Ang seminar mao tingali ang labing komon nga panghitabo nga gitukod sa mga tigplano. Ug ang kadaghanan nga mga seminar gikatakda nga usa ka ½ ka adlaw o tibuok nga adlaw. Alang sa mga interesado sa pagmugna og checklist alang sa pagplano sa usa ka seminar , ang mosunod adunay usa ka taas nga lebel nga istruktura alang sa pagplano ug pagpatuman sa seminar.
Ug alang niadtong nagplano sa usa ka multi-day o multi-session nga komperensya, ikonsiderar ang pagkuha sa susama nga paagi. Apan, ang checklist sa pagplano sa seminar hapit na lang.
01 - Pat-ura ang Katuyoan sa Hitabo
- Kinsa ang mamiminaw?
- Unsa ang hilisgutan sa seminar?
- Asa ka angay mahimutang?
- Nganong motambong ang mga tawo?
- Unsa ang agenda sa seminar?
02 - Ribyuha ang Giya sa Pagtin-aw sa Apex Event
Ang Konseho sa Industriya sa Convention nagtukod og usa ka sunod-sunod nga mga himan nga angay lantawon isip usa ka maayo kaayo nga tinubdan sa labing maayo nga mga buhat nga makatabang sa panghitabo o pagtambong sa tigplano aron sa pagsubay sa mga detalye sa mga plano sa mga panghitabo. Uban sa libre nga mga himan sa pag-download, kini makatabang sa bisan unsang event planner aron makahimo og lista sa mga may kalabutan nga mga detalye. Naglakip kini, apan dili limitado sa:
- Ang profile sa panghitabo (petsa, panahon, lokasyon, kontak, ug uban pa)
- Impormasyon sa pagkontak sa organizer sa panghitabo sa panghitabo
- Supplier nga impormasyon sa kontak
- Mga abyan nga profile
- Kinahanglan nga lugar
- Pagkaon ug ilimnon
- Mga kinahanglanon sa A / V
- Pag-andam / pag-andam sa lawak
03 - Paghimo og Profile sa Hitabo
Sa higayon nga ang usa ka planner adunay pipila sa mga batakang pangutana nga naglibot sa panghitabo, kini ang panahon sa pagsiksik sa posible nga mga dapit alang sa miting. Importante nga makigtambayayong sa event organizer / host aron mahibal-an ang matang sa lugar ug diin ang seminar mahimong labing sayon alang sa duha ka organizer ug bisita (ang listahan sa mga ideya mahimong walay katapusan):
- Lokal nga hotel
- Pasilidad sa lokal nga komperensya
- Pribado nga lugar sa restaurant
- Private museum museum / art gallery
04 - Outline Seminar nga Panginahanglan ug Reqeuest nga Lugar Mga Panugtanon.
Ang kadaghanan nga mga dapit malipayon nga maghatag ug pagbanabana alang sa usa ka posible nga seminar. Ang pag-catering o sales contact magkinahanglan sa mosunod nga impormasyon sa BEO :
- Posibleng (mga) petsa alang sa panghitabo
- Gidaghanon sa mga nanambong
- Pag-setup sa estilo sa lawak (klasehanan, u-porma, ug uban pa)
- Panahon sa panghitabo (asoy alang sa pag-setup / pagguba)
- Mga kinahanglanon sa pagkaon ug ilimnon
- Mga panginahanglan sa A / V (lakip ang mga screen, mics, ug uban pa)
- Pag-setup sa kwarto
Sugyot: Pag- hire sa usa ka A / V technician nga ipahinungod sa imong kalihokan gikan sa hotel.
05 - Kumpirma ug / o Pagpalambo sa Agenda
Kini importante alang sa event planner aron makigtambayayong sa event organizer / host tungod kay ang agenda agenda kanunay nga mag-usab gikan sa unang pag-istoryahanay hangtud sa aktwal nga adlaw sa maong kalihokan. Ang event planner kinahanglan nga andam sa pag-adjust sa plano ug pagtrabaho pag-ayo sa lugar aron maseguro nga ang tanan nga mga lihok hapsay.
06 - Pamatud-an ang BEO Agreement
Sa higayon nga mahibal-an sa planner ang target nga gidaghanon sa mga nanambong ug logistic requirements alang sa seminar, siya kinahanglan nga magkuha sa luna sa panghitabo ug may kalabutan nga mga kinahanglanon. Kadaghanan sa mga kasabutan kinahanglan magtugot sa planner nga usa ka oportunidad sa pagpakunhod / pagdugang sa mga kinahanglanon sa pagkaon ug ilimnon sa pipila ka adlaw sa wala pa ang panghitabo. Bisan pa, daghan nga mga kasabutan ang magatuman kon unsa ka dako ang ilang pagtugot sa usa ka grupo sa pagpakunhod sa gidaghanon, busa pagbanabana sa maayo.
07 - Paghimo og mga Komunikasyon sa Kalihokan ug mga Materyal
Kini usa ka butang nga adunay pipila ka mga tigplano nga nalangkit, samtang ang uban dili. Sa pagkatinuod, ang pipila ka tigplana nga tigplano ang responsable sa matag mosunod:
- Paghimo sa mga imbitasyon sa panghitabo
- Pag-imprinta nga agenda ug uban pang mga materyal
- Pagseguro sa mga regalo sa mga regalo / raffles
- Paghimo og mga badge sa ngalan
- Mga karatula sa pagpadala ug pagpasalida
08 - Magtrabaho nga Malipayon Sa Host sa Kalihokan aron Finalize ang Logistics
Sa wala pa ang panghitabo, adunay pipila ka importante nga mga lakang nga ang usa ka tigum sa tigum nahuman sa wala pa ang panghitabo. Kini naglakip sa pagkumpirma sa mosunod:
- Mga mamumulong sa panghitabo
- Kinahanglanon ang mga kinahanglanon sa A / V
- Ang ihap sa attendance sa panghitabo
- Mga tahas ug responsibilidad sa host
- Mga panginahanglan sa materyal nga panghitabo (check multiple times)
09 - Pag-setup sa Hitabo
Siguroha nga tugutan ang panahon sa iskedyul sa BEO alang sa setup sa panghitabo , ug kini girekomendar nga moabot sa mga duha ka oras sa dili pa ang hitabo.
Sugyot: Kon ang seminar gikatakda sa buntag, pangutan-a ang contact sa sales sa venue aron tugutan ang imong grupo sa pagtukod sa gabii sa wala pa (apan ayaw ibilin ang bisan unsa nga bililhon sa public site).
Ang tanan nga mga kalihokan nga materyales, handouts, signage, display, mga regalo, mga lamesa sa pagrehistro , mga badge sa ngalan ug daghan pa kinahanglan nga andam alang sa maong kalihokan.
Pahimangno: Usahay ang mga mamumulong mag-usab sa mga slide sa gabii ug maghatag og bag-ong mga pasundayag nga kinahanglan nga idugang sa power point 10 minutos sa wala pa ang kalihokan.
10 - Pagpatay sa Hitabo
Human sa imong pag-andam, panahon na alang sa seminar. Pagpaabut sa mosunod:
- Ang uban nga mga nanambong kanunay nga moabut sa sayo.
- Ang uban nga mga nanambong kanunay nga moabut sa ulahing bahin.
- Anaa kanunay ang usa ka matang sa technical glitch.