Ang mga dose ug dili angay gamiton ang email sa negosyo
Ang email nahimong popular kaayo nga, sa pipila ka mga kaso, ang mga tawo mas kanunay nga mogamit niini kaysa sa telepono. Tungod kay ang sinulat nga pulong sayon nga masaypan pagsabut, ang pagsabut sa tukma nga ehemplo sa email mahinungdanon sa palibot sa negosyo.
Ikasubo, daghang mga tawo ang wala makasabut kon unsaon paggamit sa email sa ilang kaayohan, ug ang mga benepisyo nga mahimo niini sa usa ka negosyo sa kasagaran dili makalimtan. Ang mosunod nga mga lagda sa pamatigayon sa email sa negosyo makatabang sa imong mga empleyado sa pag-compose sa mga email nga episyente ug epektibo.
01 - Ipadala ang Lamang Maayo ug Maayo nga mga Email
02 - Kanunayng Paggamit ang Makahuloganong Panulundon sa Pakigpulong
Ayaw ibilin ang linya sa hilisgutan sa blangko nga email. Ang usa ka blankong linya sa hilisgutan mahimong makuha ang imong email nga gibutang ingon nga spam, ug dili kini makaabot sa destinasyon niini. Ang mga email nga adunay blangko nga mga linya sa hilisgutan usab kanunay nga mataligam-an, ilabi na kon ang gitumong tigdawat sa kasagaran makadawat og daghang mga email sa bisan unsa nga adlaw. Gamita kanunay ang linya sa hilisgutan nga igo nga nagpakita sa mga sulod sa imong email. Makatabang kini sa imong mga recipients sa pag-type pinaagi sa ilang mga email nga mas epektibo ug mag-awhag sa mas dali nga tubag sa imong email.
03 - Paglikay sa Maanindot nga mga Forms Emails
Ipadala ang mga email sa propesyonal nga mga format. Likayi ang daghang mga font ug mga litrato alang sa mga background. Kadtong mga accouterments mahimong makabalda sa mga magbabasa o sa paghimo sa mga mensahe nga lisud nga sa pagbasa. Ang bisan unsang mga hulagway sa background nga imong idugang mahimong magdako sa sukod sa file sa imong email. Mahimo nimong pugson ang mga nakadawat nga hinay nga mga koneksyon aron maghulat sa usa ka malisud nga dugay nga panahon alang sa imong mensahe sa pag-download. Kana makapugos sa mga nakadawat nga hinay nga mga koneksyon aron maghulat sa usa ka malisud nga panahon aron ang imong mensahe ma-download.
Kung ang imong kompaniya moinsistir nga imong gamiton ang partikular nga email stationery aron sa pagpakita sa kanunay nga pagtan-aw ug pagbati, pahimuslan kini. Ang logo sa kompaniya ug linya sa pirma makahimo sa usa ka propesyonal nga larawan sa imong mga email.
04 - Ipadala ang Tukma nga Tubag
Ayaw paghulat sa mga tawo alang sa tukma nga mga tubag sa ilang email. Paghangyo dayon sa usa ka tin-aw, mubo nga mensahe. Kon nagkinahanglan ka og dugang nga panahon aron pagsiksik sa usa ka tubag o pagtigum og dugang nga kasayuran, sultihi ang imong email sender kung sila makadahom og tubag.
05 - Paggamit sa Out-of-Office Reply Tools
Kon molakaw ka gikan sa buhatan ug dili makahimo sa pagbasa sa imong email, gamita ang email system sa out-of-office nga tool aron awtomatik nga motubag sa bisan kinsa nga mosulay sa pagkontak kanimo. Siguroha nga ang imong auto-reply magpahibalo sa mga sender kon sila makapa-abot nga makadawat og tubag.
06 - Ayaw Singgit sa Lobo nga adunay Mga Daga nga Labing Una
Kadaghanan sa mga sistema sa email nagtugot kanimo sa pag-flag sa usa ka email ingon nga "High Priority" o "Rush." Ayaw himoa kini nga imong default nga flag sa email. Gamita kini nga gamay, o ang imong mga nakadawat dili mosalikway sa prayoridad nga bandila. Sa diha nga ikaw sa katapusan magpadala sa usa ka tinuod nga importante nga email, kini dili makakuha sa pagtagad nga angay niini.
07 - Hunahunaa Kon Kinahanglan ba ang "Tubag sa Tanan"
Ayaw pag-klik diha sa "Reply All" button sa matag email nga adunay daghan nga mga nagpadala o mga tigdawat. Hunahunaa ang hilisgutan ug paghukom kinsa ang kinahanglan nga mobasa sa imong tubag. Ang padayon nga pagtubag ngadto sa tanan nga wala kinahanglana dali nga makahatag kanimo og usa ka reputasyon isip usa ka "spammers sa negosyo," ug ang mga tawo mahimong magsugod sa pagbaliwala sa imong mga email sa hingpit.
08 - Paghimulag sa mga Business and Personal Email Accounts
Gawas kon kini usa ka emerhensya, ayaw gamita ang email sa imong negosyo alang sa personal nga sulat. Bisan kon kamo adunay kaugalingong negosyo, maayo nga ideya nga adunay duha ka managlahing email account. Makatugot kini kanimo sa pag-una sa imong mga email ug paghupot sa walay kalabutan nga personal nga mga mensahe gikan sa network sa negosyo.
09 - Gamita ang mga Pangalan sa Email sa Professional Email
Gamita ang imong kaugalingon nga ngalan isip kabahin sa bisan unsang email address sa negosyo. Pananglitan james.bucki@example.com, o jbucki@example.com. Likayi ang mga angga, mga kamot, mga moniker o mga dili makita nga mga pakisayran. Pananglitan, ayaw gamita ang soccer.mom@example.com o baseball.nut@example.com.
10 - Ang Email ba ang Labing Maayo alang Niini nga Tugon?
Ayaw gamita ang email isip imong himan nga komunikasyon. Dili tanan nga mga mensahe ang angay sa email, ug adunay mga panahon nga ang usa ka mubo nga tawag sa telepono o usa ka mubo nga pagbisita sa opisina mahimo nga mas epektibo nga paagi sa pagpaambit sa usa ka mensahe. Ang pagtigum o pagsulti pinaagi sa telepono makahimo sa pagpaila sa usa ka elemento sa tawo ngadto sa mga pakigsugilanon, ug kana makahimo sa tanan nga kalainan kon ikaw naningkamot sa pagpatin-aw sa usa ka butang, o gusto nimo nga makombinsir ang usa ka tawo nga molihok.
11 - Magmasensitibo ug Magamit
Ayaw gamita ang email sa pagtapos sa usa ka relasyon o kontrata. Sa propesyonal nga mga sulat sa negosyo, kanunay nga maglakip sa linya sa pirma nga naghatag og alternatibong mga paagi sa pagkontak kanimo. Pananglitan, mahimo nimong i-apil ang imong opisina, fax, ug numero sa cellphone, ug ang imong address sa pagpadala sa opisina.
12 - Paglikay sa Pag-email sa Daghang Mga Kauban
Wala ka mahibalo kung giunsa o kung asa madawat sa imong tigdawat ang ilang email. Ang mga mobile device mahimong magsugod sa pag-download sa file sa dili pa mangutana sa user sa pagkumpirma sa pag-download. Mahimong dugay kini nga panahon ug mag-ut-ot sa bandwidth nga kinahanglan ibayad sa nakadawat. Hupti ang hiniusa nga gidak-on sa mga attachment ubos sa 50MB.
Kung kinahanglan ka magpadala usa ka dako nga file, pakigkita una ang mga nakadawat ug pangutan-a kung unsa ang gusto nila nga madawat ang file. Gigamit usab nimo ang usa ka file transfer nga serbisyo aron ipadala ang file.
13 - Hunahunaa Sa Imong Ngadto Ipadala ang Email
Sa katapusan, sa makadiyut ug hunahunaa ang imong gisulat sa dili ka pa mopilit sa "send" button. Usa ba kini ka butang nga dili angay ipadala sa usa ka email? Kini ba sa personal nga kinaiya ug dili angayan nga gamiton ang email system sa kompaniya? Gisulat ba nimo ang email samtang nasuko ug naglakip sa mga tudling nga mahimo nimong basolan sa ulahi? Kon mao, i-press ang "delete" button.