Bisan pa, samtang ang pagplano sa panghitabo mahinungdanon kon gusto nimo nga hapsay ang kalihokan, gusto usab nimo ang mga resulta gikan sa tanan nimong paningkamot.
Mao nga ang imong organisasyon kinahanglan mag-recruit sa usa ka "komite sa panon."
Unsa ang Komite sa Host?
Ang "komite sa panon" lahi sa usa ka tradisyonal nga komite sa pagplano sa panghitabo. Imbis sa mga tawo nga aktibo nga nagplano, nag-iskedyul o nagtukod alang sa mga panghitabo sa adlaw o gabii, ang komite sa panon mao ang usa ka team nga naggamit sa iyang mga network aron sa pagsiguro nga ang panghitabo usa ka hit. Ang ubang mga miyembro sa komite sa panon mahimong mopili nga:
- Awhaga ang ilang mga higala, pamilya o mga kauban sa pagpalit og mga tiket
- Pagkolekta og mga auction item gikan sa mga lokal nga negosyo
- Paghimo og mga koneksyon sa mga vendor alang sa mga premyo sa pultahan o kalan-on sa panghitabo
Siyempre, adunay daghan nga mga paagi nga ang usa ka komite sa panon makahimo sa imong mga buhat sa paglihok nga mas maayo kay sukad masukad . Hunahunaa ang komite sa panon ingon nga aktwal nga panon sa usa ka partido; usa ka tawo nga nagdapit sa pinakamaayo nga bisita, nahibal-an kung kinsa ang motawag alang sa pagkaon o dekorasyon ug mahimong magkonektar kanimo uban sa mga tawo nga naghimo sa maong kalihokan nga malampuson nga kalampusan.
Tungod kay ang komite sa panon makadugang sa mga pundo nga madawat sa usa ka panghitabo o makakuha og dugang nga pagtagad sa media, ang pagpangita ug pagrekrut sa mga husto nga mga tawo mahinungdanon.
Kinsa Pagpili alang sa Komite sa Imong Host
Ang usa ka tinuod nga mapuslanon nga committee committee dili maglakip sa mga paid marketers o mga event planner. Hinunoa, kinahanglan nga sila'y daghan nga moapil nga mga membro sa imong kasamtangan nga grupo, donor base o mga boluntaryo nga adunay mga koneksyon ug ang kaandam nga makab-ot.
Ang imong komite sa panon makahimo gikan sa pipila lamang ka mga tawo ngadto sa mga dosena.
Ang mas daghan nga mga tawo sa imong komite, ang dugang nga epekto nga ilang mahimo sa pagtinabangay sa kalampusan sa imong panghitabo.
Makita nimo ang mga komite sa komite sa hapit bisan asa, lakip ang:
- Usa ka sakop sa board o chairperson sulod sa imong organisasyon
- Ang mga boluntaryo nga hilabihan nga nalambigit sa komunidad
- Usa ka nagdonar nga adunay mga koneksyon sa lokal nga mga negosyo
- Usa ka donor o board member nga adunay daghang kontak sa imong hingpit nga demograpikong donor
- Mga boluntaryo nga nahibal-an sa mga tigbaligya o mga tag-iya sa lugar
- Mga lokal o nasyonal nga mga artista kinsa kanunay nga nagpasiugda alang sa imong hinungdan
Sa higayon nga makit-an nimo ang mga indibidwal nga gusto nimo nga moapil sa komite sa panon; kini ang panahon sa pag-recruit kanila.
Kon Unsaon Pag-recruit ang Komite sa Host
Pangita ug pakigkontak sa mga indibidwal nga mohimo sa maayo nga mga komite sa komite sa panon. Bisan pa, ayaw lang hangyoa nga adunay usa ka komite sa panon. Ang usa ka pormal nga pagdapit mao ang labing maayong paagi sa pag-recruit sa mga miyembro sa komite.
Sa usa ka pagdapit sa committee committee, importante nga ilakip ang:
- Kompletoha ang impormasyon mahitungod sa panghitabo ug sa imong organisasyon (petsa ug lugar)
- Impormasyon mahitungod sa katuyoan sa panghitabo (pagpangolekta alang sa piho nga hinungdan)
- Mga pananglitan kon unsaon nga ang usa ka miyembro sa komite sa panon makatampo
- Usa ka petsa sa pagtubag o pagkonektar sa imong team
- Usa ka "abanse" salamat sa pagpahibalo kanila nga ikaw naghinamhinam sa pagdapit kanila
- Ang imong ngalan / contact nga tawo ug impormasyon sa pagkontak
Siguroha nga ang mga potensyal nga mga miyembro nasayud nga ang ilang pagkalambigit mailhan ug mapasalamatan ug nga sila makahimo sa usa ka mahinungdanon nga epekto pinaagi sa pagsalmot.
Kon nahibulong ka kung unsaon paghimo sa imong sulat sa pagdapit sa komite sa panon, adunay daghan nga mga ehemplo sa mga kauban nga dili pangnegosyo nga mga website. Kung nangita ka ug sayon nga magamit nga template, kopyaha ug i-paste ang template sa ubos ug isulat ang imong impormasyon sa matag braket.
[Petsa]
Minahal nga [Insert Name]:
Ako nagsulat aron ipahibalo kanimo ang mahitungod sa usa ka kulbahinam nga panghitabo nga [Ang Ngalan sa Imong Organisasyon] nagplano alang [Bulan] sa [Pagsulod sa Lungsod].
Sa [Bulan + Tuig (kung lahi kay sa kasamtangan)], [Ang Organisasyon] nagdala sa [Ngalan sa Kinhitabo] sa [Dakbayan] aron sa pagdugang sa kahibalo mahitungod sa [hinungdan / sosyal nga isyu / problema nga inyong mga address sa organisasyon] mga programa / inisyatibo / paningkamot].
[Idugang ang may kalabutan nga kasayuran mahitungod sa panghitabo / tumong / tema].
Ang maong kalihokan ipahigayon sa [City] sa [Event Venue (kung aduna kamo niini)] sa [petsa ug oras].
[Unang Ngalan], higugmaon namo ang imong tabang sa paghimo niini nga panghitabo-ug uban pa nga sama niini-usa ka kalampusan. Kon gusto ka nga mahimong usa ka bahin sa niini nga panghitabo, ingon man usab sa umaabot nga mga panghitabo, kami labing mapasalamaton kon imong dawaton kining pormal nga imbitasyon nga mahimong kabahin sa among komite sa panon.
Adunay pipila ka yano nga mga paagi nga makaapil:
- Ipakigbahin ang imong ngalan, o ngalan sa imong organisasyon, isip usa ka sakop sa komite sa panon
- Dapita ang imong mga kauban, mga higala, ug mga silingan aron mopalit ug [lamesa / tiket] sa among (mga)
- Pag-apil kanamo alang sa panghitabo
- [Pagsumiter og espesipikong hangyo nga gibase sa pagkatawo, mga koneksyon.]
Ganahan usab kami niini kon imong hunahunaon ang paghimo sa imong kaugalingon nga lamesa ug pagdapit sa mga higala ug mga kauban sa usa ka gabii nga kalingawan. Ang imong ubay-ubay nga suporta makatabang kanamo sa pagsabwag sa pulong mahitungod sa [hinungdan] ug makahimo gayud og epekto.
Ang usa ka sakop sa [Organisasyon] makigkita kanimo sulod sa [Insert timeframe] aron paghisgot sa mga detalye sa komite sa host ug sa paghisgot sa imong pagkalambigit, kung ikaw interesado.
Naghinamhinam kami nga makigtambayayong kanimo sa paghimo sa [Ngalan sa Kinatawhan] ug kalampusan sa umaabot nga mga panghitabo! Salamat sa inyong manggihatagon nga konsiderasyon ug suporta.
Kinasingkasing,
[Imong pangalan]
[Posisyon sa Organisasyon]
[Ngalan sa organisasyon]
[Contact number]
Pagkahuman sa Imong Pag-recruit sa Komite sa imong Host
Sa higayon nga imong gidapit ang imong pinili nga mga miyembro sa komite, makadawat ka ug mga sulat o tawag sa pagdawat. Hinoon, sa dili pa kamo makasulod sa mga detalye sa panghitabo o unsa ang gusto ninyo nga ilang buhaton, mag-iskedyul og mubo nga pagpakigkita sa komite. Sa walay pagpangayo ug bisan unsa gikan kanila, pasagdi sila:
- Pakigsultihi ang usag usa
- Hisguti kon sa unsa nga paagi sila nalangkit sa imong organisasyon
- Susiha ang mga materyal o mga presentasyon mahitungod sa imong hinungdan / trabaho
- Mga ideya sa brainstorm mahitungod kon unsaon sila sa pagtampo
Gikan didto, mahimo nimo nga mahibal-an nila ang imong mga tumong sa paggasto sa salapi, ug kung unsa ang gusto nimo makita nga magtrabaho nga magkauban (pagdapit sa mga kontak o pag-adto sa mga ayroplano nga mga butang). Sila mahimo usab nga bahinon ngadto sa "mga sub-komite" kon ikaw adunay usa ka dako nga grupo
Siyempre, dili kini ang trabaho sa host committee nga mag-inusara aron sa pagplano ug pagpatuman sa imong kalihokan. Ang usa ka komite sa panon kinahanglan nga magtrabaho uban sa imong mga boluntaryo o komite sa pagplano sa panghitabo aron sa pagbaligya sa mga tiket, pagsiguro nga ang mga bag-o nga sponsorship nga mga pangangkon giangkon, daghan nga mga butang sa subasta , ug nga ang gabii mahimong usa ka hit alang sa mga nanambong.
Pag-ila sa Paningkamot sa Komite sa Imong Host
Kung mahuman na ang panghitabo, ang imong mga komite sa komite sa host kinahanglan nga usa sa unang mga tawo nga imong gipasalamatan, sa kalihokan ug sa sinulat nga pasalamat sa adlaw human. Kon mas daghan ka nga moapil sa komite sa panon, mas daghan sila nga andam nga mag-host sa umaabut.
Pangitaa ang mga tawo sulod sa imong organisasyon o komunidad nga makatabang kanimo sa pag-host sa imong sunod nga panghitabo. Makahimo sila og dako nga kalainan sa kantidad sa salapi nga imong gipataas ug sa mga programa nga imong mahimo nga suportahan.