Pagkat-on Unsaon Pagplano ang Imong Unang Dakong Hitabo

Pagbalhin sa Kinahanglanon nga mga Detalye

Pahalipay! Gipili ka sa imong amo sa pag-koordinar sa kumperensya sa edukasyon sa pagkapukan. Usa kini ka dakong oportunidad alang kanimo sa pagpakita sa imong mga kahanas, ug mahimo nga makatigum sa proseso. Adunay usa lamang ka suliran: Wala ka magplano sa usa ka hitabo nga sama niini kaniadto! Dili mabalaka. Daghan sa uban ang nakakaplag sa ilang mga kaugalingon sa sama nga kalisud, ug ikaw magmalampuson tungod kay ikaw natukod ug determinado.

Sama sa bisan unsang prohekto sa negosyo, ang unang lakang mao ang pag-organisar sa tanang impormasyon nga anaa kanimo ug pag-ila sa labing dinalian nga mga butang.

Sa dili ka magsugod sa pagpili sa usa ka lugar o paghatag trabaho sa usa ka mamumulong , kinahanglan nimo nga mahibal-an ang nag-unang mga sumbanan sa imong panghitabo. Hapit imposible nga isulti ang mga detalye ug gasto sa usa ka ikatulo nga partido hangtud nga mas daghan ang mga detalye nga gitakda. Ania ang mga importanteng mga detalye nga kinahanglan nimong ipasabut sa dili pa makontak sa mga vendor sa gawas.

Petsa

Ang tanan nagkalibot sa petsa sa imong espesyal nga panghitabo. Sa tinuud, gusto nimo nga adunay hunahunaon nga tulo ka mga potensyal nga petsa aron nga imong ikumpara ang anaa ug ang mga presyo sa tibuok nga board. Sulayi ang paglakip sa nagkalainlaing adlaw sa semana alang sa maximum flexibility.

Time Frame

Bisan ang usa ka oras nga kalainan makahimo sa usa ka epekto sa imong pagplano, mao nga kinahanglan nimo nga mahibal-an ang mahitungod sa imong gipaabut nga mga time frame. Pananglitan, sugod sa alas-10 sa buntag inay sa alas-8 sa buntag nagpasabot nga dili kinahanglan nga mogahin ka og badyet sa pamahaw.

Numero sa Pagtambong

Kini usa ka detalye nga sa kasagaran gibana-bana nga gibana-bana alang sa mabungahon nga negosasyon. Pagmatinuoron uban sa mga gidaghanon sa imong pagtambong . Paghisgot sa daan nga imong imbitahon ug ibutang ang imong mga panagway sa usa ka spreadsheet. Ang pagtambong ug ang badyet direktang nagkasuod, busa ayaw pagtag-an ang gidaghanon sa mga tawo nga imong gihunahuna nga motambong.

Mga Session sa Breakout

Tingali nagkinahanglan ka lamang og usa ka lawak sa bangkete kon naghandaan ka sa usa ka panihapon, apan ang usa ka komperensya nga komperensya lagmit nagkinahanglan og dugang nga mga breakout room ug usa ka exhibition space. Sa makausa pa, dili ka makahimo sa pagsukod sa mga gasto hangtud imong mahibal-an kung unsa ka dako ang luna nga imong gikinahanglan. Alang sa mga komperensya, ang pinakamaayo nga paagi mao ang pagplano sa usa ka mock itinerary sa una nimong miting. Ang pagpaambit sa mga ideya ug paghiusa sa mga dula sa papel makatabang nga makagiya kanimo sa sunod nga mga desisyon sa pagplano.

Budget vs. Costs

Mahimo nga dili maayo ang pagtrabaho sa usa ka badyet sa dili pa mahibal-an ang lugar ug gasto sa pagpanghatag, apan ang pagtrabaho niining paagiha naghatag usa ka batchmark alang sa imong pagsukod sa tanan nga mga tanyag nga mga sugyot. Pagsugod sa imong mga tinubdan sa kinitaan. Unsa ka dako ang imong bayronon alang sa pagtambong? Motawag ka ba sa mga sponsor aron makatabang sa pagbalanse sa gasto? Unsa ang ibayad sa mga exhibitors aron makaapil? Ang mga kinitaan sa katapusan modiktar sa imong badyet, mao nga mas maayo nga panalipdan una kini.

Marketing

Human nimo mahibal-an ang imong mga tinubdan sa kinitaan, ang sunod nga lakang mao ang pag-outline sa imong plano sa marketing . Unsa ang pinakamaayong paagi sa pagkab-ot ug paghimo sa imong mga generators sa kinitaan? Tingali adunay listahan sa mga potensyal nga mga nanambong ingon nga usa ka amo o asosasyon sa pagkamiyembro. Kana tataw nga makatabang, apan komosta ang mga sponsor ug mga exhibitors?

Kon nagplano ka sa pagdani og sobra sa 20 ka mga exhibitors, kinahanglan nimo kining maabot. Ang gipuntirya nga mga kampanya sa pagbaligya nagkantidad og kwarta, ug kana nagputol sa imong kita.

Transportasyon ug Pagpuy-an

Ang pagpadagan sa usa ka lokal nga komperensya kasagarang makawagtang sa bisan unsang mga kabalaka mahitungod sa transportasyon Bisan pa niana, kinahanglan pa nimo nga tagaan ug kasulbaran ang mga mamumulong, exhibitors, ug mga espesyal nga bisita. Ang pipila ka mga hotel naghatag og mga diskwento sa pagtagbo sa luna kon mag- book ka og daghang mga lawak sa kwarto Ang bugtong paagi sa pagpahimulos niini mao ang pag-ila daan sa mga panginahanglan sa abutanan. Balik sa imong datos sa pagtambong ug ipahibalo kung pila ang mga bisita gikan sa gawas sa imong lugar.

Karon ang tanan niini tingali morag daghang impormasyon aron tigumon sa atubangan, ug kini. Apan hinumdomi nga kini ang mga detalye nga makaapekto sa tanan sa proseso sa pagplano.

Tingali sa sinugdan madani ka sa mas "glamorous" nga mga buluhaton, sama sa mga pagbisita sa site ug pagplano sa menu. Hinumdomi nga moabot ang ilang panahon. Hinuon, hinoon, ipunting ang mga kamatuoran aron mahimo nimo ang labing maayong mga desisyon sa ulahi.