Labaw ka mahinungdanon, gikinahanglan ang paghatag kasayuran kon unsaon sa pagkontak sa usa ka tawo sa negosyo samtang anaa sa layo.
Makalagot kaayo alang sa usa ka kustomer nga motalikod ug dili mahibal-an unsaon sa pagkontak kanimo. Dili igsapayan kon ang imong posisyon anaa sa halin, pag-alagad o bisan pagpalambo sa produkto. Ang tanan nga tawag sa mga customer importante ug gikinahanglan nga maatiman sa propesyonal nga pamaagi.
Ang sulod sa email nga nagpahibalo sa mga kustomer ug mga kaubanan nga naningkamot sa pagpakigsulti kanimo pinaagi sa email kinahanglan nga nahiuyon sa sulod sa mensahe sa tingog nga motimbaya sa mga nanawag. Kon ikaw naggamit sa Outlook 2010 ug konektado sa usa ka Microsoft Exchange server, i-klik ang tab sa File, dayon i-klik ang Automatic Replies icon.
Dayon kini magsugod sa proseso sa paglalang sa usa ka temporaryo nga email nga gipadala ngadto sa tanan nga nagpadala sa usa ka email samtang wala ka sa opisina. Ang awtomatik nga tubag gipadala tungod kay imong gipadagan kining temporaryo nga mensahe. Ang usa ka sunod-sunod nga listahan sa mga instruksyon alang sa pagmugna niini nga email mahimong makita dinhi: Out of Office email alang sa Outlook Exchange
Kung wala ka konektado sa usa ka Microsoft Exchange server, ang proseso lahi ra tungod kay walay "Automatic Replies" icon niining mga matang sa email accounts. Ang usa ka pagtulun-an sa matag lakang aron sa pagmugna niining sama nga matang sa email alang sa dili mga tigbalita mahimong makita dinhi: Out of Office alang sa tanan
Ang sunod nga lakang mao ang paghimo sa sulod sa email nga ipadala ngadto sa tanan nga magpadala kanimo og mga email samtang ikaw layo sa opisina. Kini nga e-mail kinahanglan magpahibalo kung unsa ka dugay ikaw mahilayo sa opisina, kung unsaon ka makab-ot sa panahon sa imong pagkawala (kung angay) ug kinsa sa negosyo ang makontak imbes nimo kung dili nimo gusto nga maabot sa panahon sa imong panahon gikan sa opisina.
Pananglitan:
Hello,
Salamat sa imong email. Sa pagkakaron nawala ako sa opisina ug mobalik sa Lunes, Disyembre 1. Limitado ang akong pag-access sa email niining panahona, mao nga ang akong tubag tingali nga nalangan. Kon kinahanglan nimo ang dihadiha nga tabang, palihug ipadala ang email sa akong assistant, Barbara Colson. Ang iyang email address mao ang bcolson@xyz.com.
Happy Holidays!
Shahira
Ang Microsoft naghatag og templates ug uban pang mga ehemplo nga makita dinhi: Out of Office templates ug mga ehemplo. Ayaw kalimti ang pagtalikod niining temporaryo nga mensahe kung magbalik ka sa opisina, kung dili, ang bisan kinsa nga nag-email kanimo human sa imong pagbalik sa buhatan padayon nga makadawat niining sama nga mensahe.
Karon nga imong gibuhat ang outgoing email, ang pagmugna sa usa ka susama, makanunayon nga outgoing nga mensahe sa tingog nga dali ang paghangyo sa tanan nimong mga callers. Gamita ang sama nga mga pulong gikan sa email, paghisgut kung kinsa ang kinahanglan nga makontak sa imong pagkawala ug ipahayag kon ikaw mobalik.
Alang sa mensahe sa tingog, gikinahanglan ang paghatag sa numero sa telepono sa tawo, inay sa ilang email address.
Pananglitan:
Hello,
Nakaabot ka sa lamesa ni Shahira Raineri. Palihug paminawa kining tibuok nga mensahe. Mosulod ako sa buhatan hangtod sa Lunes, Enero 5. Kon kinahanglan nimo ang dinalian nga tabang, palihug tawga ang akong assistant, si Barb Colson. Ang iyang numero sa telepono 212-555-xxxx.
Naghinamhinam ako nga makigsulti kanimo sa akong pagbalik. Salamat.