Pag-iskedyul sa Audit
Ang insurer sa kompensasyon sa imong trabahante lagmit mopasiugda sa proseso sa pag-audit sa dili madugay human matapos ang polisiya sa kompensasyon sa imong trabahante.
Mahimo ka makadawat usa ka sulat gikan sa imong insurer o usa ka tawag sa telepono gikan sa tawo nga gi-assign sa pagpahigayon sa imong pag-audit. Ang imong gi-assign nga auditor kinahanglan mag-eskedyul sa pag-audit sa usa ka panahon nga sayon alang kanimo. Ang petsa kinahanglan nga igo na kaayo sa umaabot nga ikaw adunay igong panahon sa pagkolekta sa kasayuran nga gikinahanglan sa auditor. Hangyoa ang auditor nga maghatag kanimo og usa ka kasayuran sa datos nga iyang gikinahanglan nga ipahigayon ang pag-audit.
Timan-i nga ang imong gi-assign nga auditor mahimong o dili usa ka empleyado sa insurer. Ang ubang mga insurer nagpadayon sa usa ka in-house audit department nga adunay kawani sa ilang mga empleyado. Ang uban nag-outsource sa audit function ngadto sa usa ka independenteng kompaniya sa pag-awdit. Ang proseso kinahanglan managsama kung ang pag-audit gihimo sa empleyado sa insurer o kontraktor.
Mga Rekord nga Imong Gikinahanglan
Ang auditor nagkinahanglan sa nagkalain-laing mga kasayuran sa panalapi alang sa yugto sa panahon nga nasakop sa polisiya nga gi-audit. Ania ang matang sa kasayuran nga mahimo nimo nga itanyag:
- Accounting ledger
- Ang mga porma sa buhis, ilabi na ang mga porma 941 ug 944, Employers Federal Tax Return (quarterly ug tinuig)
- Mga rekord sa cash nga pagbayad
- Mga pagbayad alang sa mga serbisyo nga gihatag sa mga independenteng kontraktor. Ang auditor kinahanglan nga magpamatuod nga kining mga mamumuo dili imong mga empleyado.
- Mga bayad alang sa mga serbisyo nga gihatag sa mga subkontraktor
- Certificate of insurance alang sa matag subcontractor nga imong gisuholan
- W-2 ug 1099 nga porma
- Deskripsyon ni Job alang sa matag trabahador. Siguraduhaan nga kini tukmang naghulagway sa mga katungdanan sa trabahante.
- Deskripsiyon sa imong operasyon sa negosyo
- Mga rekord sa payroll alang sa termino sa polisiya. Kinahanglan ang auditor kinahanglan nga mag-verify sa tanan nga mga tinubdan sa suhol nga gihatag ngadto sa matag trabahador (suweldo, bonus ug uban pa).
- Mga limitasyon sa payroll nga magamit sa mga opisyales sa ehekutibo, mga kauban, mga proprietor ug uban pa nga sakop sa palisiya
- Ang imong work rating rating worksheet
Sa higayon nga nakolekta mo ang gikinahanglan nga datos, kinahanglang imong i-organisar kini. Ibutang ang tanan sa imong mga rekord sa payroll (sama sa mga porma sa W-2, pay stubs, ug mga overtime nga mga rekord) nga dungan aron ang kasayuran sayon nga ma-access. Ingon usab, ibutang ang tanang kasayuran nga may kalabutan sa mga subkontraktor, lakip ang mga kantidad sa pagbayad ug mga sertipiko sa insurance, sa usa ka lugar. Ang imong mga paningkamot mobayad, nga mas sayon ug mas paspas ang pag-audit.
Unsay naapil sa Payroll?
Ang kantidad sa kompensasyon sa imong trabahante gikalkulo pinaagi sa pagpadaghan sa usa ka oras nga rate sa imong payroll ug unya sa pagbahin sa resulta sa 100. Ang NCCI ug ang kadaghanan sa mga awtoridad sa kompensasyon sa mga trabahante sa estado nagtumbok sa payroll isip suhol . Kini nga mga termino sagad gigamit nga baylobaylo. Ang duha nagpasabot sa bili sa mga serbisyo nga gihatag sa imong mga empleyado sa imong organisasyon.
Ang mga galastuhan nga nalakip sa suhol nagkalainlain gikan sa estado ngadto sa estado. Bisan pa, kini sa kinatibuk-an naglakip sa mosunod:
- Gross salaries ug suhol, lakip na ang retroactive nga sweldo ug suhol
- Mga komisyon. Naglakip kini sa kinatibuk-ang komisyon nga nadawat sa usa ka trabahante ug bisan unsang mga draws batok sa mga komisyon.
- Bonus, lakip ang plano sa stock bonus
- Ang bakasyon, holiday ug masakiton nga bayad
- Bayad nga payunir. Sa tanan gawas sa pipila ka mga estado, ang bayad naglakip sa overtime kalkulado sa tul-id nga rate sa panahon. Pananglitan, ibutang ang normal nga hourly rate sa usa ka mamumuo mao ang $ 20 kada oras. Kung ang mamumuo gibayaran nga $ 600 sulod sa 20 ka oras nga overtime, imo lamang i-apil ang $ 400 sa overtime pay.
- Ang mga pagbayad nga imong gihimo nga dili mapugngan gikan sa bayad sa empleyado sumala sa gikinahanglan sa balaod alang sa Social Security, Medicare o usa ka plano sa pensiyon
- Ang pagbayad ngadto sa mga trabahante base sa uban kay sa oras nga nagtrabaho. Ang mga panig-ingnan mao ang piecework, sharing nga ganansya o plano sa insentibo.
- Ang pagbayad o mga allowance alang sa mga himan sa kamot o hand-held nga mga himan sa kuryente nga gigamit sa mga trabahante sa paghimo sa ilang mga trabaho
- Pagbayad bili sa usa ka apartment o balay nga gihatag sa usa ka empleyado. Usab, ang bili sa ubang mga pinuy-anan ug pagkaon nga nadawat sa usa ka trabahante isip kabahin sa iyang suweldo
- Ang bayad gibayad gikan sa gross pay sa mga trabahante alang sa retirement, cafeteria, o plano sa pagtipig
- Payroll alang sa mga empleyado sa mga wala'y seguro nga mga subcontractor (tan-awa ang mga komento sa ubos)
Unsa ang Gawas sa Payroll?
Adunay usa ka gidaghanon sa mga gasto nga kasagaran wala iapil sa diha nga ang payroll gikalkula alang sa katuyoan sa rating nga mga trabahante nga bayad sa kompensasyon. Samtang kini nagkalainlain sa estado, sila sa kanunay naglakip sa mosunod:
- Mga tip ug uban pang mga gratuities nga nadawat sa mga empleyado
- Pagbayad sa severance (gawas sa panahon nga nagtrabaho)
- Mga diskwento sa mga butang nga gipalit gikan sa amo
- Gibayran ang galastohan sa negosyo
- Bayad alang sa aktibo nga military nga katungdanan
- Nagkahiusa nga mga allowance
Mga klasipikasyon
Usa sa usa sa mga nag-una nga buluhaton sa auditor mao ang pagsiguro nga ang naseguro nga negosyo husto nga giklasipikar. Ang mga sistema sa pagklasipikar sa mga trabahante gihimo aron sa pagkategoriya sa mga negosyo , dili mga indibidwal nga empleyado. Ang auditor magrepaso sa mga operasyon sa imong kompaniya aron mahibal-an kon husto ba ang basehan nga klasipikasyon nga gilista sa imong palisiya.
Ang pangunang klasipikasyon mao ang klasipikasyon nga labing naghulagway sa imong kinatibuk-ang negosyo. Kini sa kasagaran mao ang sama sa pagdumala sa klasipikasyon (ang klasipikasyon nga gitudlo sa kadaghanan nga payroll). Pananglitan, paghunahuna nga nag-operate ka sa usa ka tindahan sa makina. Ang pipila sa imong mga empleyado nagtrabaho uban sa mga lathes samtang ang uban nag-operate sa drill presses o stamping machines. Ang piho nga mga kalihokan nga gihimo sa imong mga empleyado mahimong magkalahi gikan sa trabahador ngadto sa trabahante. Bisan pa niana, kini ang tanan nahiangay sa imong pangunang klasipikasyon, Machine Shop.
Ang ubang mga empleyado mahimong mopahigayon sa mga buluhaton nga nagkinahanglan sa managlahi nga klasipikasyon Pananglitan, ang imong machine shop nag-empleyo sa usa ka clerical worker nga naghimo sa iyang trabaho sa usa ka nasirkular nga buhatan gikan sa ubang mga trabahante. Kini nga empleyado lagmit nga itudlo sa klasipikasyon Clerical Office Employee kay sa Machine Shop.
Labing komplikado kaayo ang mga sistema sa pagklasipikar sa mga trabahante. Ang imong auditor mahimong mag-reclassify sa imong negosyo sa usa ka paagi nga wala nimo masabti o wala kana'y kahulugan kanimo. Sa kini nga hitabo, pangutana sa auditor alang sa katin-awan. Kon naglibug ka pa mahitungod sa mga kausaban, pangayo sa imong ahente o broker alang sa tabang.
Pagpakigkita sa Auditor
Sa pagdumala sa audit, ang auditor kinahanglan makigkita kanimo o usa ka kasaligan nga representante sa imong kompanya. Kon imong idelegar kini nga buluhaton ngadto sa laing tawo, siguroha nga siya:
- nahibal-an sa imong negosyo
- nakasabut sa tanan nga mga hugna sa mga operasyon sa imong kompanya
- nahibal-an kung unsa nga buluhaton ang gihimo sa matag empleyado
- nakasabut sa polisiya sa kompensasyon sa mga kompaniya sa kompaniya, lakip ang mga klasipikasyon nga anaa niini
- nakasabot sa imong pinansyal nga mga rekord sa pinansyal, lakip na ang mga datos sa payroll, aron siya makatubag sa mga pangutana gikan sa auditor
Sa higayon nga makigtagbo sa auditor, ikaw o ang imong gitudlo kinahanglan nga magtinabangay ug motubag sa mga pangutana sa auditor maingon man sa imong mahimo. Ayaw paghatag og impormasyon nga wala gipangayo.
Sama sa daghang mga negosyo, ang imong kompaniya mahimong mo-hire sa usa ka offsite nga kompaniya sa panalapi aron pagdumala sa mga gimbuhaton sa accounting ug payrolls. Kinahanglan ba nga ang imong bookkeeper makigtagbo sa pag-audit alang kanimo? Ang tubag dili. Ang imong bookkeeper makahatag sa auditor sa mga rekord sa pinansyal nga kinahanglan niyang buhaton sa pag-audit. Bisan pa, ang auditor kinahanglan nga mobisita sa imong lugar aron magpahigayon og pisikal nga pag-audit.
Mga subcontractor
Daghang mga estado adunay mga balaod nga nagpatuman sa katungdanan sa mga kontratista nga nag-abang sa wala'y kasegurohan nga mga subcontractor. Kini nga mga balaod magamit kanimo kon ang imong negosyo naglihok isip usa ka kontraktor, ug kini subcontracts buhat ngadto sa uban.
Pananglitan, pananglit nga ang imong kompaniya, ABC Construction, nag-hire sa usa ka subcontractor nga gitawag og P & J Plumbing aron sa paghimo sa piping nga trabaho sa usa ka building nga imong giayo. Usa ka empleyado sa P & J ang nasamdan sa trabaho ug misulay sa pag-file sa usa ka claim sa bayad sa mga trabahante. Bisan pa, ang P & J wala gipalit ang bayad sa mga trabahante. Sa kadaghanan nga mga estado, ang nasamdan nga trabahante mahimong mangita og mga benepisyo ubos sa palisiya sa bayad sa imong trabahante.
Ang mga insurers gikinahanglan sa balaod aron sa paghatag og mga benepisyo sa mga empleyado sa mga wala'y seguro nga mga kontraktor. Sa ingon, ang imong auditor magrepaso sa imong mga dokumento sa buhis ug mangita sa 1099 nga mga porma nga gi-isyu ngadto sa mga subkontraktor. Ipangutana siya kung makakita ka ba og sertipiko sa insurance gikan sa matag subcontractor nga imong gisuholan. Kung adunay bisan kinsa nga subcontractor nga imong gisuhol wala mohatag og ebidensya sa insurance sa kompensasyon sa mga trabahante, ang tigdesisyon mag-charge kanimo og dugang nga premium alang sa insurance coverage sa kontraktor.
Ang rate nga gikuha alang sa usa ka wala'y insyurans nga subkontraktor nagdepende sa matang sa trabaho nga gihimo sa subcontractor. Pananglitan, kon ang subkontraktor magpahigayon og atop nga trabaho, nan ang gikusgon alang sa angay nga pagklasipikar sa atopan pagagamiton. Ang rate ipatuman sa tanan o sa usa ka bahin sa gasto sa subcontracted nga trabaho. Kon ang kuwarta nga imong gibayad ngadto sa subcontractor alang lamang sa trabaho, nan ang tibuok nga kantidad (gibahin sa 100) magamit isip sukaranan sa premium.
Contractor Versus Subcontractor
Kung ang imong negosyo dili kontratista, ikaw ba ang responsable sa mga kadaot nga gipaluyohan sa mga empleyado sa mga independenteng kontraktor nga imong gi-hire? Ang tubag sa kasagaran dili. Ang kontraktor nagpalihok sa usa ka negosyo nga independente sa imo. Busa, ang kontraktor ang responsable sa paghatag sa mga benepisyo sa kompensasyon sa mga trabahante sa ilang mga naangol nga mga empleyado.
Sama pananglit, ibutang nga ikaw adunay usa ka retail store. Nag-abang ka sa usa ka Fabulous Flooring, usa ka contractor sa floor, sa paggisi sa daan nga linoleum nga salog sa imong tindahan ug pulihan kini sa usa ka bag-o. Gihan-ay mo ang resulta nga imong gusto (usa ka bag-ong salog) ug Talagsaon ang trabaho. Usa ka Talagsaong superbisor ang nagdumala sa mga nagtrabaho sa kahoy. Ang superbisor nagtakda og iskedyul sa trabaho ug nagdikta kon giunsa sa mga empleyado sa pagbuhat sa ilang trabaho. Kung ang usa ka Fabulous empleyado ang nasamdan samtang nag-instalar sa imong bag-o nga salog, Talagsaon (dili ang imong kompanya) kinahanglan nga manubag sa trabahante.
Adunay pipila ka mga sitwasyon diin ang usa ka kompaniya mahimong manubag sa kadaot sa mga empleyado sa usa ka independenteng kontraktor. Busa, kinahanglan mo pag-insister nga ang tanan nga suhol sa imong kontratista sa kontratista mohatag og ebidensya nga sila mipalit og insurance sa kompensasyon sa mga trabahante.