Unsaon Pagdugang sa Pagtambong sa mga Seminar ug mga Business Events

by Rob Hard

Mga Sugyot sa Pagdugang sa Imong Adlaw sa Pagtambong sa Korporasyon

Ang labing importante nga lakang sa pagbuntog sa mga kahadlok mahitungod sa kakulangan sa pagtambong sa usa ka panghitabo o sa pagdugang sa RSVP nga listahan mao ang pag-ila nga ang mga tawo malipay sa pagtambong sa maayo nga gipatuman nga mga seminar ug uban pang mga panghitabo. Pinaagi sa pagtambong sa mga miting sa negosyo, ang partisipante makaangkon og kahigayunan nga makakat-on og bag-ong impormasyon ug makig-uban sa mga kaubanan ug mga lider sa ilang natad. Apan ang labing malampuson nga panagtigum labaw pa sa mga tanghaga nga puno sa bitoon ug makapadasig nga mga pasundayag; sila nagmugna og mainiton, mahigalaon nga palibut alang sa tanan-nga makapahimo kanila nga mas makalingaw. Ania kung unsaon nimo pagplano ang usa ka makalingaw nga kalihokan sa negosyo nga makadani sa usa ka maayong turnout.

01 - Paghimo og Dakong Agenda

Sa higayon nga ang mga tagbalay makasabut nga ang mga tawo malingaw sa pagtambong sa mga panghitabo, mahinungdanon ang paghimo og usa ka programa nga angay nga motambong. Ang agenda kinahanglan nga mag-focus sa usa ka tema nga dili makapalabaw sa mga nanambong apan kinahanglan adunay igo nga kadaiyahan aron sa pagpadayon sa interes sa mga nanambong. Pananglitan, ang mosunod nga eskedyul sa seminar alang sa half day nag-isip sa mga kinahanglanon sa mga nanambong gikan sa pagkaon ngadto sa mga pasundayag:

8:00 sa buntag
8:45 am Welcome Message
9:00 am Keynote Speaker
10:00 am Break
10:15 am Panel nga Panaghisgutan
11:30 am Closing Remarks

02 - Mangin Sensitibo sa Kalendaryo ug Oras

Bisan pa sa pinakamaayo nga adyenda, ang mga nanambong sa okasyon adunay mga gusto kon kanus-a sila gusto nga motambong sa ingon nga mga programa ug kung dili. Sa pipila ka mga seasonal nga mga industriya, kini usahay usa ka butang nga dili mahimo usab. Hunahunaa ang mosunod kon mag-iskedyul sa mga petsa ug mga oras alang sa imong kalihokan:

Ang mga nanambong gusto sa eskedyul sa buntag alang sa mga seminar
Gipili sa mga nanambong ang mga apresasyon dayon human sa trabaho
Ang mga Martes ug Huwebes mao ang mga popular nga mga adlaw sa tigum
Likayi ang paghimo sa mga miting sa Biyernes kung mahimo
Likay nga mag-iskedyul sa mga miting sa mga holiday ug sa bisperas sa mga holidays
Pagmatngon sa mga kinahanglanon sa pagbiyahe alang sa attendee alang sa kalihokan

Ang parehong hinungdanon mao ang pagtukod og usa ka dungog alang sa sugod sa oras ug sa pagtapos sa panahon - ilabi na alang sa tinuig o balik-balik nga mga panghitabo.

03 - Pag-ila sa usa ka Talagsaon ug Sayon nga Lugar

Kadaghanan sa mga miting sa negosyo gipahigayon sa mga hotel ug nga ang klase nga dapit ug dili mismo talagsaon. Mahimo nimong pugngan ang paghulma sa agup-op ug pagpangita og usa ka dako nga lugar nga dili pang-hotel o imong mahibal-an nga ang tanan nga mga hotel dili gibuhat nga managsama ug makakita sa usa ka dakung hotel. Ang nag-unang punto dinhi mao ang pagpili sa usa ka dapit diin gusto sa imong mga bisita nga moadto. Sa pagkatinuod, sila maglikay sa ilang rutina ug gusto nga makatagamtam sa maong kalihokan. Tagda ang mosunod nga mga butang:

Pagpili og lugar nga duol sa kadaghanan sa mga nanambong
Pagpili og dapit diin ang mga nanambong malipay
Pagpili og usa ka dapit nga nasinati sa paghimo sa susama nga mga panghitabo

Alang sa dugang mga tip sa pagpili sa usa ka lugar, siguruha nga susihon ang Giya sa Usa ka Panglantaw sa Plano sa Lugar nga Pagplano .

04 - Paglista og usa ka Tukmang Lista sa Bisita

Ang malampuson nga mga tigum adunay usa ka piho nga hilisgutan o mensahe ug gipunting nga mamiminaw alang sa maong mensahe. Kini bililhon sa pagtipon sa usa ka lista sa bisita nga naglakip sa mga angay nga mga nanambong, bisan pa nga kini gi-ranking sa han-ay sa kahinungdanon. Kasagaran, ang mga panon magtigum sa usa ka listahan sa agalon sa mga umaabot nga mga bisita aron dayon mabuksan ang miting ngadto sa mga masa. Mahimo lamang kini nga trabaho kung gusto nimong pun-on ang mga lingkoranan base sa gidaghanon nga dula.

Ang usa ka miting sa negosyo, komperensya, o seminar kinahanglan dili isipa nga paningkamot sa direkta nga mail sa 1-3% RSVP rates. Gipili nako ang mga kliyente sa pag-coach aron makamugna og piho nga mga lista sa mga target nga mga nanambong - mga tawo nga gusto nila nga makatambong nga malaumon nga adunay RSVP rates nga 50% o mas maayo.

Usa ka katapusan nga hunahuna mahitungod sa mga nanambong: Sulayi nga dapiton ang mga tawo nga susama nga ranggo ug kasinatian sa miting.

05 - Dapita, Imbitaha, Imbitaha!

Usa sa mga yawe sa pagkab-ot sa daku nga pagtambong sa imong kalihokan mao ang pinaagi sa pag-imbitar sa mga tawo og sayo ug mosunod. Kini nagpasabot sa pagpadala sa mga pahinumdom ngadto sa mga walay RSVP ug mga pagkumpirma niadtong adunay. Ang pagpadala sa usa ka pahinumdom nga panghitabo sa wala pa ang panghitabo sa pagkumpirma sa mga bisita dili sa kasagaran usa ka dili maayo nga ideya.

Importante nga makagama ang kahinam sa palibot sa panghitabo. Ang mga naandan nga naimprinta nga mga imbitasyon angayan, apan kini nahimong pamatasan usab nga magpa-email ug bisan social media depende sa imong mamiminaw. Sulayi kini nga paagi:

Hisguti ang kalihokan sa mga bisita nga ikaw o ang imong grupo nahibal-an sa personal sa dili pa magpadala sa mga imbitasyon.
Ipadala ang pagluwas sa petsa sayo sa proseso sa pagplano (papel o elektronik nga).
Ipadala ang usa ka detalyado nga imbitasyon, lakip ang highlight sa agenda (papel o elektronik nga) uban ang hangyo sa RSVP.
Ipadayon pag-usab ang detalyadong pagdapit uban ang personalized nga sulat ngadto sa personal nga mga higala o mga kaila (electronic). *
Pagsunod sa gipamatud-an nga mga bisita usa usa o duha ka adlaw sa wala pa ang gikatakda nga panghitabo (elektronik o sa telepono).

* Ikaw mahimo usab nga mopili nga pormal nga motawag sa mga bisita ug mohatag og usa ka personal nga pagdapit ngadto sa kalihokan.

06 - Ayaw Pagpaubos sa Gahum sa Personal nga mga Imbitasyon

Ang usa ka pisikal nga pagdapit - bisan kon giimprinta o elektroniko - maayo, apan dili kini pagaisip nga kapuli sa personal nga pagdapit sa mga higala, kaubanan, o mga kaila (gawas kon, siyempre, nagplano ka sa usa ka dako nga simposyum o kombensiyon nga adunay 500 o dugang nga mga nanambong). Kini mao ang lakang nga nakapahimo sa daghan nga mga panon nga mokupos ... dili nila gusto nga kuhaon ang telepono, apan kini mahimong magkahulogan sa kalainan tali sa taas nga mga rate sa RSVP (uban sa ubos nga walay-pagpakita nga mga rate) ug usa ka dili kaayo maayo nga pagtunga.

Alang sa pipila ka mga panghitabo, makatabang ang pagpaambit niining responsibilidad. Ang lista sa bisita sa usa ka panghitabo sagad gihipos gikan sa mga lista sa kontak nga gihuptan sa nagkalainlaing mga indibidwal, ug kadtong mga tawo nga adunay labing suod nga mga relasyon sa mga imbitasyon kinahanglan nga mohatag og direkta nga imbitasyon sa ilang mga bisita.

07 - Pagtukod og Reputasyon sa Paghatag og Maayo nga mga Programa

Ang tanan nakatambong sa mga maayong komperensya ug dili maayo nga mga komperensya. Ingon usab kini alang sa mga seminar ug uban pang pasalamat nga mga panghitabo. Maayo sa mga tigplano sa panghitabo, ang mga tawo kanunay nga makatagamtam sa mga miting nga ilang gitambongan.

Ang yawe dinhi mao ang pagtabang sa imong kliyente sa pagtukod og usa ka dungog alang sa paghatag og maayo nga mga programa sa negosyo. Sa yano nga kini daw, kung ang usa ka tawo nga nalingaw sa pagtambong sa imong katapusan nga panghitabo, siya mahimong mas makatambong sa umaabot nga mga programa - ug mahimo pa gani nga magdala og usa ka higala o kauban.

08 - Ipadala Follow Follow Communications ug Thank Attendees

Tungod kay ang mga tawo nagatambong sa mga miting sa pagtigum og bag-ong impormasyon, daghang mga nanambong ang mapasalamaton sa pagdawat sa dugang nga mga handout ug mga materyales nga mahimong gihisgutan sa mga presentador ug uban pang mga tawo sulod sa imong organisasyon. Ang follow-up usa ka maayong oportunidad sa pagpaambit sa maong kasayuran ug pagpaabot sa mga mensahe ngadto sa mga nanambong sa maong kalihokan.

Ang sulat sa pasalamat ug pag-follow up sa komunikasyon mao ang usa ka butang nga kasagaran wala makita sa daghang mga organisasyon, apan kadtong wala mag-ani sa mga benepisyo.