Tudloi ang Imong Pagmina!
Ang paggahin sa panahon sa pag-organisar sa imong sistema sa pag-file mahinungdanon kaayo. Samtang ang tanan gusto nga makabaton og usa ka papel nga walay papel , ang tinuod mao nga daghang gagmay nga mga negosyo ang adunay panginahanglan sa pagtipig sa mga dokumento sa papel sama sa mga invoice , mga resibo , ug uban pa ug dali nga makuha kini kung gikinahanglan.
Ang pag-file sa mga resibo sa hustong paagi importante kaayo; ang usa ka dili existent o messy filing system makadugang sa mga adlaw nga ekstra nga paningkamot sa income tax nga panahon kay dili nimo gusto nga mawala sa mga tax deductions tungod sa nawala nga mga resibo.
Ug kung ang imong negosyo kanunay nga magpa- audit ug dili ka makahimo sa paghimo sa mga gikinahanglan nga mga dokumento sa pagsuporta sa imong mga gasto ang imong mga pag-angkon lagmit nga isalikway ug ang imong buhis pag-usisa pag-usab .
Ingon sa usa ka gamay nga tag-iya sa negosyo , kinahanglan nga ikaw makahimo sa pag-operate sa tulunghaan sa madali ug sayon . Bisag lisod ang pagpatindog og usa ka sistema sa pagsulat sa papel, kini usa ka sayon nga buluhaton nga mahimong mas sayon pinaagi sa pipila ka mga tips ug tricks.
Unsaon Pag-organisa sa Imong Pag-file sa Sistema
(1) Lingkod sa imong lamesa sulod sa pipila ka mga gutlo ug hunahunaa kung asa nimo pangitaon ang mga butang.
Ako adunay usa ka drower sa tuo sa akong workstation. Sa una kong pag-set up sa akong sistema sa pagpasaka, wala ako'y bisan unsa niini. Kon ako mangita alang sa mga pen, paperclips o sa akong stapler, kini ang unang dapit nga akong tan-awon, bisan tuod ako nasayud nga kini walay sulod. Busa natural nga akong ibutang ang mga pensa, paperclips ug stapler sa maong drawer. Alang kanako, kini ang kinaiyanhong balay alang sa mga butang.
Ang matag usa moduol niini nga lahi ug unsa ang mga buhat alang sa usa ka tawo dili mahimong magtrabaho alang sa lain. Paggahin og pipila ka mga minuto sa paglingkod sa imong nag-una nga workspace ug pagkab-ot sa mga ekipo, suplay ug mga file. Kana makatabang kanimo sa pag-establisar sa pinakamaayo nga lugar sa pag-file sa mga butang alang kanimo mismo.
(2) Karon nga nahibal-an mo kung asa ka natural nga mangita alang sa kasayuran, kinahanglan nimong tinoon kung ang usa ka alpabetiko, numerical o subject nga sistema sa pagsumiter ang labing maayo alang kanimo.
Unsaon nimo pag-organisar ang imong papeles ngadto sa mga kategoriya sa pagpasaka (ie mga gasto, pinansya, marketing )?
Giunsa nimo mahibal-an ang gasto sa negosyo nga may kalabutan sa mga papeles sama sa mga pahayag sa bangko, mga bayrunon sa utility, mga resibo sa buhis sa opisina, mga sakyanan sa milyahe sa sakyanan , ug uban pa? Komosta ang impormasyon sa customer - nangita ka ba sa mga butang sumala sa ngalan sa kliyente? Pinaagi sa numero sa pakisayran? Kini usa ka kritikal nga lakang, kay kini magatino kung unsaon nimo ibutang ang imong sistema sa pagpasaka. Sa dihang nahibal-an nimo unsa nga mga kategoriya ang imong gamiton, paghukom kon kinahanglan nimo nga dugang ug paghimo og mga subcategory. Buhata kini sa dili ka pa mopalit og bisan unsang butang alang sa imong sistema sa pagpasaka.
(3) Sunod, mahibal-an ang imong mga kinahanglanon sa pagtipig.
Aduna ka bay daghang mga file nga imong gi-access matag adlaw? Na-access mo lang ba ang imong mga file kada semana? Ang mga tubag mao ang pagtino kung kinahanglan nimo ang usa ka holder sa desktop file, usa ka duha ka mga kabinet nga nag-file og drawer nga duol sa imong lamesa o usa ka upat ka kahon nga mosulod sa kahon sa luyo sa kwarto.
Pilia pag-ayo. Tugoti ang pagtubo sa pagtan-aw sa mga kabinet sa pag-file - pagpalit og usa ka butang aron maka-accommodate kaduha sa mga file nga imong gihunahuna nga anaa kanimo karon. Kini limitahan ang gidaghanon sa mga panahon nga kinahanglan nimo nga gamiton ug usbon ang imong sistema sa pagpasaka.
(4) Magtrabaho sa usa ka maayo nga sistema sa pagsulat alang sa katin-aw ug sayon nga pag-access.
Ang pagbasa sa file labels klaro nga klaro, apan ang katin-awan sa pagmarka makaluwas kanimo labaw pa sa oras sa pag-file kaysa imong mahunahuna.
Kadaghanan sa mga kompaniya nga naghimo sa mga label naghatag og mga templates nga nahiusa sa labing popular nga software sa pagproseso sa pulong. Mahimo nimong hunahunaon ang usa sa gagmay nga mga sistema sa paghimo og label nga mahimo na usab nga mag-print sa usa ka tagsa-tagsa nga mga label. Ang mga butang nga adunay doble nga katungdanan kasagaran usa ka maalamon nga pagpamuhunan.
(5) Karon andam ka sa pagpalit sa mga folder sa file.
Ang pinakamaayo nga pagpamuhunan mao ang pagpalit og mga kolor nga nagbitay nga mga folder (siguraduhon nga gilakip ang tableta sa plastic label) ug plain nga manila file folder. Ang kolor nga nagbitay nga mga polder ang labing maayo tungod sa duha ka rason:
- kini sayon nga magamit
- sila dali nga makaila sa mga kategoriya
Pananglitan, kung imong ibutang ang tanan nga mga file sa imong kliyente sa yellow hanging hanging folders, ang impormasyon sa panalapi sa asul nga mga folder ug bisan unsa nga may kalabutan sa pagbaligya sa pula nga mga folder, dali nimo makita kung unsa ang imong pangitaon sa partikular nga file.
Yano ang Maayo
Ang prinsipyo sa KISS magamit sa pag-set up sa sistema sa pagpasaka nga sayon gamiton ug sayon nga motubo. Hupti Kini nga Simple nga Gugma! Ang kaylap nga mga kategoriya sa hilisgutan makapahimo kanimo nga dali nga makadugang sa mga bag-ong mga file samtang ikaw motubo, ug magwagtang sa panginahanglan sa pag-upgrade o pag-organisar pag-usab sa imong sistema sa pag-file sa usa ka regular nga basehan.
Ang pagtipig niini nga yano makahimo usab nga mas sayon nga ilakip ang imong papel ug mga digital nga mga file isip kabahin sa imong kinatibuk-ang sistema sa pagdumala sa dokumento .
Pag-adto sa Paperless Where Posible
Kon ikaw naningkamot sa pagpalambo sa imong negosyo ug paghimo sa pagbalhin ngadto sa usa ka "Paperless Office" mahimo nimo nga i-scan ang mga resibo sa gasto ug i-store kini uban sa imong uban pang mga digital nga impormasyon sa accounting. Pipila sa mas bag-o nga Cloud-based accounting software applications nagpahigayon niini pinaagi sa paggamit sa mobile apps nga nagtugot kanimo sa pagkuha sa usa ka mobile phone nga usa ka gasto nga resibo ug itala kini sa langaw (tan-awa ang Best Accounting Software para sa mga Small Canadian Businesses ).
Hinumdomi nga ang mga kopya sa papel o digital nga mga larawan sa mga resibo sa gasto sa kasagaran madawat sa Canada Revenue Agency (CRA) kon kini klaro nga mabasa. Kung dili, ang CRA makapangayo sa pagtan-aw sa orihinal nga mga papel nga papel sa panahon sa usa ka pag-audit o sa naandan nga paghangyo alang sa dokumentasyon, busa ang mga orihinal kinahanglan nga ibutang kanunay alang sa gitakda nga panahon. (Tan-awa Unsa ang gidugayon nga ako kinahanglan nga maghimo sa akong mga rekord sa negosyo? Alang sa dugang kasayuran.)