Ang pagplano sa pagkaayo sa katalagman mao ang proseso sa pagmugna og usa ka dokumento nga nagpakita kon unsaon pag-ayo ang imong negosyo gikan sa usa ka makatalagam nga hitabo. Ang tanan nga mga negosyo nagkinahanglan sa usa ka plano sa pag-ayo sa kalamidad, apan diyutay nga mga negosyante naggahin sa panahon sa pagsulat sa usa ka detalyado ug tibuok nga plano.
Adunay daghang nagkalainlain nga mga matang ug matang sa mga panghitabo sa katalagman. Mag-focus kami sa pagmugna og plano sa pag-ayo sa kalamidad nga imong magamit kung mawad-an ka sa imong opisina, apan dili ang katakus sa produksyon sa imong negosyo. Pananglitan, usa ka sunog ang makaguba sa mga opisina apan dili sa pabrika.
01 - Listahan sa Mga Trabaho
Ang unang lakang sa pagmugna og plano sa pag-ayo sa kalamidad mao ang paghimo sa usa ka lista sa tanan nga trabaho sa buhatan nga kinahanglan ibalhin ngadto sa usa ka laing dapit aron ang negosyo magpadayon sa pagdagan. Markahi ang matag trabaho sa usa ka bituon (o asterisk) nga imong hunahunaon nga kritikal kon ikaw anaa sa usa ka paagi sa pagkaayo sa kalamidad. Sa laing pagkasulti, unsang mga trabaho ang gikinahanglan nimo ug gigamit sa labing madali nga panahon. Pananglitan, ang mga customer nga representante sa pag-alagad ug ang mga kawani sa accounting kinahanglan nga mamarkahan nga kritikal, samtang ang mga tawo sa telemarketing nga naghimo sa outbound sales calls kinahanglan dili.
02 - Kinahanglan nga Kagamitan sa Imbentaryo sa Imbentaryo
Alang sa matag empleyado, ilista lamang ang mga gikinahanglan nga kasangkapan sa opisina ug mga kasangkapan nga kinahanglan nilang buhaton ang ilang mga trabaho. Hinumdomi, kon adunay kalamidad, luna, panahon ug salapi nga magamit. Pag-concentrate sa tinuod nga gikinahanglan nga mga butang ug dili tanan nga mga butang nga karon nagamit. Ang listahan sa pag-ayo sa kalamidad mahimong maglakip sa mosunod:
Desk ug lingkuranan
Computer
Computer Software
Telepono
Calculator
Cash register
03 - Catalogue of Supporting Equipment
Sunod, tan-awa ang importante nga kagamitan sa opisina nga gigamit sa likod sa mga eksena. Ang telepono sa lamesa sa mga representante sa pag-alagad kinahanglan nga magkonektar sa usa ka butang. Ang mga kompyuter sa buhatan kinahanglan nga magkonektar sa usa ka matang sa server o aplikasyon nga nagtugot sa mga order nga makuha, mga gipadala nga mga materyales, mga serbisyo nga gihimo, mga invoices nga gipadala ug payroll nahimamat. Maglakaw palibot sa imong opisina ug imong makita ang mga butang nga nagkahiusa sa imong negosyo.
Ang lista sa imong recovery item mahimong maglakip sa mosunod nga mga butang:
Mga Server
Server Software
Mga pag-backup sa data
Sistema sa telepono sa negosyo
Luwas sa opisina
Adlaw-adlaw magsugod ang kwarta nga cash drawer
04 - Alternatibong Kapangulohan sa Opisina
Karon nga adunay listahan sa mga tawo, muwebles ug ekipo, kinahanglan nimo ang pisikal nga dapit nga ibutang kini. Wala kini magpasabut nga kinahanglan ka mag-abang sa opisina sa opisina ug himoa kini nga walay sulod. Ang buot ipasabot mao nga kinahanglan nimo nga gisusi ang mga alternatibong lugar aron ibalhin ang imong opisina kung adunay kalamidad.
Kini mahimong maglakip sa bisan unsa o sa tanan nga mosunod:
Ang lokal nga ahente sa real estate nga adunay usa ka listahan sa bakanteng luna sa opisina nga anaa
Ang kasabutan sa usa ka kasikbit nga negosyo nga magpaambit sa katukuran sa opisina kon adunay mahitabong kalamidad
Pagbalhin sa sulod sa imong kompaniya (ie ngadto sa walay sulod nga bahin sa bodega)
Himoa ang mga empleyado nga mag-telecommute aron magtrabaho hangtud mapahiuli ang buhatan
05 - Seguro ug Badyet
Insurance ug Budget. Si Peter Dazeley Budget
Human makadesisyon kung asa ibutang ang mga tawo, gikinahanglan nga sugdan nimo ang pagpalit sa mga butang nga kinahanglan nilang buhaton ang ilang mga trabaho. Gikan sa lista sa "Kinahanglan nga Kagamitan sa Opisina" nga imong gimugna kaniadto, pagsugod pagtantiya kung unsa ka dako ang gasto sa pagpalit o pag-arkila. Ang panahon nga gigahin sa atubangan niini nga tahas ang magpaupaw sa mga adlaw sa proseso sa pagkaayo tungod kay makahatag ka og lista sa imong ahente sa seguro nga tukma kung unsa ang imong gikinahanglan. Mahimo nimo ang tseke dayon ug unya mahimo ka magsugod sa pagpalit dayon sa muwebles ug kagamitan.
06 - Ipakigbahin Kini ug Tipigi Kini sa Offsite
Ang labing maayo nga plano sa pag-ayo sa kalamidad dili makahatag kanimo og kaayohan kon kini masunog sa kalayo o walay makit-an niini. Ang pinakamaayo nga istratehiya mao ang pagpakigbahin niini sa dili mokubos sa usa ka tawo sa imong negosyo ug pagsiguro nga labing menos usa ka kopya ang gitipigan sa offsite. Human makasiguro nga ang tanan nimong mga empleyado luwas ug maayo, kini kinahanglan mao ang unang butang nga imong makab-ot human sa usa ka kalamidad nga moigo sa imong negosyo. Ang mga panagsumpaki nabutang batok kanimo ug ang panahon wala sa imong kiliran. Ang usa ka plano sa pag-ayo sa kalamidad mahimong maghimo sa kalainan tali sa pagkalugi ug pagkaluwas sa imong negosyo.