Ang mga tigplano sa pagtambong sa panghitabo ug tigum gilauman nga makatampo o makasulat sa pormal nga mga sulat sa pagdapit ug mga materyales alang sa mga tigum, mga panaw sa insentibo ug uban pang mga programa nga ilang giorganisar. Kini dili kinahanglan nga ingon sa usa ka hilabihan nga buluhaton, apan kini importante nga sundon ang pipila ka mga lakang sa pagsunod sa tukma nga pagdapit sa pamatasan ug paglikay sa kulang nga importante nga mga detalye alang sa imong mga bisita.
Ania Unsaon:
Paghimo og tema sa kalihokan. Sa dili pa mosulat ang pormal nga mga sulat ug materyales sa pagdapit, ang mga tigplano kinahanglan nga mosiguro nga sila adunay usa ka makapadani nga tema alang sa programa. Ang mosunod nga mga pangutana makatabang pagsugod sa proseso sa brainstorming: Kini ba usa ka educational conference, seminar o insentibo nga pagbiyahe? Diin kini gipahigayon? Unsa ang talagsaon mahitungod sa maong destinasyon o lugar? Unsa ang kasarangan nga eskedyul alang sa panghitabo? Unsa ang pipila sa mga tumong sa likod sa programa? Ngano nga buot ang usa nga mitambong motambong? Kini nga mga pangutana makatabang sa pagtukod og usa ka talagsaon nga tema sa panghitabo.
Paghimo og electronic invitation. Daghang pormal nga mga sulat sa pagdapit ug mga materyales alang sa dagkong mga panghitabo karon gibalhin sa mga sistema sa pagparehistro sa online tungod sa gidaghanon sa mahinungdanon nga kalihokan sa mga logistik nga kinahanglan makuha sa panahon sa proseso sa RSVP: spelling sa mga ngalan, impormasyon sa pagkontak, mga kinahanglanon sa pagkaon, kakulangan sa panginahanglan, mga panginahanglan sa transportasyon, detalye sa programa, impormasyon sa kalihokan ug daghan pa. Mubo nga sulat: Ang dili kaayo komplikado nga mga panghitabo mahimong mogamit sa usa ka pahina sa web o graphic design image nga gipadala pinaagi sa email aron sa pagpahat sa mga detalye sa panghitabo ug sa mga kontak sa RSVP.
Paghimo og imprinta nga imbitasyon. Depende sa kinaiya sa imong programa o panghitabo, ang pagdapit sa maayong pamatasan mahimong magsugyot nga ikaw kinahanglan nga magsulat sa pormal nga mga sulat sa pagdapit ug mga sulat aron ang imong mga bisita mahibalo nga imong gipabilhan ang ilang presensya. Lahi kini kay sa mga materyales sa panghitabo; Hunahunaa ang usa ka yanong card sa pagdapit nga naghatag og bililhong impormasyon sa imong bisita, lakip ang host ug ang iyang pamagat, tema sa panghitabo, (mga) petsa ug / o oras (s), ug usa ka kontak sa RSVP.
Pagsulat sa pormal nga mga imbitasyon sa panghitabo. Isip kabahin sa elektronik nga imbitasyon, kinahanglan nga imong i-outline ang taas nga lebel nga kasayuran mahitungod sa programa ug panghitabo. Pananglitan, kon kini usa ka insentibo nga biyahe o multi-day conference, gusto nimong i-apil ang mosunod: ang destinasyon, nag-una nga hotel / conference venue, ang nag-unang hilisgutan, mga mamumulong (lakip ang bios), iskedyul, mga kalihokan, logistics, ug mga detalye mahitungod sa pagrehistro. Ang mga sulat nga imbitasyon ug mga materyales kinahanglan maghatag sa mga bisita og katarungan sa pagtambong, ug kanunay maglakip sa tawag sa paglihok.
Ang pamatasan sa pagsimba nagsugod sa overview sa destinasyon / venue. Sa dihang nagsulat sa pormal nga mga sulat nga imbitasyon ug mga materyales, kini kanunay'ng labing luwas nga hunahunaon nga wala'y usa nga nahimutangan sa dapit diin ikaw nag-host sa programa. Kana nagpasabut nga imong isulat ang usa ka hamubo nga pagsabot sa destinasyon ug / o hotel / pasilidad / lugar diin ang programa gipahigayon. Kon nagplano ka sa usa ka multi-day event, hupti kini nga kasayuran ingon nga taas nga lebel kutob sa mahimo, apan siguroha nga adunay igong kasayuran aron sa paghatag sa bisita uban ang talagsaong mga pagsabut mahitungod sa dapit, ug kung nganong kinahanglan nila nga ibutang ang ilang panahon didto uban kanimo.
Gikinahanglan ang iskedyul sa kalihokan. Kon nagplano ka sa usa ka multi-day event sama sa usa ka programa sa insentibo, ang mga materyal sa imbitasyon kinahanglan maglakip sa daghang mga detalye kutob sa mahimo aron ang mga bisita sa husto nga magplano sa ilang panahon uban kanimo. Kini nagpasabut nga ang imong imbitasyon kinahanglan nga moila sa mga pamaagi sa pag-abot ug mga panahon nga sila gilauman nga moapil, mga panahon alang sa mga miting sa negosyo ug mga kalihokan (ug pagpili sa mga kalihokan), kasayuran mahitungod sa mga pagkaon ug impormasyon sa pagbiya.
Ang pamatasan sa pagdapit nagkinahanglan og mga paghulagway sa mga kalihokan. Sa pagsulat sa pormal nga mga sulat ug materyales sa pagdapit, paghatag og usa ka kinatibuk-ang paghulagway sa nagkalainlain nga mga kalihokan aron matabangan ang mga bisita nga mahibal-an kung unsa ang ilang gusto Ang imong golf program usa ka 1/2 ka adlaw o tibuok adlaw nga panghitabo? Unsa ang "klase" sa maong sapa nga mga sapa nga molutaw? Unsa ang taas nga dapit diin ikaw nag-host sa maong kalihokan, ug unsa ka taas ang buhaton sa biking nga programa sa mountain? Unsa ang gitas-on sa panahon sa usa ka class painting ug unsay ilang makat-unan?
Ang pamatasan sa pagdapit nagkinahanglan og kasayuran mahitungod sa pagtagbo sa logistics. Pag-usab, sa paghunahuna nga ikaw nag-host sa usa ka multi-day nga programa, ang mga bisita kinahanglan nga ihatag uban ang mga detalye mahitungod sa matag usa sa mosunod nga mga butang:
- Mga pagbiyahe sa biyahe
- Pagrehistro sa panghitabo
- Mga reservation sa balay
- Mga pagbalhin sa airport
- Bodega sa sinina
- Panahon
- Check-in procedures
- Mga dili balor nga mga butang
- Mga kawani sa staff nakontak
Pagpalambo sa katapusang agenda sa kalihokan. Kini lahi kaysa una nga mga materyal sa imbitasyon apan kinahanglan nga ihatag sa mga dinapit nga bisita sa pag-abot o sa wala pa sa pagtambong sa usa ka kalihokan. Kini kinahanglan nga maglakip sa usa ka oras matag oras (kini maayo sa pagsagol sa mga oras) nga kinatibuk-ang pagsabut kon unsa ang natakda kung kanus-a ug diin. Kung dunay daghang mga track nga pang-edukasyon nga gikatakda sa samang higayon, makatabang ang pag-outline sa mga track sa grupo aron ang mga nanambong nahibalo unsa nga mga hilisgutan ang gikatakda kung kanus-a ug diin.
Himoa ang kalihokan welcome letter. Daghang mga tigplano ang nakigbisog sa unsang impormasyon nga kinahanglan o dili kinahanglan nga iapil sa mga sulat nga abi-abi. Ang pinakamaayo nga tambag mao ang paghupot sa simple nga mensahe nga abi-abi ug ipahibalo sa mga bisita nga sila giabi-abi ug gipasalamatan. Ang pamatasan sa pagdapit nagsugyot nga ang sulat kinahanglan nga pirmahan sa opisyal nga tigdumala sa panghitabo.
Ang usa sa labing gihikalimtan nga mga butang nga imbitasyon sa panghitabo mao ang pahibalo sa pagbiya. Isip kabahin sa welcome letter ug bisan unsang mga gasa sa pag-abot, importante nga ipataput ang mga detalye kon unsaon pagbiya ang mga bisita.
Pagmugna og mga menu card. Nagplano ka man nga adunay pamahaw, paniudto o panihapon, ang mga bisita kanunay nga nagpabili sa pagtan-aw sa mga menu card nga naglatid sa mga butang sa menu alang sa matag kurso sa pagkaon. Naghatag kini kanila og usa ka butang nga pagahisgutan sa diha nga ang pagpundok sa uban diha sa ilang lamesa ug tugotan ang maghulat nga mga kawani nga dali nga makakuha og mga pagpili sa menu gikan sa mga bisita, nga nagtabang sa paghimo sa eskedyul sa track. Hinumdomi: Kung nagplano ka sa usa ka espesyal nga sorpresa sa panahon sa pagpangaon, sama sa usa ka gipaangay nga dessert sa pipila ka talagsaon nga kalingawan, makatabang ang paghupot niadtong mga butang gikan sa menu card aron sa pagdugang sa espesyal nga epekto.
Pagmugna og mga kard sa pagpasalamat nga gift note. Bisan kini usa ka gasa sa pag-abot o usa ka gasa nga unlan, ang matag apresasyon nga gasa kinahanglan adunay kard nga gift note. Usa kini ka oportunidad sa pagpalig-on sa mga mensahe sa "salamat" ug himoa nga ang imong mga bisita mobati nga talagsaon. Makatabang ang paglakip sa mga pulong ug mga mensahe nga nagpakita sa tema sa panghitabo mismo.
Paghimo mga indibidwal nga pahibalo sa pagbiya.
Sa adlaw sa wala pa mobiya, ipahibalo ang mga pahibalo ngadto sa mga bisita nga mga lawak nga nagpahinumdom kanila kung sila mobiya, lakip na ang numero sa paglupad ug panahon sa pagbiya. Naghatag kini og oportunidad nga ayuhon ang bisan unsang mga kasaypanan nga wala pa matagad sa panahon sa pag-iskedyul sa logistics.
Mga Sugyot:
- Siguroha nga ikaw adunay usa ka dakung graphic designer ug usa ka proseso sa pagrehistro sa online. Ang hagit sa gihapon karon mao nga daghan nga nagkalainlain nga online nga mga sistema sa pagrehistro sa panghitabo ang naglungtad, apan kini nagkinahanglan sa daghang pag-customize o ang paggamit sa mga sistema sa ikatulo nga partido giisip nga gamay nga presyo sa usa ka gidawat nga basehan. Mao nga daghang mga tigplano ang nagsalig gihapon sa ilang mga gamit ug mga kahinguhaan sa panimalay.
- Pangitaa ang imong kaugalingon nga usa ka dakung tindahan nga stationery. Bisan pa ang mga organisasyon nagkadaghan sa pag-gamit sa mga electronic forms sa komunikasyon, nga wala pa makapuli sa epekto nga giimprinta mga imbitasyon ug mga materyal sa panghitabo. Pangitaa ang mga galamiton nga modayeg sa tema sa imong kalihokan, ug mag-usab-usab sa estilo sa papel ug gidak-on aron makamugna og dugang interes ug drama. Makita sa imong mga bisita ang paningkamot.
- Paghimo og usa ka template ug pagsundog gikan didto. Ang mga tigplano kinahanglan nga maghimo og usa ka sulud nga mga imbitasyon nga mga sulat ug mga materyales, ug ipa-update ang bag-ong mga panghitabo gikan sa mga templates sa mga naunang mga programa ug mga panghitabo. Siyempre, ang mga bag-ong stationery, graphics, teksto, ug uban pa, kinahanglan nga pilion ug gamiton, mao nga adunay gikinahanglan nga pag-customize matag higayon.