Ang paagi sa imong pag-abi-abi sa usa ka customer sa telepono importante alang sa imong negosyo
Ang modernong sistema sa telepono makahimo sa mga butang nga sayon alang sa mga negosyo nga adunay taas nga gidaghanon sa mga tawag, apan ang sama nga mga sistema sa kasagaran makapahigawad alang sa mga tigpangaliyupo nga gusto lang makigsulti sa usa ka tawo.
Kon ang mga kostumer sa katapusan makaabot sa usa ka membro sa imong staff, importante kaayo nga ang tawo nga mitubag sa telepono motagad sa mga nanawagan uban sa hingpit nga pagtahud. Sa yano nga paagi: tagda ang imong mga callers sa usa ka paagi nga gusto nimo nga pagtratar sa business call.
Sa ubos mao ang pipila ka mga importanteng punto nga sundon sa diha nga ang pagdumala sa propesyonal nga mga interaksiyon sa telepono nga makatabang kanimo ug sa imong mga empleyado sa paghimo sa kultura sa negosyo sa telepono sa imong kompanya.
01 - Pagbalhin sa mga Tawag
02 - Pagpahiluna sa usa ka Caller
Sa diha nga ang usa ka caller gibutang sa paghupot, ang usa ka minuto daw sama sa walay katapusan, dili igsapayan kon unsa ka maanindot ang musika sa paghupot sa imong kompaniya. Paningkamut nga maghulat alang sa usa ka paghunong sa pag-istoryahanay sa dili pa isulti ang mga manawag nga imong gipugngan-nga mao, likayi ang pagsamok sa mga nanawag kon mahimo. Siguruha nga masabtan nila kung nganong imo kining gihuptan, ug magmatinud-anon kon unsa ka dugay kini mahitabo. Pangayo og pasaylo sa kalisud, ug kung dili sila makahawid, labing maayo nga tawagon ka nila imbis mangayo sila sa pagtawag kanimo balik. Ug paningkamot nga mabati sa imong tigpatawag; Walay usa nga ganahan nga pugngan, busa ingon ka matinahuron sama sa gitugot sa sitwasyon.
03 - Pagtapos sa Tawag
Adunay daghang mga rason nga kinahanglan nimo nga tapuson ang usa ka tawag sa telepono sa wala pa ang tigpangita andam. Kung ang usa ka caller abusado o naggamit sa bastos o mahulgaon nga pinulongan, dili kinahanglan nga imong tugutan ang ingon nga kinaiya. Sultihi sila nga imong natapos ang panawag tungod sa ilang opensibong pinulongan, apan ayaw paghimo'g insulto o balik-balik. Siguroha nga i-report ang maong mga tawag sa imong superbisor.
Kon kinahanglan nimo nga tapuson ang usa ka tawag tungod kay ang usa ka tigpatawag usa ka hataas nga panahon (nga kasagaran ang kaso), paghulat sa paghunong ug pagsulay sa pagtapos sa mga butang nga matinahuron. Makasulti ka sama sa, "Nindot kaayo ang pagpakigsultian nimo, apan kinahanglan kong magkuha og laing tawag karon." Pangutana kon ang tigpatawag adunay lain pang mga pangutana sa dili pa tugutan ang tawo nga moadto, apan klaro nga imong gitapos ang tawag.
04 - Paghimo sa Indibidwal nga Mensahe sa Tingog Greetings
Ang usa ka pagbati sa voicemail usa ka pahayag kon si kinsa ka ug kung unsa ang gipanag-iya sa imong kompaniya. Ang usa ka mubo ug kalit nga pag-abi-abi sa voicemail wala maghimo sa usa ka maayong unang impresyon, ug ang usa ka taas, madanihon nga pagtimbaya makapakyas sa mga nanawag. Paningkamot nga makaabot sa punto nga maayo: ipahayag kung si kinsa ka, ang ngalan sa kompaniya, ug kung nganong dili ka makatubag sa tawag (gikan sa katungdanan, sa lain nga pagtawag, palayo sulod sa usa ka panahon). Dili ka kinahanglan nga mohatag og daghang mga detalye-igo nga igo aron ang tigpahibalo nahibal-an nga siya nadungog ug nga imong ibalik ang tawag.
05 - Pagsulat sa usa ka Script alang sa usa ka Automated Attendant
Ang unang butang nga madungog sa imong mga kustomer ug mga kauban sa negosyo sa dihang tawagan ang imong kompaniya mao ang automated attendant sa imong telepono sa sistema sa telepono. Ipahayag ang numero nga mga kapilian nga nagtuo nga ang imong tigpamaba dili pamilyar sa kompanya ug nagkinahanglan og giya. Siguroha nga ang mga tumatawag nasayod nga kon sila adunay direkta nga paglugway alang sa usa ka piho nga tawo, sila mahimong makaabot sa maong tawo direkta sa bisan unsang panahon.
Alang sa uban pang mga callers, sulayi ang paggamit sa labing pamilyar nga numero alang sa matag extension ("Press zero alang sa receptionist," pananglitan). Ihulagway ang departamento sa dili pa ihatag ang numero-pananglitan, "Alang sa suporta sa customer, press 5."
06 - Pagsulat sa usa ka Script sa Automated Attendant alang sa After Hours o Closures sa Business
Kon ang imong negosyo magsirado human sa usa ka panahon o sa katapusan sa semana ug walay usa nga magamit aron sa pagtubag o pagtabang sa imong mga tigpatawag, paghimo sa usa ka human sa oras nga automated attendant greeting. Sultihi ang imong mga nanawag sa atubangan nga ang negosyo gisira, ug sa katapusan, hangyoa sila sa pagtawag balik. Hinumdumi nga i-apil ang imong normal nga oras sa operasyon.
07 - Pagbiya sa usa ka Mensahe sa Propesyonal nga Telepono
Ang Voicemail nahimong usa ka sumbanan nga bahin sa matag sistema sa telepono sa negosyo, ug nahibal-an kung unsaon pagbiya sa usa ka propesyonal nga mensahe sa voicemail nga telepono-dugang pa kon unsaon pagtubag ang usa-nagpakita sa positibo nga paagi sa imong kompaniya. Ang tanan nga empleyado nga naggamit sa telepono isip kabahin sa ilang trabaho kinahanglan mahibal-an kon unsaon pagbiya sa usa ka propesyonal nga mensahe sa telepono .