Ang vendor mopagawas sa usa ka bid nga gibase sa pagsabot sa mga kinahanglanon nga gilatid sa RFP, ug ang mga nag-apil nga mga bid nga paga-bansayon aron makahimo sa pagpili sa mananaog nga vendor o usa ka mubo nga lista sa mga vendor kinsa unya maghatag sa mga presentasyon sa kompaniya .
Pagdisiplina sa Pagpangayo alang sa Proposal Document
Ang RFP nga dokumento mahinungdanon sa pag-angkon sa usa ka vendor kinsa makatuman sa mga kinahanglanon sa negosyo sa kustomer. Kung ang dokumento nga sayup, pinaagi sa dili klaro nga mga kinahanglanon, kulang nga mga kinahanglanon, o dili makatarunganon nga mga kinahanglanon sa vendor , nan ang proseso sa RFP magdala ngadto sa dili kompleto nga mga bid, o sa pipila ka mga kaso, walay mga bid. Ang mga vendor dili kinahanglang mosumiter sa mga bid ngadto sa matag RFP nga ilang nadawat, ug bisan kung mahimo nila ang pagtuman sa mga kinahanglanon sa RFP, sila dili makabaton sa kapasidad sa paghatag sa mga gikinahanglan sa husto nga panahon. Ang ulahi kasagarang makita kung ang usa ka customer magpadala sa RFP ngadto sa mas gagmay nga mga tigbaligya kinsa mahimo nga mga lider sa ilang natad apan walay paagi o kapasidad sa pagtuman sa mga panginahanglan sa kustomer.
Ang matag RFP magkalahi base sa mga kinahanglanon nga gihubit ug ang piho nga mga panginahanglan sa kustomer. Bisan sa sulod sa sama nga kompaniya, ang usa ka RFP nga dokumento mahimong magkalahi sa pag-focus depende sa mga nag-una nga kinahanglanon. Alang sa pipila ka mga RFP, ang focus mahimong sa presyo, samtang ang uban mahimong mag-focus sa mga panahon sa paghatud o sa kalidad nga mga kinahanglanon alang sa mga butang nga gikinahanglan.
Mga Piho nga Kinaiyahan sa RFP Document
Adunay pipila ka bahin sa dokumento nga gikinahanglan. Pananglitan, ang matag RFP kinahanglan nga adunay usa ka piho nga petsa ug oras diin ang kustomer nagkinahanglan sa tanang potensyal nga mga suppliers nga mosumite sa usa ka bid. Kung ang mga bids nga gisumite human sa petsa, kinahanglan nga ilabay kini. Kon ang usa ka vendor dili mahimong mosumiter sa usa ka bid sa panahon, nan kini mahimong magpaila sa usa ka posible nga isyu sa organisasyon ug tingali mga problema sa pagpadala.
Hinuon, ang kustomer kinahanglan nga mohatag sa mga vendor og igong panahon sa pagsumite sa usa ka bid. Kung ang mga kinahanglanon labi ka komplikado, ang mga magpapatigayon tingali kinahanglan nga magtigum sa usa ka tim sa pagtubag aron mabungkag ang mga kinahanglanon ngadto sa mga dapit nga ilang masabtan ug unya magtigum sa usa ka bid. Kung ang timeline nga gihubit sa RFP mubo kaayo, ang mga tubag mahimo nga dali nga madala ug ang mga tigbaligya mahimong makatag-an sa komplikado sa proyekto, kay sa hingpit nga pagsabut niini. Kini modala ngadto sa dili tukma nga mga bids ug usa ka us aka proseso sa RFP.
Ang RFP nga dokumento kinahanglan magpakita sa proseso kung ang mga tigbaligya adunay dugang nga mga pangutana mahitungod sa mga kinahanglanon nga gilatid sa RFP. Ang mga tigbaligya kinahanglan dili tugotan sa pagtawag sa customer tungod kay kini mahimong modala ngadto sa usa ka vendor nga gihatagan dugang nga kasayuran nga naghatag kanila sa usa ka competitive nga bentaha.
Labing maayo ang paghikay sa usa ka tawag sa komperensya aron ang mga representante sa matag vendor makapangutana ug makapaminaw sa mga pangutana nga gitumong balik sa kliyente. Kini nagsiguro sa pagkamatarung sa proseso sa bidding.
Ang usa ka RFP nga dokumento kinahanglan usab tin-aw nga magtino sa pormat sa vendor RFP nga tubag. Kung kini dili tin-aw nga gipasabot, ang mga tubag ipadala nga anaa sa nagkalain-laing mga format ug imposible nga itandi ang mga bids sa vendor. Ang format sa tubag kinahanglan nga magpaila kon unsa ang gikinahanglan gikan sa vendor sa matag seksyon, sama sa mga pakisayran, mga resume sa mga potensyal nga mga sakop sa team, usa ka dokumento uban sa mga vendor nga nakasabut sa mga kinahanglanon, ug usa ka format alang sa pagpalit. Kung ang matag vendor magsunod sa husto nga tubag nga format, kini makahimo sa pagtandi sa mga bids nga mas sayon.