W-4, I-9, Application Application, Pag-rehistro sa Estado, ug Dugang
Ang imong una nga responsibilidad alang sa mga papeles ug mga regulasyon alang sa mga bag-ong empleyado moabut dayon human ma-hire. Sa dili pa magsugod ang trabaho sa empleyado ug madawat ang una niyang sweldo , adunay pipila ka mga porma nga gikinahanglan aron mahuman ang empleyado. Kini nga mga porma kinahanglang mahuman sa matag empleyado, sumala sa mga balaod sa federal ug estado.
sa kadaghanan nga mga kaso, dili nimo kinahanglan nga ibalik ang mga porma sa bisan kinsa, apan kinahanglan nimo kining huptan. Kon kini nga mga porma mahuman, kinahanglan nimo kining ibutang sa usa ka piho nga lugar, nga magamit sa mga empleyado ug uban pa nga kinahanglan makakita niini. Ang US Department of Labor (ubos sa Wage and Hour Division) adunay mga piho nga mga kinahanglanon alang sa payroll ug personnel records nga kinahanglan ibutang sa tanan nga empleyado.
Ang mga gobyerno sa Federal, estado, ug lokal makahimo usab sa pag-audit sa imong mga rekord sa empleyado alang sa nagkalainlain nga mga hinungdan, aron ang pagtipig sa mga rekord mahinungdanon.
01 - Porma W-4 alang sa Federal Income Tax nga Pagpugong
Ang tanan nga bag-o nga mga hires kinahanglan nga makumpleto ang Form W-4 sa dili pa makadawat sa ilang unang sweldo. Kini nga porma naglakip sa kasayuran sa kahimtang sa kaminyoon, gidaghanon sa mga dependente, ug gitudlo nga dugang nga mga kantidad nga pagpugong. Gigamit kini sa pagkalkulo sa pagpugong sa federal income taxes. Dili kinahanglan nga maghupot ka kopya sa tanan nga mga porma sa W-4, ang labing bag-o lang.
Ang mga amo kinahanglan dili maghatag tambag sa mga empleyado kung unsaon paghuman niini nga porma, apan mahimo nimo kining idirekta sa usa ka artikulo sa IRS nga makatabang kanila sa paghuman niini nga porma.
Siguroha nga gamiton ang pinakabag-o nga bersyon sa W-4 nga porma. Ang 2017 Tax Cuts ug Jobs Act naghimo sa mahinungdanong mga pagbag-o sa mga withholding nga mga lamesa ug ang mga empleyado mahimong gusto nga mag-usab sa ilang pagpugong aron malikayan ang sobra nga buhis nga gikuha gikan sa ilang mga sweldo. Kinahanglan nimo gamiton ang 2018 nga W-4 nga porma alang sa mga bag-ong hires ug alang sa mga empleyado kinsa gusto nga mag-usab sa ilang porma.
Ang mga empleyado mahimong mag-usab sa ilang W-4 nga porma ingon nga kanunay nga gusto nila. Pananglitan, ang usa ka empleyado mahimong makadawat og bonus ug gusto nga mag-usab sa pagpugong. Kini ang imong responsibilidad ingon nga ang employer sa pagsubay sa pinakabag-o nga kausaban ug sa pagsiguro nga ang mga paycheck sa empleyado nagpakita sa kagustuhan sa empleyado tungod sa pagpugong.
02 - Porma sa I-9 ug E-Verify System alang sa Pag-aprubar sa Pagtrabaho
Ingon sa usa ka amo, kinahanglan mong dokumento ang eligibility sa mga bag-ong empleyado nga magtrabaho sa US Ang dokumento nga kinahanglan mong gamiton mao ang F orm I-9 , Employment Eligibility Verification, nga kinahanglang mahuman sa matag bag-ong suhol. Ang bag-o nga empleyado kinahanglan nga mohatag og dokumentasyon sa (a) pagkatawo ug (b) pagtugot sa trabaho.
Adunay duha ka lakang sa proseso sa I-9. Una, ang empleyado mipuno sa porma ug nag-ingon kung unsa nga identidad ug mga dokumento sa eligibility sa trabaho ang gamiton. Unya, ikaw ingon nga ang agalon kinahanglan nga motan-aw sa mga dokumento ug sigurohon nga kini igo ug angay.
Kinahanglan nimo kining huptan sa rekord sa empleyado, apan dili nimo kinahanglan ipadala kini ngadto sa bisan kinsa. Kon ang usa ka opisyal sa imigrasyon moadto sa imong kompaniya o gusto nga susihon ang imong mga dokumento sa empleyado, ang porma mao ang imong pamatuod nga imong gipamatud-an ang kwalipikasyon sa empleyado.
Ang dagko nga mga amo (uban sa daghang mga empleyado) mahimong magparehistro alang sa E-Verify nga sistema ug gamiton kini aron masusi ang eligibility sa mga bag-ong empleyado nga magtrabaho sa US Ang sistema naggamit sa impormasyon sa Form I-9 nga itandi sa federal nga mga database.
03 - Job Application Form
Ang matag bag-o nga empleyado kinahanglan makompleto ang usa ka porma sa aplikasyon sa trabaho, bisan kung kini nga tawo nagsumite na sa resume alang sa trabaho. Ang porma sa aplikante sa trabaho naglangkob sa kasayuran mahitungod sa bag-ong empleyado nga mapamatud-an, sama sa nangaging mga employer ug edukasyon. Naglakip usab kini sa daghang mga pahayag nga kinahanglan mopirma ang aplikante.
Ang usa ka pahayag sa porma sa aplikasyon nagpamatuod nga ang kasayuran sa aplikasyon tinuod ug husto, samtang ang ubang mga pahayag nagtugot sa employer sa pagpahigayon sa mga tseke nga reference ug mga tseke sa background.
Ang pagbaton og porma sa aplikasyon alang sa matag empleyado nanalipod kanimo isip usa ka amo gikan sa usa ka aplikante nga naghimo sa malimbungon nga mga pag-angkon, ug nagtugot kanimo nga molihok kon ang porma sa aplikasyon dili tukma.
04 - Pagpugong sa Estado ug Pagparehistro
Ang mga amo kinahanglan nga magparehistro sa mga bag-ong empleyado sa ilang bag-ong estado nga abiso sa sistema sa pag-hire kini nga rehistrasyon nagtugot sa estado sa pagkolekta sa pagbayad sa pagbayad sa bata gikan niining mga empleyado. Ang usa ka listahan sa mga sistema sa pag-abiso sa estado gilakip niini nga artikulo.
Ang matag estado nga nangolekta sa mga buhis sa kinitaan adunay mga kinahanglanon alang sa mga amo nga motaho ug mobayad sa mga buhis. Kontaka ang imong departamento sa revenue (o katumbas) sa estado alang sa kasayuran kon unsaon sa pagparehistro isip usa ka amo sa estado. Kini nga ahensya sa estado mohatag usab kanimo og kasayuran mahitungod sa paghupot sa mga porma ug mga kinahanglanon alang sa pagtaho ug pagbayad sa mga kantidad nga gitago.
Alang sa mga estado nga adunay buhis sa kinitaan, kinahanglan nimo nga ibalhin ang mga buhis gikan sa mga paychecks sa empleyado ug ipadala ang mga buhis nga gipugos ngadto sa angay nga ahensya sa estado.
05 - Usa ka Checklist alang sa Pag-hire sa mga New Employees
Ania ang usa ka 12-step checklist sa bag-ong mga proseso sa pag-hire, mao nga dili ka makalimtan. Kini naglakip sa pagkuha sa numero sa Employer ID, (usa ka numero sa pag-ila sa employer sa federal) nga nakarehistro sa IRS alang sa pagbayad sa buhis ug pagbayad, ug pagrehistro sa imong buhis sa estado sa estado (kung gikinahanglan ang buhis sa estado). Ang ubang mga pagrehistro ug mga kinahanglanon gilista usab.
06 - Usa pa ka Butang - Ang Imong Giya sa Kawani
Kung ang imong negosyo adunay daghang mga empleyado, kinahanglan ka adunay handbook sa empleyado o mga polisiya ug pamaagi nga manwal. Ang usa ka handbook mahimo maglakip sa proseso sa paghubad sa mga deskripsyon ug mga benepisyo dugang sa mga palisiya ug mga pamaagi.) Ang tanan nga mga bag-ong empleyado kinahanglan nga makadawat og usa ka kopya niining handbook ug kinahanglan nga mopirma nga sila nakabasa ug nakasabut niini.
Ang handbook sa empleyado nahimong usa ka legal nga dokumento alang kanimo ug sa imong mga empleyado. Ang pagbasa sa mga empleyado sa handbook sa empleyado makatabang nga mapugngan ang mga dili maayo nga mga empleyado, dili matagad nga mga gilauman, ug posible nga mga kaso.