Dili Sayo nga Sayo
Ang paglangay mao ang imong kaaway. Usa kini sa labing komon nga mga sayop nga pagplano sa panghitabo nga gusto nimo likayan.
Ang pagkapakyas sa pagsugod sa proseso sa pagplano sa sayo nga panahon mahimong hinungdan sa daghang mga problema sa linya. Sa diha nga ang usa ka petsa gipili ug adunay usa ka kinatibuk-ang gilapdon sa imong panghitabo ug sa badyet, pagtrabaho. Ang mga hotel ug uban pa nga mga lugar nagbutang sa daan nga daan nga segurado kini sa dili madugay kutob sa mahimo. Ang pagkapakyas sa pagbuhat sa ingon limitahan ang imong mga pagpili sa lugar ug ikaw, sa walay palad, kinahanglan nga ibilin bisan unsa nga lugar nga anaa. Ang mga mamumulong sa guest ug live nga kalingawan usab nag-una sa mga pag-book daan sa aktwal nga petsa sa panghitabo. Sa higayon nga ang petsa sa imong kalihokan mao ang luwas, himoa ang imong pagsiksik ug kung ikaw modesisyon sa imong tigpangita nga pagpili, pagkuha og usa ka kontrata nga gipirmahan dayon.
Pag-organisar sa imong kaugalingon sa usa ka checklist sa pagplano sa panghitabo mao ang lain nga buluhaton nga kinahanglan nga atubangon dayon. Pinaagi sa paglaraw sa tanan nga mga lakang sa proseso sa pagplano sa panghitabo, pagtino kon kanus-a sila kinahanglang mahuman, ug pagpalambo sa usa ka timetable alang sa matag usa, ikaw adunay usa ka mapuslanon nga giya sa pagsugod ug pagpabilin kanimo sa dalan.
Ang pagsugod nga ulahi mao ang usa sa labing komon nga mga sayop nga pagplano sa panghitabo.
Dili Pagsusi sa Nagkabangga nga mga Hitabo
Gihimo mo ba ang pag-iskedyul sa imong kalihokan aron makat-unan - sa diha nga ang proseso sa pagplano nagsugod na ug ang petsa sa panghitabo gipakita - nga aduna pay lain nga kompetisyon sa mao nga adlaw? Usa lamang ka kalihokan ang magdrowing sa mga tawo aron dili ka makahimo sa imong mga kahigayonan ug pagtabok sa imong mga tudlo nga kadtong mga gipangimbita mopili sa imong kalihokan.
Likay sa tanan nga sitwasyon.
Himoa ang imong tungod sa kakugi ug susiha ang bisan unsa nga panagbangi sa dili pa kini ulahi. Tan-awa ang mga iskedyul sa mga panagtigum sa industriya (dako ug gamay), duol sa mga pista opisyal, mga nag-unang mga sporting event ug mga lokal nga panagtigum nga makadaut sa mga nagmaneho sa maong kalihokan. Sa higayon nga nakahukom ka sa usa ka petsa alang sa imong kalihokan, kuhaa ang pulong sa imong mga bisita. Ang mga "Save the Date" nga mga abiso ug mga "Upcoming Events" nga mga lista naghatag sa mga interesado sa oportunidad sa pagmarka sa imong event sa ilang mga kalendaryo.
Dili Pagpamatuod sa mga Vendor
Ang gipirmahan nga kontrata sa vendor usa ka kasabutan sa legal nga pagbag-o ug naghatag kanimo og usa ka butang sa pagsulat aron paghupot sa vendor nga responsable sa mga serbisyo nga ilang ihatag. Hinoon, wala kini alang kanimo sa panahon sa panghitabo sa dihang ikaw nakaamgo nga ang vendor usa ka no-show. Kana nga kontrata sa kamot nga dili mag-alagad sa pagkaon sa imong gigutom nga mga bisita o paghatod sa mga lamesa ug mga lingkuranan ngadto sa walay sulod nga ballroom. Pagsiguro sa matag usa sa matag vendor dili kausa, apan kaduha. Oo, kaduha . I-kompirma ang resibo sa imong gipirmahan nga kontrata sa panahon nga magkauyon ka sa mga termino. Pakumpirma pag-usab sa wala pa ang panghitabo mismo. Dili kini ang panag-istoryahanay nimo mahitungod sa mga detalye sa paghatud sa pagkaon o dekorasyon; kini usa ka follow-up nga piho aron masiguro nga ang imong kalihokan anaa pa sa ilang kalendaryo.
Ang mga tigbaligya sa mga okasyon magbasa og daghang mga panghitabo ug kini sayon kaayo alang sa imong mga papeles aron mawala sa shuffle o sayupon sa laing tawo sa kompaniya. Busa siguraduhai nga dili mahitabo pinaagi sa pagtuyok balik kanila aron pagsusi ug pagkumpirma nga ang imong kalihokan ug ang mga detalye mahitungod sa petsa, panahon ug mga serbisyo nga igahatag mao ang tinuod sa ilang eskedyul. Ug hupti nga ang kontrata sa vendor daling mabatonan.
Wala'y "Plan B"
Ang pagbaton sa usa ka contingency plan usa ka kinahanglan alang sa bisan unsa nga panghitabo apan ilabi na alang sa mga panghitabo nga gikatakda nga ipahigayon sa gawas. Ang mga kondisyon sa panahon dili matag-an ug kung ang usa ka bagyo, kusog nga hangin advisory o freak nga ulan nga yelo naghulga sa pagkanselar sa imong kalihokan, adunay usa ka backup nga plano. Ang mga petsa sa ulan, alternatibong mga lugar sa panghitabo, ug mga nausab nga iskedyul sa kalihokan ang tanan nga mga kapilian kon ang imong kalihokan sa gawas sa balay - o bahin niini - kinahanglang ibalhin sa sulod sa balay.
Gawas pa sa pag-andam alang sa mga pagduhaduha sa panahon, ang uban pang mga dili kasagaran nga mga kahimtang mahimo usab nga sulbaron sa una. Ang mga outage sa kuryente mahimong makunhuran pinaagi sa paghimo og generator sa site. Ang overflow parking mahimong mabalhin sa laing lugar, nga giandam na daan. Ang mga may isyu sa availability sa hotel room mahimong masulbad pinaagi sa paghupot sa pipila ka mga ekstra nga mga lawak nga gitagana sulod sa imong hotel block . Hunahunaa ang mga detalye sa imong panghitabo ug hunahunaa kadtong mga dapit nga mas daling mawala sa mga isyu nga motumaw. Pinaagi sa pagplano sa unahan ug pagpalambo sa alternatibong mga sitwasyon, mahimo nimong malikayan ang usa sa labing mahal nga mga pagplano sa panghitabo sa panghitabo.
Wala'y Gikuha nga Igo nga Tabang
Sa pag-abot sa empleyado sa paghatag trabaho, daghan ang mas maayo. Kini mogasto nimo og dugang nga kwarta apan kini makaluwas sa imong panghitabo. Hunahunaa kini: usa ka tabang sa mga sakyanan nga naghulat nga mosulod sa usa ka parkinganan samtang ang mga attendant sa parkinganan naningkamot nga magpadayon. Ang usa ka linya sa mga nahigawad nga mga bisita nga naghulat sa pag-order sa usa ka ilimnon ingon nga usa ka server nga pakigbisog aron makasagubang sa panginahanglan. Ang mga trabahante sa pagrehistro sa panghitabo nga nabug-atan sa daghan nga mga bisita nga bag-o lang miabut, gibiyaan ang gikapoy nga mga magpapanaw nga naghulat nga dugay kaayo aron makasulod. Nakuha nimo ang ideya. Adunay dugang nga mga kawani nga nag-abut aron pagtabang panahon sa mga panahon nga masulub-on, paghatag og dugang nga pag-alagad sa mga lugar nga nanginahanglan, pagsulbad sa mga problema nga moabut, o pag-abiabi sa presensya sa mga bisita nga adunay mga pangutana nga makapataas sa imong kalihokan gikan sa usa ka maayo nga panghitabo ngadto sa usa ka talagsaon nga panghitabo.
Sa diha nga nag- hire ka kawani sa panghitabo , pangitaa ang mga kawani nga may kasinatian nga nagtrabaho sa klase sa panghitabo nga imong giplano. Pag-hire lamang sa mga propesyonal, highly recommended staffers. Tudloi sila kon unsa ang imong hitabo, ang mga bisita nga motambong, ang imong mga gilauman, ug kinsa ang ilang punto sa pagkontak kon sila adunay usa ka pangutana o problema. Ang kawani sa panghitabo - bisan kini gihatag sa usa ka vendor sa gawas - nagrepresenta kanimo ug sa imong business planning business. Ang usa ka negatibo nga engkwentro sa mga kawani sa kalihokan magpuyo diha sa panumduman sa bisita ug sa kliyente ug mahimong maasoy bisan sa labing maayo nga giplano nga mga panghitabo.