Ang usa ka invoice, usahay gitawag nga sales invoice, usa ka dokumento nga gipadala sa usa ka provider sa produkto o serbisyo ngadto sa mamalitay. Ang invoice nagtukod og usa ka obligasyon sa bahin sa mamalitay aron sa pagbayad, paghimo sa usa ka account nga madawat . Sa laing pagkasulti, ang invoice usa ka sinulat nga pagtestigo sa kasabutan tali sa pumapalit ug nagbaligya sa mga butang o mga serbisyo.
Ang mga pag-invoice usa ka importante nga bahin sa bookkeeping ug accounting recordkeeping system sa imong negosyo tungod kay kini nagrekord sa mga transaksiyon sa pagbaligya.
Unsay Nalangkit sa usa ka Invoice?
Ang kasagarang seksyon sa usa ka invoice naglakip sa:
- Ang petsa nga gimugna ang invoice. Ayaw kalimti kini! Ang petsa sa invoice magsugod sa orasan nga gigamit sa customer. Kung adunay mga termino (usa ka limitasyon sa panahon alang sa pagbayad), gusto nimong i-apil ang petsa aron mahibal-an sa tanan kung ang bayad bayran.
- Mga ngalan ug adres sa kustomer ug supplier. Kon imong gimugna ang invoice sa software sa accounting, mahimo nimo gikinahanglan ang email address sa kustomer, apan kini usa ka maayong ideya sa pagkolekta ug paglakip sa pisikal nga address, kung kinahanglan nimo ipadala ang tinuod nga sulat o dokumento.
- Pag-kontak sa mga ngalan sa mga indibidwal sa duha ka mga negosyo (o negosyo ug indibidwal). Kini usa ka maayong relasyon sa mga customer aron masiguro nga sayop ang imong mga ngalan.
- Deskripsiyon sa mga butang nga gipalit , bisan mga produkto o mga serbisyo, lakip ang mga presyo ug kadamuon. Kasagaran aduna ka'y mga standard nga paghulagway sa mga butang ug numero sa imbentaryo. Apan himoa nga ingon nga piho ug detalyado kutob sa mahimo, kung imong himoon ang invoice. Kini naglikay sa kalibog ug "wala ko kahibalo" nga mga isyu.
- Mga kondisyon sa pagbayad. Pananglitan, ang taghatag mahimong maghisgot sa "net 30 days," nga nagpasabot nga ang tibuok nga kantidad mahatag sulod sa 30 ka adlaw.
Giunsa nga Invoice usa ka Customer
Ikaw mahimong mogamit sa online business accounting software , o tingali ikaw naggamit sa pre-printed invoice nga imong kompletohon. Ang proseso naglihok sa sama nga paagi alang sa mga proseso sa pag-invoice.
Mahimo ka mag-andam sa usa ka invoice human nimo ipadala o ipadala ang produkto o serbisyo ngadto sa kustomer.
- Sugdi pinaagi sa pag-ila sa kustomer . Sa pipila ka mga kaso, mahimo usab nga imong ipaila ang usa ka sub-customer o trabaho sulod sa file sa kostumer.
- Ilakip ang naunang mga numero sa dokumento nga may kalabutan niini nga pagbaligya, lakip na ang bisan unsa nga order sa pagpalit o kasabutan sa pagpamaligya o pagbanabana
- Ilha ang mga butang nga gibaligya ug gitugyan . Kasagaran, imong ilakip ang ngalan sa produkto o serbisyo, gidaghanon (o oras, alang sa serbisyo) ug rate (kada aytem o kada oras). Kon nagagamit ka sa online nga software, ang kinatibuk-an alang sa matag butang gibanabana. Kini ang dapit nga mahimo nimo gikinahanglan ang pag-classify sa usa ka butang nga " gimando nga balik ."
- Ang matag butang adunay kaugalingong linya, ug ang kinatibuk-an sa tanan nga mga linya idugang.
- Sunod, imong ilakip ang kasayuran sa bisan unsa nga deposito nga gihimo sa customer o sa bisan unsang mga diskuwento nga gigamit niini nga invoice.
- Mahimo nimong ihalad ang mga kustomer sa nagkalainlaing pamaagi sa pagbayad, nga posibleng mohatag og diskwento sa pagbayad sa kwarta.
- Ilakip ang mga termino sa pagpadala alang sa mga produkto nga gipadala. Adunay duha ka matang: FOB shipping point o FOB destination. (Ang F OB nagpasabut nga "libre sa sakayan." ) Kung ang mga termino mao ang FOB shipping point, ang shipper (nga mao ang nagbaligya) nagbayad sa pagpadala. Kung ang mga termino mao ang FOB nga destinasyon, ang buyer mobayad sa pagpadala. Maayo usab nga hinumdoman kung gipili sa customer ang butang o mga butang, kung adunay pangutana mahitungod sa butang nga nadawat.
- Ilakip ang mga kondisyon sa pagbaligya. Nga mao, kanus-a nimo gusto nga ang magbakal mobayad ug mohatag ka ba og diskwento alang sa sayo nga pagbayad? Ang mga termino gipahayag sama niining 2/10 Net / 30. Kana nagpasabut nga makahatag ka ug 2% nga diskwento kon ang pagbayad madawat sulod sa 10 ka adlaw, ug ang tibuok nga balanse mahitabo sulod sa 30 ka adlaw.
Ang mga invoice mahimo ipadala sa koreo o i-email o i-fax sa usa ka kustomer.
Sa diha nga ang usa ka customer mobayad, ang numero sa invoice kinahanglan nga makita diha sa resibo sa sales ug ipaangay sa sales receipt sa imong software sa accounting, busa klaro nga ang invoice gibayad. Ang pagbayad nagkinahanglan sa outstanding nga kantidad gikan sa imong accounts nga receivable account.
Mga Invoices vs. Orders sa Pagpalit
Ang mga invoice usahay malibog sa mga order sa pagpalit . Ang mga order sa pagpalit (POs) anaa sa atubangan sa transaksyon, ug ang mga invoices maoy human sa transaksyon. Ang mga order sa pagpalit nagrekord sa usa ka mando sa usa ka kustomer sa usa ka vendor o supplier.
Ang usa ka invoice, sa laing bahin, nagtala sa resibo sa produkto o serbisyo ug, ingon sa gihisgutan sa ibabaw, ang mga kondisyon sa pagbayad. Ang mga order sa pagpalit gigamit sa daghang mga kompaniya isip kabahin sa proseso sa pagtugot. Ang ubang mga kompanya nagkinahanglan og mga order sa pagpalit alang sa mga produkto o mga serbisyo sa usa ka piho nga kantidad.
Mga Invoices vs Bills
Ang kalainan tali sa invoice ug bill usa ka focus ug panglantaw. Ang invoice gimugna sa usa ka supplier, ug kini usa ka pahayag sa mga serbisyo o mga produkto nga gihimo ug gihatag ngadto sa usa ka kustomer, lakip na ang utang nga utang. Ang usa ka invoice mahimo nga gibuhat sa wala pa o human ang produkto o serbisyo nga nadawat. Kini komon alang sa usa ka invoice nga mahilakip sa mga produkto nga gitugyan, aron ang tigdawat makasusi sa mga butang aron masiguro nga kini tanan anaa.
Ang usa ka balaodnon usa ka hangyo alang sa pagbayad. Ang usa ka balaodnon kasagaran giisip gikan sa panglantaw sa kustomer. Kasagaran nga makadawat og usa ka balaodnon nga walay invoice, sama sa usa ka restaurant o retail store. Ang usa ka balaodnon kasagaran nga gihatag uban ang pagpaabut sa diha-diha nga pagbayad.
Pipila ka mga Examples of Invoices
Kining sample nga invoice naglakip sa kasayuran sa Canada, apan kini maghatag kanimo og ideya kon unsa ang naglakip sa usa ka invoice .
Ania ang pipila ka mga lakang nga lakang sa paghimo sa usa ka invoice.