Ang Organisasyon mao ang Yawi sa Usa ka Malampuson nga Komperensya
Ang pagplano sa komperensya lahi sa ubang mga matang sa pagplano sa panghitabo ug naglakip sa dugang mga lakang.
Ang mga komperensiya lagmit nga mahimong dagkong mga hitabo nga sagad nagkinahanglan ug usa ka tuig o kapin pa aron magplano. Ang listahan sa imong buhaton mahimo maglakip sa pagpili sa usa ka lugar, pagpareserba sa mga kwarto sa hotel, pag-establisar sa pagrehistro sa online, pag-angkon sa mga mamumulong, pag-organisar sa mga suite sa pagkamaabiabihon, pagpahigayon og exhibit hall, pag-iskedyul sa mga miting, pagdumala sa pagkaon ug ilimnon ug daghan pa. Ang pag-andam sa maayong pagkaorganisar nga giya sa pagplano sa komperensya nga nagpakita sa mga lakang usa ka kinahanglanon alang sa bisan unsang malampuson nga tigplano sa komperensya.
Ang mosunod nga mga lakang makatabang kanimo sa pag-andam sa giya sa plano sa komperensya nga magsilbing usa ka plano alang sa pagplano sa bisan unsang komperensya. Ipahiangay ug usba ang giya pinasikad sa panghitabo nga imong gihan-ay ug ipadayon kini. Kon giandam ug gigamit sa hustong paagi, sa dili madugay mahimong imong labing bililhon nga himan sa pagplano sa komperensya.
Pagsugod sa Mga Sukaranan
Ang unang bahin sa imong giya sa pagplano sa komperensya kinahanglan nga maglakip sa mga sukaranan mahitungod sa komperensya:
- Petsa ug oras sa panghitabo
- Ang lokasyon sa panghitabo (kon nahibal-an)
- Katuyoan sa panghitabo
Ilakip ang bisan unsa nga nailhan nga mga elemento, sama sa mga alternatibong petsa o gidaghanon sa mga nanambong.
Unsa ang Plano?
Sa dili pa magplano sa nagkalainlaing mga elemento sa usa ka komperensya, kinahanglang mahibal-an nimo kung unsa ang nagkalainlain nga mga elemento ug kung asa kini nahisama sa kinatibuk-ang plano sa imong panghitabo.
Busa pagkuha og pen ug pad o paglingkod sa atubangan sa computer ug sugdi pagsulat ang tanan nga mosantup sa hunahuna. Ayaw kabalaka sa paglista sa mga butang sa han-ay sa kahinungdanon o sa bisan unsang matang sa kronolohikal nga han-ay. Kana moabut sa ulahi. Sa pagkakaron, mahimo nimong himoon ang usa ka dugay apan yano nga bersyon sa imong to-do-list, nga gibuak ngadto sa nagkalain-lain nga mga sangkap nga adunay kaugalingon nga pagdumala nga tagsa-tagsa sa panahon sa proseso sa pagplano.
Kini nga seksyon mahimo nga ilista ang bisan unsa sa mosunod:
- Lugar nga pagpili
- Pagpili sa hotel
- Luna sa panagtigum
- Mga serbisyo sa pagkamaabiabihon
- Nagpakita ang mga conference hall ug mga booth
- Pagbukas nga seremonya
- Pagpangrehistro sa tigpamaba / mamumuno
- Pag-rehistro sa pagtambong
- Mga pamaagi sa pagbiyahe
- Mga badge sa pagtambong
- Programa sa mga panghitabo
- Pagkaon ug ilimnon
- Audio-visual
- Mga kawani sa lugar
Pagdala og dugang nga panahon sa pag-compile niini nga lista aron dili nimo kalimtan ang bisan unsang butang ug ipadayon ug idugang ang bisan unsa nga moabut sa ulahi. Ayaw kabalaka sa daghang natala nga nalista; Ang katuyoan dinhi mao ang paghunahuna sa tanan nga butang karon aron imong maplano ug madumala ang matag butang nga maayo.
Pagpili og usa ka Lugar
Sa higayon nga imong determinado kon ang komperensya ipahigayon ug adunay pagsabut sa kinatibuk-ang gilapdon sa panghitabo, ang sunod nga lakang mao ang pagpili sa usa ka lugar.
Depende sa gidak-on sa komperensya, mahimo ka nga mopili sa usa ka lugar alang sa tanan sa imong mga panginahanglan sa komperensya, gikan sa exhibit hall ngadto sa mga meeting room, banquet hall, ug mga hotel room. Kon ang komperensya dako kaayo nga ma-accommodate sa usa ka lugar, pangitaa ang usa ka lugar nga duol sa mga hotel sa gawas o mga dapit sa pagpanghugas aron ang mga sumasalmot sa komperensya dili kinahanglan nga mobiyahe nga layo kaayo gikan sa usa ka kalihokan sa komperensya ngadto sa lain.
Hunahunaa ang Pag-rehistro sa Nagtambongan
Sa unsa nga paagi nga ang mga miduyog magparehistro alang niini nga komperensya Sa unsa nga paagi sila makadawat og kumpirmasyon sa pagrehistro? Sa unsa nga paagi nga ang mga tag sa ngalan maporma ug maapud-apud sa komperensya? Ang imong giya sa pagplano sa komperensya maglakip sa mga tubag sa tanan niini nga mga pangutana ug kinahanglan nga bag-ohon sa diha nga ang pagpangrehistro sa komperensya gisugdan.
Kon ang usa ka panghitabo gilauman nga magdibuho sa dagko nga mga panon sa katawhan, ang usa ka sistema sa pagparehistro sa online nga komperensya mao ang dalan sa pag-adto.
Ang sistema makaproseso sa pagbayad , magparehistro sa track ug mag-organisar sa uban pang may kalabutan nga kasayuran ug motabang sa pagmugna og mga taho.
Mga Exhibitor ug mga Exhibit sa Komperensya
Ang mga lugar sa eksibit usa ka komon nga bahin sa mga komperensya, nga naghatag og oportunidad alang sa mga sponsors ug mga vendor sa pag-abang sa luna aron sa pagpalambo sa ilang mga produkto ug serbisyo. Kini usab usa ka oportunidad alang sa host sa komperensya nga magdala sa kita kung ang gipakita nga eksibit epektibo nga na-promote ug maayo ang nadawat. Depende sa gidak-on sa imong komperensya, pagdumala sa mga exhibitors ug exhibit hall nagkinahanglan og dugang nga panahon ug mga kapanguhaan aron plano kini.
Sumala sa gihisgutan sa itaas, ang mga sistema sa pagparehistro sa online mao ang pinakamaayo nga paagi sa pagsubay sa mga pagrehistro mao nga kung ikaw nagpaabut sa daghan nga mga exhibitors, nan hunahunaa ang pag-apil sa pag-apil sa mga exhibitor ngadto sa imong sistema sa pagdumala sa pagdumala. Kinahanglan usab ang mga eksibit sa mosunod:
- Mga badge sa eksibit
- Mapa sa conference hall nga may mga numero sa booth nga gilista
- Mga manwal alang sa exhibit booth nga gipahimutang ug gub-on
- Mga exhibit booth kontrata
- Listahan sa mga vendor nga anaa sa lugar nga anaa aron sa pagtabang sa exhibit rentals ug mga serbisyo
Isip tagdumala sa komperensya , responsable ka sa pagkuha sa seguridad aron masiguro ang kaluwasan sa mga materyales nga nahimutang sa exhibit hall.
Planoha ang mga Detalye sa Komperensya
Uban sa pipila ka dagko nga mga responsibilidad nga gi-atubang, sama sa pagpili sa komperensya sa venue ug pagdumala sa pagdapit, mahimo nimo ibalhin ang imong focus sa pagplano sa mga detalye sa komperensya. Sama sa pagplano sa usa ka panghitabo sa bisan unsang kinaiyahan, ang organisasyon mao ang labing mahinungdanon sama sa pagtagad sa detalye.
Karon na ang panahon sa pagkuha niining taas nga lista sa labandera sa mga butang nga buhaton nga imong gibutang diha sa sinugdanan sa proseso sa pagplano sa komperensya. Tan-awa ang lista ug paghimo sa mga pagbag-o o pagdugang ingon nga gikinahanglan aron sa pagpakita sa pinakabag-o nga mga buluhaton ug mga responsibilidad. Sunod ibutang kini nga mga butang sa kronolohikal nga pagkahan-ay, sugod sa mga butang nga mahimo o kinahanglan mahingpit nga abante. Pananglitan:
- Libro sa basahon sa mga lawak sa hotel
- Nagpakita ang reserba sa luna sa hawanan
- Research online nga mga sistema sa pagparehistro sa komperensya
- Pagplano sa plano sa marketing sa komperensya
Sugdi sa sinugdanan ug adto gikan didto. Alang sa matag detalye nga kinahangalan, iapil ang usa ka follow-up aron makasiguro nga ang mga kontrata gipirmahan ug nadawat. Samtang nagkaduol ang petsa sa komperensya, ang imong mga aksyon nga mga butang maglakip sa mga short-term nga mga buluhaton sama sa:
- Pagpili sa kolor sa kolor ug dekorasyon
- Paghimo sa mga han-ay sa bulak
- Pilia ang menu
- Pagpahimutang alang sa transportasyon sa airport alang sa mga mamumulong o mga VIP
Hunahunaa ang imong giya sa pagplano sa komperensya ingon nga imong padulngan nga manwal alang sa tanang butang nga gilakip sa pagplano og usa ka komperensya, bisan unsa ka gamay. Kini nga giya dali nga mahimo nga usa ka bililhon nga himan nga dili lamang makapahimo kanimo nga organisado ug sumala sa eskedyul apan makapahupay sa mga nerbiyos samtang ang dul-an nga petsa nagkaduol ug ikaw nangutana kon nakalimtan ba nimo ang usa ka butang.