Kini usa ka leksyon nga akong nakat-unan sa madali isip usa ka coordinator sa lugar, ug sa wala madugay nakamugna ako og kaugalingon nga checklist sa pag-setup aron ang mga kliyente nga matagbaw (ug okupado) atol sa panahon nga puno sa tensiyon.
Andam na ang Imong mga Cart
Ang unang butang nga gusto sa imong kliyente nga buhaton mao ang pag-unpack sa tanan nilang mga suplay sa panghitabo gikan sa ilang sakyanan. Mahimo kining usa ka lisud nga buluhaton, ilabi na kung ang kahimtang sa parking lisud sa pag-navigate. Hunahunaa ang usa ka tawo nga naglakaw sa imong lugar uban sa usa ka bug-at nga mga kahon - unsa ang unang butang nga ilang gipangita? Ang tubag mao, siyempre, usa ka karomata, o bisan unsa pa nga makapagaan sa ilang luwan ug makahimo sa dili maayong trabaho sa pagdiskarga nga mas sayon. Ang pagbaton og mga cart nga magamit sa diha nga sila maglakaw sa lugar mao ang usa ka sayon nga paagi sa paghimo kanila nga mobati nga "relieved" lang pinaagi sa pagpakita.
Pag-andam sa mga Tables sa Pagparehistro
Sunod sa lista sa mga butang-nga-buhaton alang sa kadaghanan sa mga kliyente ang pagkuha sa registration setup. Kini nagpasabot nga ang imong lugar mas maayo nga ang tanang mga bahin sa pagrehistro sa dapit sa dili pa moabot.
Kana naglakip sa tanan nga mga lamesa, mga lingkuranan, elektrisidad ug paglinya. Ang pag-organisar sa mga tag sa ngalan ug mga materyal sa check-in mag-usik sa daghang panahon alang sa mga tigplano sa panghitabo, ug sila dili kinahanglan maghulat alang kanimo aron makuha ang mga yano nga mga butang aron kini masugdan.
Ipabuhat ang mga Tables ug Linen sa Tanang Kwarto
Ang pagpahimutang sa tanan nga mga lamesa ug mga lingkuranan sa luna sa panghitabo mahimong klaro nga mogahin og pipila ka panahon.
Hinaut nga, kung moabut ka sa usa ka sayo nga panghitabo, imong giingnan daan ang kliyente kung kanus-a magpaabot sa tanan nga mga bahin sa kuwarto nga ibutang. Kon ang imong kliyente maglakaw ngadto sa usa ka lawak uban sa dinosena nga mga mamumuo nga mag-scrambling ngadto sa un-stack nga mga lamesa ug mga lingkuranan sila lagmit nga mahadlok. Sa tibuuk nga paagi, ang imong operasyon nga koponan adunay tanan nga gipahimutang sa lamesa nga lamesa aron ang mga tigplano makasugod sa pagbutang sa mga centerpieces, auction items, ug uban pa.
Pag-andam sa tanan nga Pagpalista sa Sayo
Tungod lamang kay ang lead planner nahibal-an kon unsaon sa pag-navigate sa building wala magpasabot nga ang iyang mga support crew. Mahimo nimo maluwas ang tanan nga wala'y gikinahanglan nga kasamok pinaagi sa pag-update sa signage sulod sa imong building sa diha nga ang pagsugod sa panahon magsugod na. Hinumdomi nga ang mga tigbaligya sama sa mga tigbaligya ug mga DJ kinahanglan usab nga masayud asa moadto. Kini ang tanan nga mga butang nga susihon uban sa imong kliyente sa dili pa ang adlaw sa panghitabo, apan gikinahanglan usab sila nga mangita sa dako nga adlaw.
Ribyuha ang BEO ug Invoices
Sa makausa pa, lagmit nga imong gipadad-an og email ang mga dokumento sa daghang mga higayon sa mga adlaw paingon sa hitabo, apan dili kini masakit aron usbon kini sa katapusan nga higayon. Bisag daghan kaayong oras sa pag-setup, kinahanglang maglangkob ka sa 15 ka minuto aron makit-an ang mga dokumento. Ang lugar nga coordinator kinahanglan adunay usa ka pakete nga andam alang sa ilang kliyente nga naglakip sa BEO, diagram sa kuwarto, ug umaabot nga invoice.
Diyutay lamang nga nakasinati nga mga tigplano ang mopasa sa oportunidad sa pagribyu niining mga kritikal nga mga papel.
Pagpaila
Siguroha nga dad-on ang yaweng mga miyembro sa imong team ngadto sa imong kliyente alang sa pormal nga pasiuna. Kini nga listahan naglakip sa catering manager , kapitan sa kombira, superbisor sa operasyon ug coordinator sa audio / visual. Hunahunaa ang ngalan sa imong kliyente sa pagpaila sa grupo - aduna bay mga detalye nga kinahanglang hisgutan nga nag-atubang sa imong team sa pagdumala? Ang pagsugod sa usa ka mubo nga panag-istoryahanay usa ka epektibo nga paagi sa pag-highlight kung kinsa ang nagdumala sa matag dapit.
Kini nga mubo nga checklist sa mga butang nga pag-setup sa mga butang moadto sa usa ka taas nga agianan padulong sa pagbantay sa imong kliyente nga malipayon sa pag-abot Isip nag-una nga representante sa imong lugar, labing maayo nga ihatag ang mga kliyente sa imong numero sa cellphone kung adunay bisan unsang butang nga sayup samtang ikaw nagtrabaho sa imong opisina.
Hinumdomi, tingali sila mapakyas kung kinahanglan nila ang usa ka butang, apan mas masagubang sila kung dili sila makakaplag bisan kinsa nga makatabang kanila!