumala sa dokumento
Ang pag-establisar sa sistema sa pagdumala sa dokumento naglakip sa tulo ka mga lakang;
- paghimo sa usa ka plano sa pagdumala sa dokumento,
- pagpatuman sa plano sa pagdumala sa dokumento,
- ug pagsunod.
Ang unang lakang, nga naglalang sa plano, naglakip sa pagtubag niining upat ka mga pangutana:
Unsa ang mga lagda sa pagmugna og mga dokumento?
Ang mga invoice , mga sulat sa pahinumdom sa pagbayad, brosyur sa pagpamaligya, email, balance sheet , mga spreadsheet, mga taho - Ang tanan nga mga negosyante nagmugna og lainlaing mga dokumento sa paghimo ug pagsubay sa negosyo. Ug aron mahuptan ang mga butang nga organisado, ang tanan nga mga negosyo kinahanglan nga maghimo og mga lagda alang sa pagmugna og mga dokumento.
Pananglitan, aduna bay mga template sa sulod sa pipila sa imong mga standard nga dokumento sa negosyo, sama sa mga sulat ug mga invoice, ug diin kini nahimutang?
Aduna bay giya sa estilo sa balay nga kinahanglan sundon?
Kinahanglan ba ang mga bag-ong dokumento nga gipetsahan ug / o gitakdang panahon?
Unsa nga mga pamaagi ang angay sundon sa pagpaambit o pagsusi sa mga dokumento?
Alang sa pipila ka mga gagmay nga mga negosyo, ang bugtong punto mahitungod sa paglalang sa dokumento nga hinungdanon mao ang kung diin ang mga templates alang sa lainlaing mga dokumento sa negosyo nahimutang ug kon unsaon paggamit niini. Apan kon ang pagmugna sa dokumento sulod sa imong negosyo naglakip sa nagkalainlaing mga tawo nga nakigtambayayong, pagrepaso o pag-update sa mga dokumento, kinahanglan nimo nga mogahin og pipila ka mga panahon sa pagdesidir kon unsaon kini nga mga butang nga buhaton aron maseguro ang kahinungdanon ug pagkamakanunayon.
Unsaon namong ibutang ang mga dokumento?
Sa pagkatinuod adunay duha ka aspeto niini nga pangutana.
Ang una naglakip sa pisikal nga aspeto sa pagtipig. Bisan kon ang imong gamay nga negosyo nagtipig sa mga dokumento sa mga kabinet sa pag-file, adunay mga gasto nga nalangkit sa pagtipig; dili lang ang gasto sa mga kabinet nga pagpasaka sa ilang kaugalingon, apan ang kantidad sa oras kung ikaw ug / o ang imong mga empleyado mag file og mga dokumento o moadto aron makuha kini. Sa pagkatinuod, ang kinadak-ang gasto nga may kalabutan sa pagtipig, alang sa kadaghanan sa mga gagmay nga mga negosyo, tingali ang gasto sa panahon nga usikan sa pagpangita sa mga tawo alang sa mga dokumento.
Ang ikaduha nga aspeto sa pagtipig nga mga dokumento mao ang organisado; unsaon pag-file ang mga dokumento? Ang yawe sa pag-file sa mga dokumento mao ang pagsunod sa maayo nga mga pamaagi sa pagdumala sa file.
Kinahanglan ka usab nga mahibal-an kon unsaon nimo pag-archive ang mga dokumento. Unsaon nimo pagdumala ang mga file nga wala ma-date o nangandam nga ibalhin sa likod nga burner sa imong sistema sa pagdumala sa dokumento?
Pananglitan, duol sa sinugdanan sa matag tuig, akong giadto ang nagkalainlain nga mga file nga may kalabutan sa trabaho sa akong kompyuter, pagputol sa mga dili na aktibo, ug paghimo og bag-ong mga folder nga gimarkahan sa tuig ug / o subject, pagbalhin sa mga file kung gikinahanglan.
Ang sama nga mahimo sa papel nga mga file; Dili lisud ang pagtangtang sa mga daan nga (er) nga mga dokumento gikan sa usa ka file folder ug pag-label ug paghimo og bag-o nga usa nga "Old" sa titulo. Ang pipila ka software nagtanyag sa awtomatik nga mga kapilian sa pagtala. Ang Microsoft Outlook, pananglitan, nagtugot kanimo sa pag-archive sa daan nga email.
Sa unsang paagi mapasig-uli ang pagkuha sa mga dokumento?
Kini nga pangutana mao ang kasingkasing sa imong sistema sa pagdumala sa dokumento. Sa usa ka survey nga gipahigayon sa Leger Marketing alang sa Xerox Canada, ang mga tag-iya sa SMB sa Canada ug mga manedyer sa aberids miingon nga kini nagkantidad ug $ 2,152 sa usa ka tuig aron sa pagdumala ug pag-store sa mga dokumento ug mga usa ka oras sa usa ka adlaw aron sa pagpangita niini nga mga dokumento (globeandmail.com).
Sa makausa pa, ang maayo nga mga pamaagi sa pag-file mahimo nga usa ka taas nga paagi sa pagsulbad sa problema. Ang pag-browse sa mga artikulo sa Pamamahala sa Data sa niini nga site magsugod sa imong pagsugod. Kung buhaton nimo ang mga butang sama sa makanunayon nga pagsunod sa higpit nga pagngalan sa mga kombensiyon , pananglitan, ang mga dokumento mas sayon nga pangitaon.
Ug kung ikaw usa ka tag-iya lamang nga nagtrabaho nga solo o usa ka tag-iya sa negosyo nga adunay mga empleyado , girekomenda nako ang paghimo sa usa ka List Locations List , nga magpahinumdum sa mga tigpangita kung asa ang mga partikular nga matang sa mga file nga gigamit - ug diin makakaplag ug partikular nga mga dokumento. Kon ang imong negosyo sama sa kadaghanan, hinumdumi nga i-apil ang file nga anaa sa imong computer system, usa ka in-house server, sa panganod , o kung sa papel nga porma nga gisang-at sa usa ka pisikal nga lugar sama sa usa ka kabinet sa pagpasaka. Pananglitan, pananglit nga mogamit ka og mga larawan, video o bisan mga litrato sa papel sa akong negosyo. Ang usa ka entry sa imong File Locations List mahimong:
Digital nga mga hulagway / video: computer (o server) - pag-drive E: / mga litrato - file sa angay nga folder sa subject
Mga litrato sa papel: pagpasulod kabinet 3 - Mga litrato - alpha pinaagi sa hilisgutan
Ang gipakigbahin nga network o cloud drive kinahanglan nga gimarkahan sumala sa mga sulod ingon nga kinahanglan nga pag-file sa kabinet nga mga hunos.
Unsaon nato paghimo / pagpabilin nga luwas ang atong mga dokumento?
Ang una nga linya sa depensa alang sa seguridad sa dokumento mao ang pisikal nga pagsiguro sa lugar sa negosyo mismo. Ang tanan nga mga negosyo kinahanglan nga adunay mga sistema sa seguridad, sama sa mga sistema sa pag-alarma, nga gipahimutang - bisan ang mga negosyo sa balay .
Ang mga negosyo mahimo usab nga gusto o gusto nga mamuhunan sa ubang mga security device, sama sa mga bintana / grills sa window, security camera ug / o patrol nga mga serbisyo. Mahimo mong mogahin sa tanan nga panahon nga gusto nimo pagmugna og mga password ug pag-encrypt sa mga file sa pagsulay sa pagpanalipod sa imong mga electronic nga mga file, apan dili kini igsapayan kon ang usa ka tawo mahimo lang nga mahisalaag ug mangawat sa imong kompyuter ug nag-uban nga hard drive.
Ang tanan nga mga kabinet sa pag-file kinahanglan nga maka-lockable ug ma-lock sa mga oras sa negosyo (ug maka-lock sa oras sa paniudto kon walay usa nga kasaligan nga mahimong duol).
Ang mga pamaagi sa seguridad sa kadaghanan alang sa mga electronic nga dokumento naglakip sa regular nga pag-back up sa mga dokumento ug pagtipig sa mga dokumento sa pag-backup bisan asa gawas sa sama nga lisud nga drive diin nahimutang ang orihinal nga mga dokumento. Ang off-site mao ang labing maayo sa pagbantay batok sa pagkawala sa imong datos sa negosyo tungod sa mga kalamidad - usa pa ka rason kon nganong ang panganod maayo alang sa negosyo .
Ang mga gagmay nga negosyo nga kauban sa mga kaubanan o empleyado nga nagpaambit sa sama nga kompyuter sa kompyuter mahimo usab nga mopugong sa pag-access sa pipila ka tiggamit aron sila magamit lamang o makakita sa pipila ka mga kahinguhaan sa network. Pananglitan, mahimo nga adunay usa ka network o cloud share direktoryo nga ginganlan "Accounting" nga adunay access limitado sa pagdumala lamang Bisan kung ang usa ka user gitugutan nga maka-access sa usa ka kapanguhaan, sama sa usa ka aplikasyon, ang mga partikular nga dokumento mahimong protektado sa password. Ang mga sulod sa mga dokumento mahimo usab nga ma-encrypt, nga magamit lamang kini sa mga adunay gikinahanglan nga encryption key.
Ang empleyado sa pagpangawat usa ka hulga sa seguridad sa datos. Ang gagmay nga mga negosyo nga adunay mga empleyado kinahanglan maghimo sa pagsusi sa tinuod nga résumé ug pagkuha og mga pagsusi sa background sa mga empleyado sa usa ka butang nga palisiya.
Pagpatuman sa imong Sistema sa Pagdumala sa Dokumento
Sa higayon nga imong gibuhat ang imong plano sa pagdumala sa dokumento pinaagi sa pagtubag sa mga pangutana sa ibabaw, andam ka nga ipatuman kini, segurado nga ang tanan nga kawani makahibalo sa mga detalye sa sistema sa pagdumala sa dokumento sa imong negosyo ug nagsunod sa tukmang mga pamaagi sa paghimo, pagtipig ug pagkuha sa mga dokumento.
Kinahanglan ka usab nga masiguro nga ang tanan nga mo-access ug mogamit sa mga dokumento sulod sa imong organisasyon mosunod, maghimo sa mga butang sama sa pagngalan ug pagtipig sa mga dokumento sa hustong paagi. Pag-check sa regular nga paagi aron masulayan ang mga partikular nga file nga daling makit-an ug pagbantay batok sa pag-abuso.
Mahimo nimo ma-set up ang usa ka sistema sa pagdumala sa dokumento sa usa ka adlaw apan ang pagpatuman niini kanunay sa paglabay sa panahon mao ang yawe sa kalampusan niini. Ang mga ganti dako kaayo - nga makakaplag unsa ang imong gusto nga makit-an kung gusto nimo kini ug kalinaw sa hunahuna.