Unsa ang Buhaton sa Dili pa Mobiya alang sa mga Pangilin
Ang pag-andam sa imong opisina sa dili ka pa magsugod alang sa bakasyon nagkinahanglan og maayo nga pagpangandam. Ang tukma nga pag-messaging magsiguro nga ang imong mga kustomer, mga vendor, ug mga empleyado mahimong magplano sa palibot sa pagsira, ug kana nagpasabut nga dili nimo atubangon ang daghang mga reklamo sa dili pa ug human sa break. Kinahanglan nga kini alang sa bakasyon nga walay kabalaka ug usa ka angay nga pahulay.
Ania ang usa ka yanong checklist sa mga lakang, gikan sa paghimo sa mga mensahe sa wala pa ang mga holiday aron pag-reset sa mga thermostat, nga maghimo sa imong holiday nga hapsay ug mapuslanon.
01 - Hibaw-i ang mga empleyado, mga kustomer, ug mga vendor
Mahimo nimo ipahibalo ang mga kustomer pinaagi sa imong website ug ang automated attendant message sa imong sistema sa telepono.
Ang mga vendors (ilabi na kadtong adunay reoccurring delivery schedules) kinahanglan ipahibalo pinaagi sa email, telepono, o regular nga postal mail.
02 - Pag-ila sa mga Personnel sa Seguridad o mga Serbisyo
Hibaw-i ang imong kawani sa seguridad o serbisyo sa seguridad mahitungod sa umaabot nga mga petsa sa panapos. Siguroha nga ang imong mga security providers adunay updated nga emergency contact list nga naglangkob sa impormasyon sa pagkontak, lakip ang mga numero sa telepono, alang kanimo ug sa imong mga importanteng empleyado. Kinahanglan nilang mahibal-an kung kinsa ang makontak sa panghitabo sa usa ka isyu sa seguridad bisan kung ang opisina gisirado alang sa negosyo, ug kinsa ang gitugutan sa pagtukod sa panahon sa pagsira.
03 - Pag-usab sa Automated Attendant Greeting
Usa ka semana o duha sa dili pa ang pagtapos, pagrekord sa usa ka automated attendant nga pagtimbaya sa imong sistema sa telepono nga nagpatin-aw nga ang buhatan pagasirhan sulod sa taas nga panahon. Ilakip ang petsa nga imong pagasirhan ug kung nagpaabut ka nga moabli pag-usab. Sa dili ka pa magbiya, isulat ang ikaduhang automated nga pagtimbaya nga nagpasiugda kung kanus-a ka mobalik ug, kon angay, nga ang mga nanawag kinahanglan nga mag-direkta sa bisan unsang mga pangutana kung wala ka.
Kung naghatag ka ug mga serbisyo sa emerhensiya, sama sa pagpainit ug pagpabugnaw, paghugas sa tubo, o uban pang mahinungdanon nga serbisyo sa kostumer, siguroha nga sultian ang imong mga callers kung unsaon pagkab-ot sa imong serbisyo sa pagtubag o sa imong cellphone sa panahon sa usa ka emerhensya.
04 - Pasidan-i ang imong Answering Service
Hibaw-i ang imong pagserbisyo sa mga petsa nga ang opisina pagasirhan, ug i-update ang imong contact list uban sa mga numero sa telepono sa mga empleyado nga anaa sa tawag. Siguroha nga nahibal-an nila kon kinsa ang makontak sa piho nga mga kahimtang; dili nimo gusto nga ang mga top-level managers magpahibalo sa higayon sa usa ka isyu sa paghatud, pananglitan.
05 - Pag-usab sa mga Pagbati sa Voicemail
Kon ang imong telepono nga sistema makatugot sa mga empleyado sa pagdawat sa eksternal nga mga tawag sa ilang mga lingkuranan, tudloi sila sa pagrekord sa usa ka "closed for the holidays" nga mensahe o "out of office" nga pag-abi-abi sa voicemail nga naghatag sa mga tumatawag sa mahinungdanong mga detalye mahitungod sa panapos. Ang mga empleyado kinahanglan magpahibalo sa mga nanawagan kung kanus-a sila mobalik sa buhatan ug unsa ang buhaton kung kinahanglan nila ang dihadiha nga tabang samtang ang buhatan sirado. Sa kadaghanan nga mga kaso, dili nimo gusto ang mga empleyado nga mohatag sa personal nga impormasyon sa pagkontak.
06 - Pagpakunhod sa mga Thermostat, Ibalik ang Kagamiton sa Opisina
Luwasa ang kusog ug kwarta pinaagi sa paghimo o reprogramming sa imong mga thermostat sa opisina sa panahon sa pagsira. Mahibulong ka sa mga savings nga mahimo nimo maangkon, ug tingali kini usa ka maayong PR nga oportunidad; ipakita nga ang imong kompaniya mapasalig sa pagtipig sa mga kapanguhaan.
Mahimo usab nimo nga makadaginot ang kusog ug salapi pinaagi sa pagputol sa tanang mga kagamitan nga dili importante sa opisina, lakip ang mga suga sa desk, mga copy machine, mga printer, ug mga computer.
07 - Backup Servers
Kon ikaw adunay mga kompyuter ug mga tigtagad, siguroha nga ang backup nga pagbalik naglakaw sa husto sa wala pa ug human sa pagsira. Guntinga ang imong pagkaladlad sa usa ka katalagman pinaagi sa pag-iskedyul sa imong panarbaho sa sayo alang sa usa ka sayo nga pickup, imbis maghulat sa negosyo nga pag-ablihan. Kini usa ka dapit diin gusto nimo nga adunay tin-aw nga instruksyon kung kinsa ang makontak kon adunay problema, busa seguroa nga ang imong serbisyo sa pagsanong husto nga gipahibalo.
08 - DILI Mawala
Adunay pipila ka kagamitan sa opisina nga dili nimo kinahanglan nga isira, lakip ang:
- Mga fax machine
- Sistema sa telepono
- Mga server ug mga backup system
- Refrigeration units
- Mga sistema sa seguridad