10 Mga Sugyot sa Pagsulat ug Mas Maayo nga Donor Salamat sa mga Sulat

by Joanne Fritz

Dili ka makasulti og salamat kaayo o sa kasagaran

Ang pagsulti salamat sa usa ka donor nagtapos sa usa ka transaksyon apan nagtukod og usa ka taytay sa umaabot nga suporta ug mas lalom nga engagement. Himoa kini og maayo, ug ikaw padulong sa umaabot nga pagtinguha sa paggasto sa salapi.

Ania ang napulo ka mga tip sa paghimo sa sulat nga salamat sa imong husto.

01 - Kuhaa kini sa paspas nga sulat

Ang kap-atan ug walo ka oras usa ka sulundon nga kausaban alang sa sulat sa pasalamat. Kon imposible kana, tinguha nga dili molapas sa usa ka semana. Gusto nimo nga hinumdoman sa donor nga siya naghatag sa donasyon mao nga ang imong pasalamat nagpalig-on sa iyang lihok ug nagantihan kaniya tungod sa paghatag.

Ang pagdali dayon sa sulat maghimo sa ngalan sa imong gugmang putli diha sa hunahuna sa nagdonar, pasaliga siya nga ikaw nakadawat sa donasyon, ug nagpakita kaniya sa imong kahusayan ug pagkamahunahunaon.

Bisan ang mga donor sa online kinahanglan makadawat sa usa ka sulat nga salamat sa koreyo, apan mahal kana, ug daghang mga dili ganansya ang nagbalhin sa internet kutob sa mahimo. Niana nga kaso, siguroha nga ang imong donor sa online wala lang nakadawat og email nga resibo. Paggahin ug panahon sa pag-personalize sa usa ka email nga salamat ug himoa kini nga usa ka butang nga halandumon

Pagsulat sa labing maayo nga mga binuhatan alang sa mga email nga salamat sa mga sulat . Sa hingpit nga mga kahon sa email, ang imong sulat sa pasalamat mahimong dili mamatikdan, busa hatagig pagtagad ang linya sa hilisgutan ug siguroha nga ang "gikan" nga linya tin-aw nga nagpaila sa imong organisasyon.

Adunay daghan nga mga babag sa pagpasalamat sa usa ka donor pinaagi sa email nga mahimo nimong makalimtan. Kinahanglan nga magpabilin kini sa folder sa SPAM , kuhaa ang pagtagad sa donor, ug idani siya sa pag-abli sa mensahe. Ayaw itugot nga ang kasayon ug medyo ubos nga kantidad sa email magpabuta kanimo sa mga kakulangan niini.

02 - Himoa kini nga personal

I-personalize ang imong sulat sa pasalamat sa ngalan sa donor (double check ang spelling ug dili tawagan ang Ms a Mr), ug pagsulat direkta ngadto sa indibidwal. Ang mga ngalan sa una gamhanan.

Ang nagtrabaho alang sa usa ka sulat sa pagkolekta sa salapi nagtrabaho usab alang sa usa ka sulat sa pasalamat. Pananglitan, gamit ang personal nga mga pronoun , sama sa "ikaw," "kami," ug "I."

Ilakip ang kasayuran mahitungod sa nagdonar, sama sa kadugay nga usa ka donor, o nga nalingaw ka nga makita sila sa katapusan nga panghitabo. Tingali ang nagdonar nakadawat og award o nakakuha og promosyon. Ayaw pagdugang sa usa ka butang mahitungod niini sa imong sulat.

Ang usa ka maayo nga sistema sa mga rekord sa donor mao ang imong labing suod nga higala sa pag-ingon niini nga lebel sa personalization. Kadaghanan sa mga sistema, bisan ang mga barato, adunay abilidad sa pagdakop sa kasamtangang kasayuran mahitungod sa imong mga nagdonar.

Kanus-a sila nanghatag? Sila ba nagboluntaryo? Kanus-a ang katapusang higayon nga ang nagdonar adunay kontak sa imong organisasyon ug unsa ang kinaiya sa maong interaksiyon?

Kon kini usa ka unang higayon nga nagdonar, pagpadala og usa ka welcome package, ug dapita ang nagdonar sa pag-subscribe sa mga newsletter ug pahibalo.

Kung magpasalamat sa dugay nga nagdonar, hunahunaa ang usa ka sinulatan nga nota inay usa ka pormal nga sulat, o laing pamaagi sa paghimo sa pagpasalamat .

03 - I-coordinate kini sa mga tema sa kampanya

I-koordinar ang salamat sa apela o kampanya nga nagdala sa donasyon.

Paghimo og usa ka template alang sa usa ka sulat sa pasalamat sa diha nga imong isulat ang imong mga materyales sa pagkolekta sa salapi. Hunahunaa kini isip kabahin sa imong pakete sa kampanya. Kung ang donasyon mao ang tubag sa ubang mga stimulus ... tingali usa ka panghitabo nga imong gipahigayon ... isaysay ang sulat sa maong panghitabo.

Ang pag-abut sa bug-os nga lihok balik sa pagdangup nagpalambo sa pagkatap sa ngalan sa imong organisasyon sa hunahuna sa nagdonar. Makapalig-on usab kini sa nagdonar.

Kung ang donasyon mao ang tubag sa usa ka partikular nga apelar sa email, ipalambo ang usa ka landing page sa post-donation sa imong website alang sa mga donors.

Generic is out. Ang katin-awan sa nakita sa donor nga nagpugos kaniya sa paghatag kinahanglanon. Pananglitan, kon ang usa ka donor moamot sa pagtabang sa mga biktima sa usa ka linog, siguroha nga ang imong pasalamat nagpasabut sa maong sitwasyon.

04 - Paggamit og mga sugilanon aron masumpay ang mga donor ngadto sa mga resulta

Tabangi ang mga donor nga mahanduraw kon giunsa paggasto ang ilang salapi Ang pinakamaayo nga paagi sa paghimo niana mao ang pagsaysay sa usa ka sugilanon bahin sa usa ka tawo nga gitabang sa donasyon. Ang istorya kinahanglan dili magdugay. Pipila ka mga pahayag ug paggamit sa ngalan sa usa ka tawo mahimong igo aron mapukaw ang empatiya sa nagdonar.

Himoa ang imong donor nga bayani sa mga istorya. Gihimo niya kana nga istorya nga posible. Paghimo og imbentaryo sa mga sugilanon mahitungod sa maayong mga butang nga matuman sa imong gugma. unya ibutang ang mga bloke nga kopya gamit ang mga sugilanon ug ihulog kini sa imong mga sulat sa pasalamat nga angay.

Ang pagbag-o sa mga sugilanon kanunay makahatag sa imong mga sulat nga lab-as ug mas sayon ang pagpadala sa daghang mga sulat nga dili kinahanglan nga bag-ohon ang matag usa kanila.

Bisan kon ikaw nagsilbi sa mga tawo nga anaa sa mga sensitibo nga mga sitwasyon ug kinahanglan nimo nga panalipdan ang ilang mga identidad, adunay mga paagi sa pagsulti sa ilang mga istorya nga dili ikompromiso ang ilang privacy.

05 - Pag-sign usa ka tinuod nga tawo sa imong mga sulat

Likayi ang digital nga pirma gawas kon magpadala ka og liboan ka mga sulat matag higayon. Bisan pa, nag-reserba nga mga sulat nga moadto sa mga donor nga naghatag og mahinungdanong mga donasyon alang sa imong executive director, sa presidente sa board, o usa ka volunteer fundraising chairperson aron mopirma. Gamita ang tinuod nga unang stamp nga mga selyo alang niining mga sulat.

06 - Pagdugang usa ka personal, sinulat nga kamot nga sulat

Kon angay, pangayo sa Executive Director o Board President sa pagdugang sa usa ka personal nga nota sa sulat. Ang mga dugay nang donor nga nahibal-an sa imong mga ED o mga board member nakakaplag niini nga labi ka makalipay.

Ang paghisgot sa usa ka bag-o nga panghitabo nga gitambungan sa nagdon magpahinumdom sa nagdonar nga usa ka maanindot nga kasinatian ug makadugang sa pagkatinuod sa nota. Ikonsiderar nga adunay usa ka party-writing nga mga salida uban sa mga boluntaryo kinsa makahimo pagsulat sa mga nota sa mga sulat o maglakip sa mga nota sa post-it uban sa sinulatan nga mga mensahe.

07 - Ilakip ang usa ka sobre sa tubag

Dili ko mosugyot nga mangayo og laing donasyon sa usa ka sulat sa pasalamat. Matinud-anon, nga nakapahimo sa mga tawo labaw sa imong gihunahuna. Bisan pa, ang paglakip sa usa ka tubag nga sobre mahimo magpahinumdom sa nagdonar nga ang mga donasyon sa umaabot abiabihon.

Daghang mga donor ang nagbutang niini nga mga sobre ug gamiton kini alang sa usa ka gasa sa ulahi ... o bisan dayon. Si Andrew Olsen nga Fundraising Fundamentals madasigon nga naglakip sa mga sobre sa pagtubag sa mga sulat sa pasalamat. Nakaplagan niya ang mga charity nga naggamit niini nga taktika alang sa bag-ong mga donor adunay "2nd gift conversion rates nga bisan asa gikan sa 8% -12% nga mas taas kay sa mga organisasyon nga wala maglakip kanila."

08 - Gamiton ang sulat isip resibo sa buhis

Ang imong donor salamat mahimo usab nga usa ka resibo. Kinahanglan nga imong ihatag ang usa ka resibo kada tuig alang sa mga katuyoan sa buhis kon ang usa ka donor mihatag og $ 250 o sobra pa , ug mahimo nimong ilakip ang pagbutyag niini nga sulat.

Salamat sa mga sulat karon nga kasagaran naglakip sa husto nga pagpadayag sa matag higayon nga ang usa ka donor mohatag, bisan online, pinaagi sa tseke o pinaagi sa binulan nga paghatag .

Maayo nga praktis ingon man paghatag og usa ka sumaryo sa paghatag alang sa tuig sa pagsugod sa sunod nga tuig, sa panahon nga ang mga donor kasagaran nag-andam sa ilang tax returns . Hinumdomi nga ang usa ka resibo dili usa ka salamat kanimo . Ang resibo kinahanglan usa ka gamay nga bahin sa sulat.

09 - Dapita ang dugang nga pagkalambigit

Kini kanunay nga maayo nga maglakip sa usa ka pagdapit nga mobisita sa imong kabubut-on ug makita ang imong trabaho nga una.

Sa karon nga kalibutan diin ikaw mahimo nga mangayo og mga donasyon gikan sa mga tawo sa tibuok kalibutan, ang engagement makab-ot pinaagi sa social media . Awhaga ang imong donor nga sundon ang imong organisasyon sa Facebook ug Twitter o bisan unsang social network nga imong apilan.

Tungod kay walay mga hyperlink sa usa ka sulat nga gipadala, ihatag ang address sa imong website ug dayon siguroa nga ang mga button sa social media sayon nga pangitaon.

Ilakip ang usa ka tin-aw nga pagdapit sa pagbisita sa website ug pag-klik sa mga buton ug sa pag-sign up alang sa imong newsletter sa email o sa ubang mga komunikasyon. Ang mga social media icon mao ang pipila sa labing importante nga mga elemento sa website sa imong gugma nga putli.

10 - Pagdugang og mga sinulat ug paghatag impormasyon sa kontak

Kitang tanan mga skimmers. Mao kana ang hinungdan nga ang kadaghanan kanato nagbasa sa ibabaw nga bahin sa usa ka sulat ug dayon paglaktaw ngadto sa PS Unya kita mahimo nga mobalik ug mobasa sa nahibilin sa sulat. Ang direktang mail marketer nahibal-an ang tanan mahitungod sa PS ug kanunay nga naglakip niini. Usahay sila adunay labaw pa sa usa.

Alang sa PS sa usa ka sulat nga salamat kanimo, mahimo nimong balikon ang istorya nga imong gihatag ("si Michael ug si Jane luwas ug malipayon tungod kanimo") o ibutang ang importante nga kasayuran sa pagkontak didto.

Ang mga donor kinahanglan nga adunay ngalan, numero sa telepono ug email nga adres sa usa ka tawo sa organisasyon nga sila makakontak sa mga pangutana. Ang pag-alagad sa kostumer sama ka importante alang sa mga dili ganansya sama sa mga negosyo, busa sayon alang sa usa ka nagdonar sa pagpangita sa tinuod nga tawo kon sila adunay isyu.