Ang hustong etiketa sa telepono sa negosyo makahimo sa positibo nga impresyon sa imong mga kliyente ug mga kustomer. Ang pagbalhin sa usa ka tawag sa telepono labaw pa kay sa pagkahibal-an kung unsa nga mga buton ang maduso sa imong sistema sa telepono. Ang pamatigayon sa negosyo sa telepono nga gigamit nimo ug sa imong mga empleyado matag adlaw usa ka direkta nga pagpamalandong sa imong kompaniya. Mahimo nimong ibutang ang usa ka propesyonal nga impresyon o usa nga kulang. Ang imong empleyado mao ang chief financial officer o usa ka temporaryo nga gitugyanan sa pagtubag sa mga telepono, siguroha nga ang matag usa sa imong kompaniya molihok aron sa pagpadali kon unsaon sa pagbalhin sa tawag nga propesyonal.
01 - Ipasabut Nganong Kinahanglan Ka nga Magbalhin sa Tawag
Ang mga tawo makapasaylo sa daghang mga butang, apan ang walay kapuslanan sa trabahoan dili usa kanila. Tukma nga ipasabut ngadto sa nanawag nganong kinahanglan nimo ibalhin ang tawag. Mahimo nga ang tumatan-aw nakaabot sa sayop nga departamento o sa sayup nga pagpalapad sa hustong departamento. Ang laing rason sa pagbalhin sa usa ka tawag mahimo nga ang usa lamang ka departamento makatubag sa pangutana, o wala ka'y igong awtoridad sa paghimo sa desisyon nga gipangita sa manawag. Dili igsapayan, siguroha nga ang mga tigpaniid hingpit nga nahibal-an kung nganong ang tawag kinahanglan nga mobalhin aron dili sila maghunahuna nga moagi ka lang sa salapi. 02 - Ihatag ang Inyong Kasayuran Una
Kanunay ihatag ang imong mga tigpatawag sa imong ngalan ug extension kung mahitabo ka nga wala na. Kini nagpahibalo kanila nga ikaw nabalaka sa ilang kahimtang. Buot usab nimo nga mapugngan ang usa ka sitwasyon diin ang usa ka tigpatawag dili na konektado ug kinahanglan nga magsugod na usab pag-usab gikan sa sinugdanan, nga nagpatin-aw sa sitwasyon ngadto sa laing representante sa kompaniya. Kinahanglan mo usab isulti sa mga tumatawag ang ngalan sa persona o departamento nga imong ibalhin, ug ihatag usab kana nga numero sa extension. Bisan unsa pa ang imong negosyo, ang tanan anaa sa negosyo sa maayo nga pagserbisyo sa customer. 03 - Hangyo sa Pagtugot sa Pagpasiugda sa Pagbalhin
Sa higayon nga imong maestablisar ang maayong relasyon sa tumatawag, pangutan-a ang pagtawag sa permiso sa pagsugod sa pagbalhin. Kini nga hangyo usab naghatag sa tigtawag sa usa ka higayon sa pagpangutana sa uban nga mga pangutana o pagpahayag sa bisan unsa nga uban nga mga kabalaka kanimo. Kini usab naghatag sa mga tumatawag sa oportunidad sa pag-ingon nga sila magatawag balik sa diha nga sila adunay daghang panahon. Usahay mahitabo nga ang usa ka tumatawag dili gusto nga ibalhin. Kon mao, susiha kung ngano. Sunod, ipasabut nga ang pagbalhin makasiguro nga sila makadawat og tabang sa madali kutob sa mahimo. Ingon usab, ipasabut nga imong ihatag ang sunod nga representante sa tanan nga mga kasayuran mahitungod sa ilang tawag sa pagkakaron ug nga dili na nila ipasabut pag-usab ang ilang kahimtang
04 - Paghulat sa usa ka Tubag
Ayaw ibalhin ang tawag sa diha nga ikaw makadungog sa laing ring sa telepono. Hulata ang laing tawo nga motubag ug ipasabut nganong gibalhin ang tawag. Kini nga lakang naghatag sa sunod empleyado sa usa ka kahigayunan sa pag-andam alang sa pagtawag ug pagpugong sa tigpatawag nga kinahanglan ipasabut ang ilang sitwasyon o problema sa tanan nga pag-usab. 05 - Paghimo og Pasiuna
Balik ngadto sa nagtawag ug ipahibalo ang ngalan ug / o ang departamento nga imong ibalhin. Salamat sa tigpatawag sa iyang pagpailub ug pangutana kon mahimo nimo ang bisan unsang butang alang niini sa dili pa magbitay. Kini makatabang kung mahimo nimo gamiton ang una o katapusan nga ngalan sa tawo nga gibalhin sa tigpatawag. Kini nagpalig-on sa personal nga koneksyon nga imong na-establisar ug labi pa nga nagmugna og usa ka pagbati nga ang tigpatawag maayo nga giatiman. 06 - Kumpletot ang Transfer
Kompletoha ang pagbalhin pinaagi sa pagkonektar sa tigpatawag sa laing tawo o departamento. Hinumdomi ang pagtapos sa imong koneksyon pinaagi sa pagbitay sa telepono o pag-disconnect sa imong headset. Tungod kay ang mga sistema sa telepono mahimong komplikado, ilabi na sa mga dagkong kompaniya, gusto nimong maseguro nga hingpit ka nga nakadugtong sa imong kaugalingon gikan sa tawag. Kon ikaw bag-o sa trabaho, kini nagbayad sa pag-eksperimento sa pipila ka mga higayon kauban sa usa ka kauban sa trabaho sa wala pa mobalhin sa usa ka tawag. Adunay ubay-ubay nga mga hinungdan sa pagtapos sa usa ka pagtawag sa higayon nga ikaw moapil sa tigpatawag. Bisan pa, bisan unsa nga rason nga imong naangkon, bisan unsa pa ka lehitimo, ikaw kinahanglan nga mawala sa usa ka propesyonal nga pamaagi. Ang labing kasagaran nga rason sa pagtapos sa usa ka tawag mao nga nakit-an nimo ang usa ka tig-istoryahan nga usa ka tag-as nga sinultian-usa ka tawo nga mag-usik sa sobra sa imong panahon ug makapugong kanimo sa paglihok sa imong negosyo. Ang laing dili kaayo komon nga rason mao nga ang tigpatawag nagagamit sa abusado, mahulgaon, o bulgar nga pinulongan. Ikasubo, ang mga tawo nga adunay mga problema sa pagdumala sa kasuko mibati nga mahimo nilang maabusohan ang ilang pagsupak sa mga estranghero, labi na kadtong anaa sa industriya sa serbisyo o sa posisyon sa pag-alagad. Susiha ang palisiya ug mga pamaagi sa imong kompaniya kon unsaon paghusay niining matang sa sitwasyon aron malikayan ang bisan unsang legal nga mga hinungdan. Ug hinumdomi, mas maayo nga ibutang ang nagtawag samtang ikaw nangayo og tambag kay sa pagsulti sa usa ka butang nga mahimong imong basolan sa ulahi.
Ang Importansya sa Etiquette sa Telepono
Ang telepono mao ang kasagaran nga kontak sa imong kostumer o kliyente sa imong negosyo. Gusto nimo kana nga kasinatian aron mahimong labing maayo nga mahimo niini. Sa panguna, dili nimo gusto ang mga kustomer nga nagbitay ug nagtawag sa imong kompetisyon, mao nga angayan nga mamuhunan sa panahon sa pagbansay sa imong mga kawani sa hustong etika sa telepono.