Alang sa daghang mga negosyo, ang mga account payable department wala makakuha og daghang pagtagad gawas kon adunay butang nga sayup. Bisan pa, adunay daghan nga makuha gikan sa mga account payable department nga maayong pagkadagan. Sa kasukwahi, adunay daghang mga problema nga maggikan sa usa nga limping. Kini nga departamento sa kasagaran adunay dako nga epekto sa negosyo sa cash flow , ug adunay mga oportunidad nga maangkon o mawala gikan sa pagpahimulos sa mga kasabutan sa pagbayad sa mga suppliers.
Ang usa ka hapsay nga mga account payable department kinahanglan nga makahimo sa pagpahimulos sa mga diskuwento sa tomo ug sa mga diskuwento sa una nga pagbayad ingon man pagtino sa pinakamaayo nga paagi sa paghupot sa labing kwarta nga anaa sa usa ka negosyo alang sa uban nga mga galastohan ug pamuhunan. Ang kini nga departamento kinahanglan usab nga makaseguro nga ang mga suppliers nagatuman sa ilang mga obligasyon base sa mga kasabutan ug kontrata, busa kung ang mga sukaranan sa kalidad o kalidad dili matuman, ang mga isyu masulbad ug tukma nga mga aksyong pang-koreksiyon ang gikuha.
Mga Komon nga Accounts nga May Bayad nga mga Problema
Bisan pa adunay daghang mga oportunidad sa pagputol sa mga gasto ug pagpagawas sa salapi, adunay daghan usab nga mga babag nga giatubang sa mga negosyo sa pagsulay nga makab-ot kini nga mga tumong. Nasayran nga ang pag-proseso sa papel sa papel sa 2014 mao ang usa sa pinakadako nga tinubdan sa mga problema alang sa daghang mga organisasyon, sa panahon nga gikinahanglan aron masulbad ang pag-invoice sa papel isip pinakadakong isyu.
Ang uban pang nag-unang mga tinubdan sa pag-atiman:
- Pagsiguro nga ang pagbayad gihimo sa tukmang panahon
- Pag-streamline sa proseso sa pagtugot sa invoice
- Pagbaton sa labing maayo nga mga termino sa pagbayad uban sa mga suppliers ug pagseguro nga ang mga obligasyon nahimamat sa duha ka bahin
- Pag-atubang sa lainlaing mga accounting ug mga sistema sa pag-invoice sa supplier
- Pagrekord ug pagsusi sa seguridad sa datos ug mga transaksyon
Daghan sa mga isyu nga gilista nga nahimong mas grabe o gibuhat pinaagi sa usa ka pagsalig sa paper invoicing. Ang nawala nga mga papeles usa ka kanunay nga suliran sa daghang mga organisasyon, nga magdala ngadto sa naulahi o wala nga bayad. Dugang pa, samtang ang ubay-ubay nga mga negosyante interesado sa pag-digitize sa ilang mga papeles, ang kadaghanan sa mga suppliers nagpadala gihapon sa papeles sa mga invoice o nagpadala kanila pinaagi sa fax.
Kadaghanan sa mga gagmay nga mga negosyo nagdumala sa ilang kaugalingong mga account payable paperwork, ug kadaghanan niini gihimo sa kamut. Tungod kay pipila ka mga suppliers ang gibalhin ngadto sa electronic billing, kadaghanan sa mga organisasyon naggasto og daghan nga mga manpower nga manwal nga pagsulod sa datos ug pagmugna og digital nga mga kopya sa dokumentasyon.
Ang paggamit sa dokumentasyon sa papel kanunay nga makapahinay sa proseso sa pag-apruba sa invoice tungod kay ang mga kopya kinahanglan nga himoon ug ipadala ngadto sa tukmang mga membro sa pagdumala alang sa pagsusi. Sa diha nga ang mga papeles dili dali nga ma-access o magamit sa usa ka digital nga format, usa ka hagit ang pag-analisar sa datos ug pagsiguro nga ang pinakamaayo nga mga kasabotan sa pagbayad nakuha ug nga ang mga obligasyon nahimamat. Sa panahon ug sa sayo nga pagbayad sa kasabutan nga kasabutan dali nga mawala kung ang mga negosyo dili makahimo sa pagbayad sa diha nga sila gikinahanglan, busa ang mga isyu nga may kalabutan sa mga papeles mahimo nga mahal.
Mga Pagpalambo ug Pag-optimize
Tungod sa kamatuoran nga ang ubay-ubay nga mga isyu nga may kalabutan sa hustong pagdagan sa mga account payable nga mga departamento nagagikan sa sama nga hinungdan sa mga hinungdan, adunay pipila ka mga kausaban nga mahimo sa mga organisasyon nga mag-atiman sa daghang mga kabalaka sa samang higayon. Tulo sa labing epektibo nga mga pamaagi nga ang mga negosyo mahimo nga mag-streamline sa ilang mga account payable nga mga proseso sa departamento mao ang:
- Gamiton ang pagkilala sa karakter sa pag-digitize sa mga papeles
- Pahimusli ang online nga mga portal nga mahimong makuha sa mga suppliers
- Paghimo sa mga pagdumala sa trabaho
OCR
Samtang daghang mga kompaniya kanunay nga nagpahimulos sa mga scanner aron makahimo og mga digital nga mga kopya sa mga papeles, kini sa kasagaran naglangkob lamang sa pagmugna og usa ka larawan sa usa ka dokumento nga gitipigan sa usa ka computer. Kini nagpasabot nga ang kasayuran kinahanglan gihapon nga masulod sa usa ka database, busa samtang ang pagkawala sa mga rekord dili kaayo usa ka isyu, kini nagkinahanglan pa og panahon.
Ang pagkilala sa obra sa karakter, o OCR, naglakip sa pag-scan sa usa ka dokumento ug pagkuha sa datos gikan niini. Kini nga data mahimong awtomatikong idugang sa database o spreadsheet. Ang proseso sa OCR makatabang sa pagpakunhod sa isyu sa mga kasayuran sa pagsulod sa manual data ug pagtugot sa impormasyon nga masulod sa diha nga ang mga papeles madawat. Ang OCR nagkinahanglan sa sama nga panahon alang sa usa ka empleyado nga ingon sa pag-scan sa usa ka dokumento aron sa paghimo og usa ka file sa imahe, ug sa kinatibuk-an kini wala magkinahanglan og bisan unsa nga mga lakang. Sa kada Gartner, adunay mga organisasyon nga maka-post sa 80 porsyento o labaw pa sa ilang mga invoice nga walay empleyado nga kinahanglan nga direktang nalangkit.
Supplier Portals
Ang pag-streamline sa proseso sa pagsulod sa mga invoices ug data ngadto sa usa ka sentralisadong sistema makahimo sa mga negosyo nga makahimo o mopahimulos sa usa ka online nga portal nga nagtugot sa usa ka negosyo ug mga suppliers sa pagsubay sa mga mando, pagtan-aw sa mga invoices ug tan-awon kung ang mga pagbayad gihimo. Ang paghimo niini nga datos nga anaa sa usa ka gidaghanon sa mga indibidwal sa usa ka organisasyon makatabang sa pagsiguro nga ang mga account payable department adunay tukmang pagdumala, ug kini makatabang sa pagpadali sa panahon nga gikinahanglan aron aprobahan ang mga invoices. Ang pagtugot sa mga suppliers nga maka-access sa portal makapahimo niining mga negosyo nga mosumiter sa mga invoices ug mga pagbayad sa track ingon man usab nga mahibal-an sa bisan unsa nga mga isyu sa mga suplay nga nadawat o mga isyu sa pag-invoice.
Pag-establisar sa mga Workflow ug mga Proseso
Apan ang usa ka organisasyon nagdesisyon sa pagdumala sa ilang mga paningkamot sa pagdumala sa datos, mahinungdanon nga adunay usa ka natukod nga proseso alang sa pagdumala sa mga account ug pagbayad. Kini makatabang sa mga negosyante nga maseguro nga ang mga operasyon nagtrabaho ug mahibal-an ang mga alternatibo kon kini mga problema o mosangpot sa mga kasaypanan o mga paglangay. Sumala sa Deloitte, kini nga mga proseso kinahanglan nga detalyado kon unsa ang ginabuhat sa mga account nga buhis nga departamento kon kini makadawat sa usa ka invoice, kung giunsa ang datos ang input ug gipaambit ug unsa ang proseso alang sa pag-aprub sa mga invoice. Adunay kinahanglan usab nga mga giya alang sa pagtino sa pinakamaayo nga mga pamaagi sa pag-atubang sa pagbayad sa nagkalain-laing matang sa mga suppliers.
Samtang ang daghang mga suppliers naghatag og diskwento alang sa pagbayad sa sulod sa 30 o 90 ka mga adlaw, dili kini angayan nga diskwento kon ang paghimo niini makapugong sa cash flow sa organisasyon. Gikinahanglan usab nga adunay usa ka paagi sa pagsusi nga ang kompaniya ug mga suppliers nagtagbo sa mga reseta sa usa ka kontrata o kasabutan. Ang pagtukod sa mga agianan sa trabaho alang sa pagdumala niini nga mga isyu makatabang sa mga organisasyon nga makahimo sa husto nga mga pagpili.
Kon ang mga suppliers dili sa paghatag sa panahon, sa igo nga kantidad o tukma nga kantidad sa stock, mga kompanya nga dili gusto sa pagbayad sa mga invoice hangtud kini nga mga butang nga masulbad. Ang usa ka workflow mahimong mahinungdanon sa pagtukod kung unsa ang kinahanglan buhaton kung kini nga mga isyu motumaw. Dugang pa, ang mga pagbayad ngadto sa mga suppliers kinahanglan usab nga himoon sa tukmang panahon aron malikayan ang pagkawala sa mga diskwento o paghimo sa mga silot alang sa ulahing pagbayad. Ang matag kasabutan sa suppliers kinahanglan nga dokumentado ug gibag-o samtang ang mga butang mausab, ug ang mga proseso kinahanglan nga masiguro nga ang matag asoy pagadumala sa hustong paagi.
Ang paghimo sa mga workflow makatabang usab sa kompaniya:
Pag-outsource
Ang pag-digitize sa mga rekord, pagpatuman sa OCR ug ang paggamit sa usa ka portal nga ang mga suppliers adunay access nga dili usa ka butang nga gikinahanglan alang sa gagmay nga mga negosyo, apan ang mga organisasyon kinahanglan dili maghunahuna nga ang gasto makapugong sa usa ka negosyo nga makahimo sa pagpahimulos niini. Samtang ang gasto sa paghimo ug pagmentinar sa mga sistema sa elektroniko mahimong mapugngan alang sa daghang gagmay ug medium nga mga organisasyon, ang paghimo sa sulod sa balay kasagaran dili gikinahanglan. Adunay nagkalainlain nga mga ikatulong partido nga mga abiyo nga ang mga organisasyon mahimo nga mag-outsource niini nga mga buluhaton ngadto. Ang mga organisasyon mahimong makakuha og outsourced nga tabang alang sa tanan gikan sa pagtukod sa usa ka OCR nga proseso aron sa pagtabang sa usa ka kompaniya sa pagmugna sa workflows alang sa pag-analisar sa mga kontrata sa supplier.
Samtang ang mga organisasyon dili makahimo sa pagpaagi sa mga gasto sa pagpatuman sa nagkalainlaing sistema sa IT sa ilang kaugalingon, ang pag-handle sa ikatulo nga partido mao ang kasagaran nga barato kaayo. Kinahanglan ang mga negosyo nga itandi ang mga galastohan sa paggamit sa mga partido sa gawas sa pagpalambo niini nga mga sistema batok sa potensyal nga pagtipig ug bili sa pagpagawas sa salapi, apan ang outsourcing nagtugot sa mga organisasyon sa pagpahimulos sa teknolohiya ug mga sistema nga sa kasagaran mahal kaayo.
- Siguroha nga ang mga order sa pagpalit gimugna alang sa matag bag-ong order
- Tinoa nga ang mga invoice nagtumbok sa mga produkto nga nadawat ug nahimamat ang mga kasabutan sa kontraktwal
- Susiha ang mga rekord aron maseguro nga ang mga pagbayad gihimo, nga kini gihimo sa tukmang panahon ug nga wala kini gi-duplicate
- Tinoa ang pinakamaayong pamaagi sa pagbayad sa mga invoice, sama sa EFT o credit card, aron mapakunhod ang bayad