Maayo nga Pagdumala sa Tunghaan alang sa Imong Ubos nga Linya
1. Pag-establisar sa mga kalihokan sa pagdumala sa opisina ug padayona kini.
Ang rutina nga mga buluhaton nagkinahanglan og naandan nga mga pamaagi kon gusto nimo nga magpabilin nga organisado ug magpadayon sa pagdagan sa mga butang.
Paghimo og mga rutina alang sa pagdumala sa mga papeles ug mga sistema sa opisina. Pananglitan, kon posible, ang matag piraso sa papel nga moabut sa imong opisina kinahanglan nga pagdumala kausa, pag-aksyon, ug pagsumite - dili haphazardly nga ibutang sa usa ka lamesa. Sa samang paagi, ang mga digital nga komunikasyon sama sa mga email kinahanglan nga unahon ug lihukon diha-diha dayon kon posible o gibutang alang sa umaabot nga aksyon.
Ang mga sistema sa buhatan, lakip na ang mga desktop, lapto, file server, multifunction printer ug mobile device, magkinahanglan sa administrasyon ug emergency nga pamaagi. Sa diha nga ang sistema sa crashes o sa usa ka computer nga may kalabutan nga piraso sa mga ekipo mapakyas, ang tanan sa imong buhatan kinahanglan nga mahibalo kinsa ang pagtawag ug unsa ang dili buhaton (sama sa pagsulay sa pag-ayo sa problema sa ilang mga kaugalingon). Pagkat-on sa 3 Mga Lakang sa Pagpanalipod sa Imong Kritikal nga Data sa Negosyo.
2. Ipahiluna ang tin-aw nga mga responsibilidad.
Ang maayo nga pagdumala sa opisina nagdepende sa mga tawo nga nahibal-an kinsa ang responsable sa kung unsa - kini ang mga tawo nga adunay tulubagon nga nakahimo sa mga butang nga nahimo.
Pananglitan, unsa ang mahitabo, kung ang pagpalit alang sa imong gamay nga negosyo gihimo ni bisan kinsa sa matag higayon? Makapangita ka ba og papel sa pag-imprinta kung gikinahanglan nimo kini? Ang pagbutang sa usa ka tawo nga nag-andam sa pag-order sa tanan nga mga ekipo ug mga sangkap makasulbad sa suliran ug makapugong sa mga butang. Ipahibalo sa mga empleyado ang gitudlo nga tawo sa bisan unsang mga hangyo alang sa mga suplay, o mag-post sa usa ka sinulat sa kamot nga listahan sa usa ka dapit nga makita diin ang mga tawo makadugang sa ilang gikinahanglan.
Kini sama sa (computer) nga sistema sa pagdumala. Kinahanglan nga adunay usa ka tawo nga responsable alang sa seguridad sa imong mga sistema sa computer ug pagsubay sa mga butang sama sa mga account, mga password, ug software. Ang paggamit sa cloud-based nga mga sistema alang sa mga aplikasyon sa opisina, ang software sa accounting ug pagtipig sa datos usa ka sulundon nga solusyon alang sa mga gagmay nga mga negosyo, apan kinahanglan pa nimo nga adunay usa ka kasaligang tawo nga gitudlo sa paghimo sa mga tahas sa pagdumala sama sa pagdugang / pagtangtang sa mga tiggamit, pagtugyan sa mga permiso, ug uban pa.
3. Paghupot sa mga rekord - ug hupti ang rekord sa imong negosyo nga gi-update.
Ang pagtipig sa mga rekord ingon sa labing sayon nga bahin sa maayo nga pagdumala sa opisina - hangtud nga imong ikonsidera ang panginahanglan sa pagtipig sa mga rekord nga ma-abli ug ma-update. Apan ang unang lagda alang sa usa ka maayong tagdumala sa opisina makatabang kanimo sa pagkuha niini; paghimo sa mga rekord sa pag-update sa usa ka rutina sa buhatan. Kon dunay bag-ong kostumer o kliyente, pananglitan, nagkinahanglan lamang kini og usa ka gutlo sa pagsulod kaniya ngadto sa imong mga contact database. Dayon magkuha lamang kini og usa o duha ka higayon sa pag-update sa rekord human ikaw nakigsulti kaniya sa telepono.
(Hinumdomi usab nga kadaghanan sa mga hurisdiksyon adunay mga Privacy Acts nga nagkontrolar sa pagdumala sa impormasyon sa customer.)
4. Maglakaw sa imong opisina ug maglingkod.
Ang imo ba nga buhatan usa ka panig-ingnan sa pagdumala sa luna o pag-umol sa daotan?
Kung maglakaw ka sa buhatan, kinahanglan ka ba nga magpalibut sa mga babag o magpalayo sa usa ka butang?
Sa diha nga ikaw molingkod sa usa ka lamesa mahimo ka ba nga magtrabaho nga komportable didto? Ang mga butang lohikal nga gihan-ay aron nga ang mga butang nga imong gamiton sa kadaghanan sa lamesa labing duol sa kamot?
Adunay daghan nga mga butang nga gihugpong sa mga opisina karon, gikan sa tig-imprinta nagbarug pinaagi sa mga kabinet sa pag-file . Alang sa maayo nga pagdumala sa opisina, kinahanglang makaseguro ka nga ang tanan nga mga butang sa opisina gihikay alang sa maximum efficiency - ug maximum safety. Ang mga Basics sa Small or Home Office Design naghatag og mga tips alang sa luwas nga pagtagbo sa gahum, suga ug mga bentilasyon nga panginahanglan sa imong opisina .
5. Mag-eskedyul sa lisud nga trabaho.
Sayon ra nga ibalewala ang mga butang nga dili nimo gusto buhaton, ug ang kadaghanan sa mga negosyante wala makatagamtam sa mga buluhaton sama sa pag-file , pagpadala ug pagdawat, o pagbutang sa panalapi - bisan mga tagdumala sa opisina.
Ikasubo, ang usa ka opisina, sama sa usa ka kusina, dili molihok nga maayo kon wala ang mga buluhaton nga gihimo.
Kon ikaw usa ka gamay nga tag-iya sa negosyo kinsa sa posisyon nga dili makahimo sa bisan unsa nga imong gitan-aw ingon nga boring o dili maayo nga buhat ngadto sa laing tawo, pugsa ang imong kaugalingon sa pagkuha niini kanunay pinaagi sa pag-iskedyul sa oras kada semana alang niini. Pananglitan usa ka buntag o hapon, ug gigahin kini sa paghimo sa bugnaw nga mga tawag , pagbalik sa wala'y prayoridad nga mga pangutana sa email, paghimo sa mga pag-post sa social media , pagdakop sa accounting o pag-update sa mga rekord.
6. Delegado ug outsource.
Sa usa ka hingpit nga kalibutan, ang tanan magabuhat lamang kung unsa ang iyang panahon sa pagbuhat ug maayo. Samtang ang kalibutan dili hingpit, sa baylo daghang mga tawo ang nagbuhat sa mga butang nga wala sila'y panahon o talento nga maayo ang pagbuhat.
Ang pagdelegar ug pag-outsource dili lamang makapauswag sa pagdumala sa opisina sa imong gamay nga negosyo apan magpahigawas ka usab sa pag-focus sa imong mga talento, sa ingon pagpalambo sa imong ubos nga linya. Ang usa ka part-time o Virtual assistant mahimong makahimo sa pagdumala sa kadaghanan sa imong opisina o mga buluhaton sa pagdumala. Alang sa dugang sa pagdelegar, tan-awa ang Deside to Delegate .
7. Himoa nga prayoridad ang pagplano sa negosyo.
Daghang gagmay nga mga tag-iya sa negosyo ang naggugol sa ilang mga adlaw sa paglihok ug pagtubag - ug unya nahibulong ngano nga ang ilang mga ligid morag nagtuyok. Ang pagplano sa negosyo usa ka importante nga bahin sa maayo nga pagdumala sa opisina ug kinahanglan nga mahimong kabahin sa imong regular nga pagdumala sa kalihokan sa opisina.
Ang malampuson nga mga tag-iya sa negosyo nagpalabay sa panahon matag semana sa pagplano sa negosyo, ug daghan ang naggamit sa adlaw-adlaw nga mga sesyon sa pagplano sa negosyo ingon nga usa ka himan alang sa tumong sa paglaraw ug paglambo
Kini nga giya sa pagplano sa negosyo usa ka maayong pamaagi alang sa pagpadayon sa mga paningkamot sa pagplano sa negosyo; kini naglatid sa usa ka plano sa pagplano sa negosyo alang sa imong gamay nga negosyo ug naghatag og mga kapanguhaan sa tanan gikan sa pagsulat sa usa ka panan-awon nga pamahayag pinaagi sa mga lagda alang sa paghimo og mga tumong sa negosyo .
Kung adunay mga staff, ilakip sila sa pagplano sa negosyo , sa pormal o dili pormal nga paagi.
Mahigugma Ka sa Kalainan
Ayaw tugoti ang kagubot nga makabalda sa pagbuhat sa negosyo. Sa higayon nga magsugod ka sa pagpadapat niining pito ka mga prinsipyo sa maayo nga pagdumala sa opisina, mahingangha ka sa kalainan sa maayo nga pagdumala sa buhatan sa buhatan - ug unsa pa ka daghan nga negosyo ang imong buhaton.
Tan-awa usab:
Ngano nga ang Computing sa Ulan Maayo alang sa Gagmay nga mga Negosyo
Pagpanudlo sa Imong Pagpili nga Sistema