Sa wala pa ikaw mag-andam ug ipanghatag ang W-2 nga mga porma

01 - Himoa nga Sigurado Ka Na nga Gi-classify ang mga Trabahante isip mga empleyado

Ang empleyado usa ka trabahante nga naghimo sa trabaho sa direksyon sa usa ka amo. Sa kinatibuk-an, ang bisan kinsa nga naghimo sa mga serbisyo alang sa usa ka organisasyon usa ka empleyado kung ang organisasyon makontrol kung unsa ang pagabuhaton ug kung unsaon kini pagabuhaton.

Sa laing bahin, ang usa ka kontraktor nga gawasnon usa ka indibidwal o negosyo nga naghatag og mga serbisyo ngadto sa lain nga indibidwal o negosyo. Ang independente nga kontratista usa ka lahi nga negosyo sa negosyo ug dili giisip nga empleyado. Ang pipila ka mga ehemplo sa mga independenteng kontraktor mao ang mga konsultant, ahente, o mga brokers. Ang trabaho sa mga kontraktwal nga mga kontraktor sa kasagaran dili sulagma o dili kinahanglanon sa negosyo; pananglitan, usa ka paglimpyo, payroll processor, o serbisyo sa IT.

Basaha ang dugang mahitungod sa pagklasipikar sa mga trabahante isip mga empleyado o mga kontraktor , ug pagkonsulta sa usa ka abogado alang sa tabang.

02 - Check Distribution ug Pag-file sa mga Petsa alang sa Current Year

Duha ka mga lakang ang nalambigit sa proseso sa W-2. Ang unang lakang mao ang pag-apod-apod sa mga porma sa W-2 ngadto sa mga empleyado. Ang ikaduha nga lakang mao ang pag-file niining mga porma sa Social Security Administration. (SSA)

Ang deadline alang sa pag-apod-apod sa mga empleyado ug pag-file sa SSA mao ang Enero 31 sa mosunod nga tuig. Kini usa ka bag-o nga nauna nga deadline alang sa pag-file sa SSA aron matabangan ang paglikay sa pagpanglimbong sa buhis. Basaha ang dugang mahitungod sa W-2 ug 1099 nga mga deadline.

Siguraduhaan nga imong ihatag ang mga empleyado sa ilang mga porma sayo sa Enero, busa sila adunay panahon sa pagsusi kanila, aron mapugngan ang mga kasaypanan.

03 - Check Employee W-4 nga mga Porma

Ang mga nagpatrabaho kinahanglan nga adunay usa ka W-4 nga porma sa file alang sa tanan nga mga empleyado sa tanang panahon. Ang porma sa W-4 naglakip sa kasayuran nga gikinahanglan alang sa pagtino sa kantidad sa pagpugong sa pederal nga income tax sa empleyado, gamit ang status sa kaminyoon, gidaghanon sa mga dependent, ug bisan unsa nga dugang nga mga kantidad ang ibayad.

Ang porma sa W-4 kinahanglan mahuman sa pag-hire ug sa bisan unsa nga oras nga gusto sa empleyado nga magbag-o. Ang empleyado kinahanglan nga mag-usab sa porma sa W-4 kung ang personal nga kasayuran sa empleyado (apil ang kahimtang sa kaminyoon ug gidaghanon sa mga dependente) nga mga pagbag-o o kung ang address sa empleyado nausab. Ang empleyado mahimo usab nga mag-usab sa W-4 nga porma sa bisan unsang oras sa pag-usab sa kantidad sa pagpugong.

Matag tuig sa dili pa matapos ang tuig, ang mga amo kinahanglan nga mohangyo sa tanan nga mga empleyado sa pagribyu sa W-4 nga porma aron sa pagsiguro nga ang personal nga impormasyon tukma.

Ang pagsiguro nga ang mga empleyado adunay tukma ug kasamtangang impormasyon sa Form W-4 makatabang kanimo sa pagpangandam ug pag-apod-apod sa mga porma sa W-2.

04 - Tigumon ang Payroll Information alang sa W-2 nga mga Porma

Una, kinahanglan nimo ang pipila ka mga basehang kasayuran mahitungod sa imong kompaniya alang sa tanan nga mga porma sa W-2:

• Ang numero sa imong employer ID sa imong kompaniya
• Ang ngalan, adres, ug zip code sa negosyo
• Ug ang imong kompanya sa buhis sa numero sa pag-ila sa estado

Dayon, magkinahanglan ka sa pagkuha og kasayuran mahitungod sa matag empleyado, ang personal nga kasayuran ug impormasyon sa payroll:

• Ang ngalan sa empleyado ug adres ug numero sa social security o uban pang numero sa tax ID
• Ang kantidad nga gibayad sa maong empleyado: total nga sweldo, mga tip, ug uban pang bayad
• Ang kantidad sa federal income tax gipugngan
• Mga suhol sa seguridad sa katilingban (kutob sa maximum nga kantidad sa Social Security alang sa tuig)
• Ang sweldo sa Medicare ug ang mga tip ug ang buhis sa Medicare gipugngan, lakip na ang dugang nga buhis sa Medicare alang sa mga empleyado nga adunay taas nga kita.
• Gibayran ang mga gipangayo nga empleyado
• Ang mga benepisyo sa pag-atiman sa dependent nga gibayad, ug uban pang mga benepisyo mahimong pabayran sa empleyado
• Alang sa matag estado diin ang empleyado nagtrabaho, ang mga suhol sa estado ug mga tips nga gibayad ug ang buhis sa estado income gipugngan
• Ang lokal nga suhol ug tip nga gibayad ug ang lokal nga buhis sa kinitaan wala ibutang.

05 - Pag-usisa sa Pagproseso sa W-2 - Sa unsang paagi lalang ang W-2?

Kung ang imong kompaniya bag-o sa pagproseso sa payroll, o kung ang kahimtang sa payroll nausab bag-o lang, maayong usbon ang proseso sa pagpangita, paghuman, ug pag-apud-apod sa mga taho sa katapusan sa tuig ngadto sa mga empleyado. Mahimo nimong makuha ang mga porma sa W-2 gikan sa tindahan sa opisina, imong CPA, gikan sa buhis o accounting software, o gikan sa IRS.

Mubo nga sulat: Dili ka maka-download sa mga porma sa W-2 gikan sa IRS o bisan asa sa Internet. Kopya A sa W-2 nga porma anaa sa usa ka piho nga kolor sa pula nga tinta ug dili makopya. Kinahanglan mo nga ipasulod ang porma sa IRS sa Kopya A sa Social Security Administration (kini ang kopya nga imong gitipigan ug ipadala sa Social Security sa katapusan sa Pebrero).

Ania ang pipila ka mga kapilian alang sa pag-andam sa mga porma sa W-2:

• Paggamit sa accounting software . Kung adunay pipila lang ka mga empleyado ug mogamit ka sa accounting software, mahimo ka nga makapalit og usa ka pagdugang sa pag-andam sa mga porma sa W-2 gamit ang software.
• Naggamit sa software sa pagpangandam sa buhis. Kon mogamit ka sa usa ka komon nga mga programa sa paghimo sa software sa buwis, bisan sa online o sa usa ka bersyon sa desktop, ug imong gipalit ang negosyo nga bersyon sa niini nga software, susiha aron masuta kung naapil ang pagproseso sa W-2. Si Shirley Elmblad, Giya sa Financial Software, adunay usa ka artikulo kabahin sa mga software reviews sa buhis
• Paggamit sa gipalit nga mga porma sa W-2 . Ang mga dagkong kompaniya sa suplay sa opisina adunay pre-print nga W-2 nga mga porma nga gamiton sa software sa usa ka CD nga nagtugot kanimo sa pag-input sa impormasyon alang niining mga porma sa kamut ug i-print kini sa imong tig-imprinta.

Ang bisan unsang pamaagi nga imong gigamit sa pagkompleto ug pag-imprinta sa mga porma sa W-2 kinahanglan usab nga adunay mga porma sa transmission nga W-3 .

06 - Paghukom Unsaon Ipanghatag ang W-2 nga mga Porma sa mga empleyado

Sa higayon nga imong gibuhat ang W-2 nga mga porma, ang imong sunod nga desisyon mao ang pag-apod-apod sa mga empleyado. Hinumdomi nga ang deadline sa pag-apod-apod sa W-2 forms ngadto sa mga empleyado mao ang Enero 31 sa tuig human sa tuig sa pagbuhis. Pananglitan, ang mga amo nga gikinahanglan nga mag-apod-apod sa tuig sa buhis sa 2016 nga W-2 hangtud sa Enero 31, 2017, aron ipanghatag kini.

Adunay duha ka mga kapilian sa pag-apod-apod sa giimprinta nga mga porma sa W-2 ngadto sa mga empleyado: ipadala kini o iapud-apod kini ngadto sa mga empleyado. Kon ang usa ka empleyado magpili sa ilang W-2 nga porma sa persona, mahimo nimo nga ipa-senyor sa empleyado nga ang porma makuha, aron malikayan ang mga pangutana kon kini nahuman ba.

07 - Susiha ang mga Kasaypanan sa Dili pa Ikaw Nagpadala sa W-2 nga mga Porma sa mga empleyado

Aron makunhuran ang mga isyu ug kinahanglan ipadala pag-usab ang W-2 nga mga porma, susiha ang mga porma sa W-2 alang sa mga kasaypanan, gamit kining checklist. Kasagaran nga mga kasaypanan sa W-2 naglakip sa paggamit sa porma sa sayup nga tuig, pagkapakyas sa paglakip sa kasayuran, pagbutang sa kasayuran sa sayup nga kahon, ug pagkapakyas sa pagpugong sa Social Security nga labing gihuptan.

08 - Pagdumala sa mga hangyo sa empleyado sa pagdoble sa W-2 nga mga Porma

Ang mga empleyado sa kasagaran dili makapahimutang o mawad-an sa mga porma sa W-2 ug mahimong moadto sila sa imong departamento sa payroll nga naghangyo sa kopya sa ilang W-2 Form. Sa wala pa mo-apod-apod sa mga porma sa W-2, palandonga kon unsaon nimo atubangon ang mga hangyo:

• Kon nakapag-imprinta ka sa mga porma sa sulod, pwede nimo i-print ang porma sa W-2 ug ihatag kini o i-mail kini sa empleyado.
• Kon ang porma giandam pinaagi sa usa ka serbisyo sa payroll sa gawas, mahimo sila nga magbayad kanimo sa gasto sa pag-print ug pagpadala sa porma. Mahimo nimong ipabayad ang mga empleyado alang sa unang doble nga porma, o usa ka ikaduha nga kopya sa usa ka tuig (kini mahitabo!).

Bisan unsa ang imong paghukom, maayong ideya nga ipaambit ang imong polisiya mahitungod sa mga duplicate forms ngadto sa mga empleyado. Ang pag-charge alang sa mga duplicate nga mga porma ingon og sobra, apan mahimo nga maputol ang gidaghanon sa nawala nga mga porma nga kinahanglan nimo nga atubangon.

09 - Pag-file sa W-2 ug W-3 nga mga porma sa Social Security Administration

Human nga nakahukom kung unsaon pag-andam sa W-2 nga mga porma ug gipanagtag kini nga mga porma sa mga empleyado (sa Enero 31 sa tuig human sa tuig sa pagbuhis), ang imong sunod nga desisyon mao ang pagtino kon unsaon pagtubag niini nga mga porma sa Social Security Administration (SSA) .

Ang tanan nga mga porma sa W-2 kinahanglan ipasaka sa Social Security Administration, kauban ang usa ka transmit nga porma nga W-3 . Duha ka mga kapilian alang sa pagsumite niini nga mga porma:

• Mahimo ka nga mag- file online sa seksyon sa Business Services Online sa Social Security website. Kinahanglan nimo nga magparehistro una, unya kompletoha ang angay nga mga porma sa internet. Kon kamo mag-file online sa BSO, dili kinahanglan nga maglakip sa W-3 nga mga porma.
• Mahimo usab nimo mailang makompleto ang mga porma sa W-2 uban sa Form W-3 ngadto sa Social Security Administration.

Ania ang dugang kasayuran kung unsaon pag- andam sa usa ka W-3 nga porma .

10 - Susiha ang mga Regulasyon sa Estado alang sa Pag-apud-apod sa W-2 nga mga Porma

Kon makompleto mo ang usa ka W-2 nga porma alang sa usa ka empleyado, usa ka bahin niana nga porma (Kopya 1) gitudlo nga isumiter sa estado diin ang empleyado magtrabaho. Kon ang empleyado nagtrabaho sa labaw pa sa usa ka estado, kinahanglan ka nga mosumiter og usa ka kopya sa W-2 nga porma sa matag estado.

Ang matag estado adunay nagkalainlain nga mga kinahanglanon alang sa pagpasa sa mga porma sa W-2 ug bisan unsang mga porma sa pagpadalag. Susiha ang imong buhis nga awtoridad sa estado o departamento sa buhis sa estado aron mahibal-an nga ang mga kinahanglanon sa estado.

UPDATE: Daghang mga estado ang nahiuyon sa bag-o nga Enero 31 nga deadline sa pag-file sa W-2 sa SSA.

Magbasa pa bahin sa mga buhis sa payroll sa estado.