Ang Business Etiquette of Voicemail Greetings
Kon ang automated attendant magbalhin sa usa ka tawag sa extension, ang sunod nga anaa nga extension makadawat sa tawag. Kung ang tanang mga extension sa Accounting Department puliki o dili mahimo, dayon ang tawag ibalhin sa kahon sa voicemail sa departamento.
Voicemail Greeting Options
Depende sa sistema sa telepono nga anaa sa imong kompaniya, mahimong adunay lainlaing mga kapilian alang sa matang sa mga pagbati sa voicemail nga gitugutan nimo nga maghimo. Kini naglakip sa:
- Gipangalan nga Pangkabilugan nga Voicemail
Ang kinatibuk-ang voicemail nga pagtimbaya gigamit isip default voicemail nga pag-abi-abi kon walay laing tip sa pagtimbaya ang gipahimutang. - Internal nga Voicemail Greeting
Gigamit kini sa pagtimbaya sa mga tawo nga nagtawag sa imong departamento gikan sa sulod sa imong kompaniya (ie gikan sa laing extension). Sa kinatibuk-an, kini alang lamang sa dako kaayo nga mga kompaniya. - Gawas nga Voicemail Greeting
Kini nga pagtimbaya pagadula alang sa mga tawo nga motawag gikan sa gawas sa imong kompaniya. Ang awtomatik nga tig-alagad sa imong telepono mahimo nga magdala og usa ka kinatibuk-ang kompaniya sa pagtimbaya nga ang tanan nga mga external nga tigpatawag makadungog. Kung ang ngalan sa imong kompaniya gihisgutan sa maong pagtimbaya, dili na nimo kinahanglan isulti kini pag-usab sa imong pagtimbaya sa departamento.
- Gidala nga Voicemail Temporary o "Out of Office"
Ang temporaryo o wala sa pag-abi-abi sa voicemail sa opisina gipahimutang sa dihang ang tibuok departamento dili magamit alang sa usa ka partikular nga yugto sa panahon. Pananglitan, ang departamento gimugna lamang sa tunga-tunga sa alas 8:00 sa buntag ug sa alas 5:00 sa hapon o adunay mandatory nga miting sa departamento nga magwagtang sa tanang tawo sa pagtubag sa telepono. Kadaghanan sa mga sistema sa voicemail magatugot kanimo sa pagtakda sa usa ka petsa ug oras sa pag-expire nga dili ka kinahanglan nga hinumdoman aron mapalayo kini sa diha nga ang imong departamento mobalik sa normal nga operasyon.
- Diha sa Telepono (Busy) Voicemail Greeting
Kini nga pagtimbaya gigamit sa pagpahibalo sa mga nanawagan nga ang departamento mabatonan apan walay tawo nga makadawat sa ilang tawag diha-diha dayon tungod kay ang tanan nga mga extension sa department pool nga puliki sa uban nga mga callers.
Mga Sangkap sa Maayong Department sa Voicemail Greeting
- Ngalan sa Departamento
- Ang pahayag nga dili nimo madawat ang ilang tawag karon dayon
- Pagdapit sa pagbiya sa usa ka mensahe
- Kon sila makapaabut sa usa ka pagbalik nga tawag
- Dugang mga opsyon nga anaa (eg "Pindutin ang pound key aron makabalik sa ...")
- Website address kon kini makahatag og makahuluganon nga kasayuran
- Dili na molapas sa 20 - 25 segundos (rule-of-thumb)
- Ayaw pagsugod sa "Ang imong tawag importante kaayo kanamo ..." pagtimbaya. Kini nga hugpong sa mga pulong kanunay nga gigamit ug sa kasagaran usa ka "pagpalong" ngadto sa mga nanawag.
- Likayi ang paghatag sa daghan kaayo nga kasayuran ug paghimo sa sobra ka dugay nga pagtimbaya.
Sampol sa Good Department Voicemail Greetings
- Nakaabot ka sa Accounting Department. Ang tanan natong mga representante busy sa pag-alagad sa uban nga mga tigpatawag. Imbis nga usikan ang imong bililhong oras, gusto namong ibalik ang imong tawag sulod sa duha ka oras sa negosyo. Kung gusto nimo nga mobalik sa naunang menu, pindota ang bitoon karon. Kay kon dili, ibilin kanamo ang usa ka detalyado nga mensahe uban sa imong ngalan ug numero. Human nimo isulat ang imong mensahe, mahimo nimo nga ipa-press ang pound key para sa dugang mga kapilian. Salamat sa pagtawag.
- Nakaabot ka sa Sales Department sa Operations Tech, Inc. Ang tanan sa among mga representante sa pagbaligya busy sa pag-alagad sa ubang mga kustomer apan gusto namong ibalik ang imong tawag sa labing madali. Alang sa kasayuran sa pagpresyo o pagsusi sa status sa imong order, palihug bisitaha kami sa web. Kay kon dili, palihug biyai kami sa usa ka mensahe sa imong ngalan ug numero human sa tono. Kung gusto nimo nga mobalik sa naunang menu, i-press ang star key karon.
- Nakaabot ka sa Accounting Department sa Operations Tech, Inc. Ang departamento karon gisirado na. Ang atong normal nga mga oras sa operasyon gikan sa alas 8:00 sa buntag hangtod sa alas 5:00 sa hapon Lunes hangtod sa Biyernes. Gisirado kami sa Sabado ug Domingo. Mahimo nimo nga pug-on ang star key sa bisan unsang oras aron mobalik sa naunang menu. Kung dili, palihug ibilin namo ang usa ka mensahe nga imong ngalan ug numero ug ibalik namo ang imong tawag kung ang buhatan moabli pag-usab. Mahimo ka magbitay pagkahuman sa pagbiya sa imong mensahe o pagpilit sa pound key alang sa dugang mga kapilian. Salamat sa pagtawag.
Gipangayo ang Maayo nga Voicemail
- Nakaabot ka sa Sales Department. Pabilin kami sa usa ka mensahe.
- Hello. Nakaabot ka sa Accounting Department sa XYZ.com. Ang tanan nga mga accountant sa kasamtangan nagtambong sa usa ka mandatory nga miting sa departamento ug wala'y magamit sa pagdawat sa imong tawag. Ang imong tawag mahinungdanon kaayo alang kanamo ug gusto namong ibalik ang imong tawag sa pagbalik namo. Hinoon, kini ang katapusan sa tuig ug ang among call backlog taas kaayo. Kon ikaw nagtawag mahitungod sa pagbayad sa usa ka overdue nga account, palihug siguroha ang pagsulti kanamo sa imong mensahe aron kami makatawag kanimo balik dayon. Kay kon dili, palihug hulata ang tono ug ibilin kanamo ang detalyadong kompidensyal nga mensahe.
- Ang departamento gisirado. Palihug pagbilin og mensahe pagkahuman sa tono.