Pagkat-on Bahin sa Kinadak-ang Impormasyon nga Makita Diha sa Tinubdan nga Dokumento
Nganong Importante ang Mga Dokumento sa Tinubdan
Ang gikuha nga dokumento gikinahanglan sa proseso sa pagbutang sa panalapi ug accounting ingon nga ebidensya nga nahitabo ang usa ka transaksyon sa panalapi.
Kung ang usa ka kompaniya awdit, ang mga dokumento nga gigikanan sa pag-balik sa accounting journals ug general ledger isip dili mausab nga trail sa audit.
Ang pagtipig sa usa ka dokumento nga gigikanan alang sa usa ka negosyo sama ra sa pagtipig sa mga resibo alang sa mga buhis nga mabawi sa buhis alang sa imong mga personal nga buhis. Kon ang imong mga buhis awdit, kini naghatag sa pamatuod nga imong gipalit ang mga gipalit. Tinuod usab kini alang sa imong negosyo, apan sa negosyo, wala ka magpabilin nga mga resibo alang lamang sa mga galastohan sa buhis nga mabayad sa buhis. Gipabilin nimo ang orihinal nga mga dokumento alang sa matag transaksyon sa panalapi.
Paghatag sa mga Dokumento sa Tinubdan
Ang usa ka dokumento nga gigikanan naghulagway sa tanan nga mga batakang kamatuoran sa transaksyon, sama sa kantidad sa transaksyon, ngadto kang kinsa gihimo ang transaksyon, ang katuyoan sa transaksyon, ug ang petsa sa transaksyon.
Ania ang pipila ka mga pananglitan sa mga kasagarang gigikanan nga mga dokumento:
- usa ka kanselado nga tseke
- invoice
- cash register nga resibo
- resibo nga gimugna sa computer
- credit memo alang sa refund sa customer
- empleyado nga time card
- deposit slip
- pagpalit order
Giunsa Pagtagad ang Mga Dokumento sa Tinubdan
Ang dokumento sa tinubdan kinahanglan nga isulat sa tukma nga journal journal sa labing madali nga panahon human sa transaksyon. Human sa pagrekord, ang tanan nga mga dokumento sa tinubdan kinahanglan nga ipasaka sa usa ka matang sa sistema diin makuha sila kon ug kung gikinahanglan.
Sa piho nga mga higayon, mahimo pa gani nga importante ang paghatag sa kadena sa kustodiya aron mahibal-an nga ang dokumento nga gigikanan nga anaa sa pangutana nagpabilin sa imong kontrol.
Mga Dokumento sa Tinubdan vs. mga Photocopy
Sa kadaghanan nga mga kahimtang, ang mga kopya sa mga dokumento nga gigikanan legal nga madawat. Pananglitan, ang Internal Revenue Service midawat sa mga kopya sa mga resibo sukad sa 1997, basta kini mabasa, naglangkob sa tanang kasayuran nga anaa sa orihinal ug, sulod sa mga limitasyon sa proseso sa pag-scan, ipahayag ang kasayuran sa usa ka pormat nga susama sa orihinal.
Ang usa ka materyales nga resibo nga nagtumbok sa mga butang nga gipalit ug ang gibayad nga presyo, apan ang pag-scan nga walay ngalan sa supplier dili makwalipikado. Ang usa ka dokumento nga nagpresentar sa tanang kasayuran sa orihinal nga resibo, apan kana nga gisulat sa Pulong o Excel nga format dili usab mahimong kuwalipikado.
Ang IRS standard - kumpleto, mabasa ug tukma nga pagkopya sa orihinal - parehas nga sumbanan nga gigamit sa daghang mga negosyo ug ahensya sa gobyerno. Ang ubang mga institusyon, bisan pa niana, nagdugang sa mga kinatibuk-ang mga gikinahanglan
Pananglitan, ang Unibersidad sa Washington midawat lamang isip mga kapuli sa mga orihinal nga mga kopya sa mga dokumento nga gi-scan sa usa ka minimum nga 300 ka tuldok matag pulgada (dpi), ug gipresentar sa PDF o TIFF format; wala kini makadawat sa mga kopya sa JPEG.
Kung nagplano ka sa pag-scan sa accounting o legal nga mga dokumento aron mapadali ang pagtipig, susiha ang may kalabutan nga institusyon aron makasiguro nga ilang dawaton ang mga dokumento sa format nga imong gitinguha nga gamiton.