Nganong Himoon ang Minutes sa Meeting sa Corporate Board?
Adunay tinuod nga daghang mga hinungdan sa pagkuha ug pagrekord sa mga minuto sa imong mga miting sa korporasyon.
Ang una ug labing importante nga katarungan sa paghimo sa mga miting sa mga miting mao ang pagbaton sa usa ka rekord sa unsay imong nakahukom. Naglingkod ako sa mga miting sa board diin walay usa nga makahinumdom sa desisyon nga gihimo sa board pipila ka bulan na ang milabay. Nga adunay usa ka butang nga gisulat alang sa imong negosyo,
Ang ikaduha nga rason alang sa corporate board minutes mao ang alang sa fiduciary ug liability purposes. Ang mga sakop sa Board anaa sa posisyon nga pagsalig. Naghimo sila og mga desisyon mahitungod sa salapi nga gipamuhunan sa mga shareholders sa korporasyon, ug kinahanglan nila nga mapamatud-an nga sila milihok nga maalamon, sa labing maayo nga interes sa korporasyon, ug walay mga panagbangi sa interes . Ang pagbaton sa mga miting sa board nga mga minuto makatabang sa board nga pamatud-an nga sila nagbuhat sa maayo nga pagtoo ug malikayan ang personal nga responsibilidad sa ilang mga lihok.
Ang ikatulo nga katarungan mao ang katuyoan sa buhis. Ang usa ka korporasyon usa ka lahi nga kompaniya gikan sa tagsa-tagsa nga mga shareholders. Sa pagsiguro nga imong gitago ang maong panagbulag, ang mga miting sa board meeting naghatag og usa ka rekord.
Kon wala sila, ang IRS o mga ahensya sa estado mahimong dili makasulud sa kahimtang sa buhis sa negosyo. Ang usa ka korporasyon nga wala magpakita nga ang paglihok ingon nga usa ka entidad nga bulag sa mga tag-iya makahimo sa usa ka lisud nga sitwasyon sa buhis.
Adunay balanse alang sa mga negosyante nga maningkamot sa taliwala sa pagsiguro nga ang mga miyembro sa board naghimo sa ilang katungdanan ug gipanalipdan, batok sa taas, wala'y tumong nga mga miting sa board nga nag-usik sa panahon sa mga miyembro.
Atong hisgutan ang maong balanse sa niini nga artikulo.
Karon nga gihisgutan na namo ang mga hinungdan sa pagdumala sa miting sa ministro, ania ang pipila ka mga kasaypanan nga gihimo sa mga negosyo, ug pipila ka mga hunahuna kon unsaon sa pagtul-id kanila.
Dili Paghimo ug Pag-apod-apod sa usa ka Agenda sa wala pa ang Miting
Laing dagkong sayop nga gihimo sa mga korporasyon sa ilang mga miting sa board wala magtakda og agenda sa dili pa ang miting ug dili pag-apud-apod sa agenda, ug may kalabutan nga mga dokumento sa dili pa ang miting. Ang agenda kinahanglan nga maglakip sa piho nga kantidad sa oras alang sa matag butang sa agenda. Ang pagbaton sa usa ka piho nga agenda dili lamang makapahimo sa panagtigum nga mas hapsay, apan kini nagpadala sa board (ug si bisan kinsa nga nagbasa sa mga minutos sa ulahi) nahibalo sa kamahinungdanon sa matag butang sa agenda.
Kana wala'y gipasabot nga usa ka butang nga dili moabut sa agenda kon kini mahinungdanon ug dinalian, apan ang mga butang mahimong madugang sa agenda pinaagi sa pagbotar. Ug daghan nga dinalian kinahanglan nga pagdumala sa mga ehekutibo, dili sa board.
Nawad-an nga Mahinungdanon nga Mga Bahin sa Mga Miting sa Board Meeting
Ang panig-ingnan alang sa mga minutos sa tigum kinahanglan maglakip sa:
- Ang petsa, oras, ug lokasyon sa miting
- Ang sinugdanan ug katapusan nga panahon, ug mga panahon nga gigahin alang sa piho nga mga butang sa agenda
- Unsa nga matang sa miting sa board - regular, espesyal o tinuig (ang tanan nga mga estado nagkinahanglan sa mga korporasyon nga adunay usa ka tinuig nga miting)
- Kinsa ang mitambong, nga nagtan-aw sa mga direktor, bisita, ug mga kawani, ug walay mga board member ang wala dinhi. Ang mga ngalan sa bisan kinsa nga moabut sa kadugay o sa pagbiya sa sayo kinahanglan nga makita.
- Pagtino kon usa ka korum anaa. Ang usa ka korum sagad nga gikinahanglan sa mga balaod sa kinatibuk-an sa bisan unsang mga boto nga makuha. Ang gikinahanglan sa korum kasagaran labaw sa katunga sa mga miyembro. (Alang sa usa ka board sa siyam ka mga miyembro, pananglitan, lima ka mga miyembro kinahanglan nga motambong alang sa usa ka korum).
- Kung ang mga presentasyon gihatag sa mga komite o uban pa, lakip ang mga ngalan ug mga titulo sa mga presentador.
Ang Meeting Minutes Too Specific
Tingali ang kinadak-ang sayop nga ginahimo sa mga board mao ang pag-require sa detalyadong kasayuran sa mga diskusyon (usahay mga argumento) ug mga proseso. Ang mga miting kinahanglan nga magpakita sa mga resulta sa mga desisyon, dili ang nagsulti kung unsa ang gihisgutan. Himoa nga ang imong board mao ang pagbotar sa motion nga ibaligya ang usa ka bag-ong linya sa mga produkto.
Ang miting sa mga minuto kinahanglan nga mag-ingon: "Pag-uswag aron makadugang usa ka bag-ong linya sa mga panakot. Kon ang grupo adunay panaghisgut, kinahanglan nga magrekord ka sa gitas-on sa panaghisgutan ug i-summarize kini, apan dili kinahanglan nga imong isaysay ang detalye mahitungod sa panaghisgutan.
Mga Butang nga Dili Naigo
Sa pikas tumoy sa kolor, pipila ka mga minuto dili igo nga igo aron sa paghatag og kasayuran ug pagpugong sa mga miyembro gikan sa kasamok. Kung ang desisyon dili nagkahiusa, usa ka rekord kung diin ang mga sakop sa board nagkasayop, nga nagpugong (ug mamatikdan kung ang abstention tungod sa usa ka posible nga panagbangi sa interes).
Samtang dili kinahanglan nga irekord ang paghuyop sa matag diskusyon, o kinsa ang nagsulti unsa. Apan aduna'y igong kasayuran sa mga minuto aron ipakita ang diwa sa panaghisgutan.
Ang Mga Kapangulohan sa Panimalay Labaw Na
Walay usa nga ganahan sa taas nga mga miting, apan adunay pipila ka mga paagi sa pagpamubo sa miting ug mga minuto. Mahimo nimo matipigan ang oras sa tigum sa board pinaagi sa paghimo sa usa ka pag-uyon sa pag-uyon. Sa panguna, kini nga hilisgutan usa ka lista sa mga isyu nga mahimo dayon nga atubangon nga walay panaghisgutan. Ang lista mahimong maglakip sa mga minuto gikan sa miaging miting, pinansyal, ug mga taho gikan sa mga komite o sa CEO.
Ang consent agenda, ug ang mga report ug ubang impormasyon, kinahanglan ipanghatag sa dili pa ang tigum aron ang mga miyembro adunay kahigayonan sa pagbasa niini. Dayon, sa miting, ang pag-uyon sa aghat kabahin sa proseso sa miting. Ang bisan kinsa nga sakop sa lupon mahimong magpatunghag usa ka pangutana o kabalaka mahitungod sa pag-uyon nga adyenda, apan kon walay mga isyu, ang tibuok nga pag-uyon sa agenda mahimong pagboto sa usa ka higayon.
Ang Sayop nga Uri sa mga Desisyon
Usa ka kompaniya sa kompaniya ang naghimo sa mga desisyon sa kinatibuk-an Ang adlaw-adlaw nga mga desisyon gihimo sa mga ehekutibo sa korporasyon base sa maong palisiya. Usahay ang mga board overreach ug maningkamot sa paghimo sa mga desisyon nga labing nahibilin sa pagdumala.
Dili Pag-aprobar sa mga Minuto
Makatintal kini, diha sa kalingawan sa mga miting sa board, nga kalimtan ang mga minuto. Apan kini mahinungdanon sa pagsiguro nga ang mga minuto sa hustong pagsaysay sa sulat ug diwa sa miting. Ang mga minuto giisip nga "draft" hangtud nga gi-aprobahan.
Dili Pagtipig sa mga Rekord sa Mga Miting sa Miting
Human sa tanan nga kasamok nga imong adtoon aron makahupot og maayo nga mga minuto alang sa imong korporasyon, ayaw kalimot nga ipabilin ang imong mga meeting sa mga minuto sa dapit nga luwas ug maadtoan. Paghimog usa ka proseso sa pagtipig sa mga minuto diha sa usa ka libro sa rekord sa korporasyon, o "diha sa panganod," sa usa ka file nga gipanalipod sa password.
Gikalimtan ang Pag-ila sa Papel sa Sekretaryo sa Kompanya
Kadaghanan sa mga katungdanan nga may kalabutan sa mga minuto sa korporasyon anaa ubos sa domain sa secretary sa korporasyon. Ang usa ka maayo nga sekretaryo sa korporasyon usa ka arte, ug kini nga mga indibidwal kasagaran wala giila nga igo. Ihambal ang "salamat" sa sini nga tawo sing regular.
Wala Maglakip sa usa ka Attorney isip usa ka Advisor sa imong Board of Directors
Ang kasayuran sa niini nga artikulo wala gituyo aron mahimong buhis o legal nga tambag, ug ang tagsulat dili usa ka abogado. Kung ang imong korporasyon pribado man o publiko (uban sa mga gipanghatag sa publiko nga mga bahin), kinahanglan nga adunay usa ka abogado nga nagtambag kanimo kon unsaon paghimo sa mga gimbuhaton sa korporasyon, ug pagtambong sa mga importanteng tigum sa board aron sa pagsiguro nga ikaw ug ang imong board gipanalipdan.