Paghimo og usa ka Professional Automated Attendant Script

by Si James Bucki

Ang Business Etiquette sa Automated Attendants

Ang imong computerized automated attendant pangumusta sa imong sistema sa telepono sa negosyo mao ang una nga butang nga madungog sa imong mga kostumer ug mga kauban sa negosyo sa diha nga sila motawag sa imong kompaniya. Alang sa mga unang higayon nga tigpatawag , ikaw adunay usa lamang ka kahigayunan sa paghimo sa usa ka maayong unang impresyon, ug kana ang imong automated attendant. Alang sa mga tawo nga kanunay nga nagtawag sa imong kompaniya, gusto nimo nga ang imong automated attendant process mahimong epektibo kutob sa mahimo aron dili sila mag-usik ug panahon sa pagpaminaw sa imong automated script sa pag-alagad kada tawag.

Ang labing paspas ug labing sayon nga paagi sa programa ug pagrekord sa automated attendant feature sa imong sistema sa telepono mao ang pagsulat og usa ka script sa usa ka programa sa pagproseso sa pulong. Pagpili sa usa ka tawo nga magrekord sa script nga adunay mahigalaon nga tingog, makasulti nga walay pagnganga o pagduha-duha ug makapahayag ug makapadayag sa tin-aw nga pulong ug ngalan.

Pagbati sa Automated Attendant

Ang unang bahin sa script mao ang pagtimbaya. Kini ang imong oportunidad nga ipresentar ang imong kompaniya ngadto sa imong mga tigpangaliyupo ug abiabihon sila sa imong kompaniya.

Gidawat nga Automated Attendant

Pagsugod uban ang pasalamat sa ilang tawag o negosyo
Himoa nga ang pagtipig sa mubo nga paagi mao nga ang mga namalik nga mga tigpatawag dili malangan matag higayon nga sila motawag
Gamita ang imong tagline, slogan sa kompaniya ug pangalan sa website, o ang duha kung imo kini.

Mga Gikomentahan nga Awtomatikong Gikinahanglan

Ayaw gamita ang sobra sa duha o tulo ka mga tudling-pulong aron sa pagtimbaya sa imong mga nanawag
Ayaw pagpauswag sa imong website kung kini walay bisan unsa nga bili nga itanyag sa imong mga kustomer

Ayaw paghimo og usa ka slogan o tagline aron lang pun-an ang pagtimbaya.

Mga Opsyon sa Automated Attendant

Ang labing importante nga bahin sa automated attendant mao ang pagpresentar sa mga kapilian nga kinahanglan nga pilion sa imong mga tigpatawag aron makaadto sa tawo nga kinahanglan nilang isulti. Adunay duha ka matang sa mga tumatawag: (1) mga tawo nga dili pamilyar sa imong kompaniya ug nagkinahanglan og giya ug (2) mga nanawag nga nahibal-an gayud kung kinsa ang ilang gikinahanglan nga makig-istorya ug mahibal-an ang ilang ekstension.

Mga awtomatik nga Opisyal sa Pagpangulo

Paggamit sa mga kapilian nga kasagarang gidawat. Pananglitan, "Pindutin ang zero alang sa Receptionist," "Pindota ang pound key aron makabalik sa naunang menu."
Sultihi ang imong mga caller sa labing dali nga higayon kung mahimo nila ipa-dial ang extension sa ilang partido kon nahibal-an na nila kini.
Himoa nga mahibal-an sa imong mga callers sa atubangan kon ang mga opsyon sa imong menu bag-o lang nabag-o. Kuhaa kini nga pahibalo human sa tulo ka semana.
Ibutang una ang labing kanunay nga gitawag nga mga kapilian.
Ihatag ang paghulagway sa kapilian sa dili pa nimo ihatag ang numero sa kapilian. Pananglitan, "Alang sa Suporta sa Kustomer, pindota ang '5'."
Susiha ang dokumentasyon sa imong sistema alang sa gitagana nga mga numero sa opsyon sa menu. (pananglitan, ang tanan nga mga extension magsugod sa numero nga "8" ug busa "8" dili mahimong gamiton isip kapilian sa menu).

Ang mga Opsyon sa Automated Attendant Dili angay

Ayaw pag-ingon "Palihug" sa dili pa nimo ipresentar ang matag usa nga kapilian (pananglitan, "Palihug pagpindot 1 sa ... Palihug pagpindot 2 sa ... Palihug pagpindot 3 sa ..." ug uban pa)
Ayaw paghimo og labaw sa unom ka mga kapilian sa usa ka higayon. Kung ikaw adunay labaw sa unom ka mga kapilian, paghimo og usa ka multi-tiered nga menu nga istraktura. Pananglitan, "Alang sa Sales ug serbisyo nga kapilian, press 5."
Ayaw paghunahuna nga ang tanan adunay usa ka touchtone nga telepono. Kon ang usa ka kapilian sa menu dili mapili sulod sa tulo ka segundo sa katapusan sa pagtimbaya, ikonektar ang tigpatawag ngadto sa receptionist.

Sample Automated Attendant Scripts

Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company, diin ang "Teknolohiya ug negosyo nagkahiusa." Kung nahibal-an nimo ang extension sa imong partido, mahimo nimo kining i-dial bisan kanus-a. Kung dili, pagpili gikan sa usa sa mga mosunod nga mga kapilian. Alang sa Customer Service, pindota ang '1'. Alang sa Technical Support, press '2'. Alang sa regular nga oras sa negosyo, i-press '3'. Alang sa accounting, press '4'. Alang sa Pagpalit, pindota ang '5'. Aron makakita og lugar duol kanimo, i-press '6'. Kung dili, i-press '0' alang sa receptionist o magpabilin sa linya ug usa ka tawo ang moabag nimo sa dili madugay.
Welcome sa The Operations Tech Company. Aron masusi ang status sa imong account, bisitaha kami sa web. Kon nahibal-an nimo ang extension sa tawo, mahimo nimo kining i-dial sa bisan unsang oras. Alang sa directory sa kompanya, i-press ang '1'. Kon nahibal-an nimo ang extension sa tawo, mahimo nimo kining i-dial sa bisan unsang oras. Alang sa directory sa kompanya, i-press ang '1'. Alang sa Technical Support, press '2'. Alang sa Customer Service, pindota ang '3'. Alang sa Sales ug Marketing, press '4'. Kon gusto ka nga makig-istorya sa receptionist, i-press '0' o magpabilin sa linya ug usa sa among mga kauban nga mga kawani makatabang kanimo. Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company, diin ang "Teknolohiya ug negosyo nagkahiusa."

Pagkahuman, ang Weekend & Holiday Shutdown Automated Attendant Greeting

Kon ang imong negosyo magsirado human sa usa ka panahon o sa mga katapusan sa semana ug wala'y usa nga motubag o motabang sa imong mga tumatawag, paghimo sa usa ka human sa oras nga automated attendant greeting. Sultihi ang imong mga nanawag sa atubangan nga sirado ang negosyo ug hangyoa sila sa pagtawag balik sa katapusan. Usab, ilakip ang imong normal nga oras sa operasyon.

Sample Automated Attendant After-Hours / Weekend Script

Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company. Kami karon gisirado. Kami bukas gikan sa alas 9 sa buntag hangtod alas 10 sa hapon Lunes hangtod Biyernes, ug alas 10 sa buntag hangtod sa udto sa Sabado, Central Standard Time. Kung nahibal-an nimo ang extension sa imong partido, mahimo nimo kining i-dial bisan kanus-a. Kay kon dili, palihug tawag balik sa panahon sa among normal nga oras sa negosyo aron kami makatabang nimo. Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company, diin ang "Teknolohiya ug negosyo nagkahiusa." Goodbye.
Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company. Kami karon gisirado. Kon kini usa ka sitwasyon sa emerhensya, palihug tawagan ang among pagserbisyo sa telepono sa 585-555-1234. Kung nahibal-an nimo ang extension sa imong partido, mahimo nimo kining i-dial bisan kanus-a. Kon ikaw adunay usa ka account uban kanamo, imong masusi ang imong status 24 oras sa usa ka adlaw 7 ka adlaw matag semana sa www.operationstech.about.com. Ang among normal nga oras sa negosyo gikan sa alas 9 sa buntag hangtud sa alas 5 sa hapon Lunes hangtod sa Biyernes, ug alas 10 sa buntag hangtud sa udto sa Sabado, Central Standard Time. Kay kon dili, palihug tawag balik sa panahon sa among normal nga oras sa negosyo aron kami makatabang nimo. Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company, diin ang "Teknolohiya ug negosyo nagkahiusa." Aron masubli kini nga mensahe, i-press ang pound key. (3 segundos nga pause) Goodbye.

Mga Panalangin nga Seasonal Automated Attendant

Aron sa pagpalambo sa seasonal specials sa imong kompaniya o aron lamang sa paghatag sa usa ka espesyal nga panagtabi nga pagtimbaya sa tanan nga imong mga tumatawag, ikaw mahimo nga mag-una sa imong awtomatik nga pagtimbaya sa tig-alagad sa limitado nga panahon. Gamita kini gamay ug kung kini nagpakita sa espiritu sa imong kompaniya. Pananglitan, ang usa ka panagtabi nga panagsa nga holiday nga naghangyo sa imong mga tigpangalipay sa kalipay ug kauswagan sa Bag-ong Tuig nga dili angay alang sa usa ka ahensiya sa pagpangolekta.

Naabot nimo ang Operations Tech Company. Gikan sa "among pamilya" ngadto sa "imong pamilya," buot kami nga mangandoy kanimo sa usa ka malipayon nga panahon sa pangilin ug usa ka malampuson nga Bag-ong Tuig. Kung nahibal-an nimo ang extension sa imong partido, mahimo nimo ...
Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company. Pangutan-a ang imong serbisyo sa customer mahitungod sa among mga diskuwento sa Hulyo sa tanan nga mga serbisyo nga kapuli. Kung nahibal-an nimo ang extension sa imong partido, mahimo nimo ...

Pag-ensayo ug Pagsulay

Sa dili pa nimo isulat ang imong script sa automated attendant, ipabasa nimo kini nga tawo nga imong gipili aron mabasa kini sa makadaghan sa imong atubangan. Gamita kini sa pag-ayo sa paglitok ug paghubit. Pagkahuman matala ang bag-ong pagtimbaya, tawga dayon ang imong telepono sa pagsusi sa rekording alang sa sayup ug siguroa nga ang tanan nga mga opsyon gipahibalo sa trabaho nga gitinguha.