Pagdesisyon Kon Kinahanglan Gid ang Usa ka Miting
Una, magdesisyon kon gikinahanglan ang pagplano sa miting.
Kasagaran, maghunahuna kita sa usa ka pormal nga tigum isip pinakamaayong paagi sa pagpaambit sa kasayuran o paghisgot sa usa ka hilisgutan. Apan kon ang imong balita mahimong ipadala pinaagi sa email o kon komperensya, o pinaagi lamang sa pag-rally sa pipila ka mga tawo sa imong opisina sulod sa 15 ka minuto, dayon paglaktaw sa pormal nga miting.
Pagdapit lamang sa mga Katawhang Kinahanglan nga Maanaa Dinha
Kanunay nga gidapit sa usa ka miting ug nahibulong - tunga-tunga - nganong naa ka didto? Ayawg usik-usik ang panahon sa mga tawo pinaagi sa pagdapit kanila sa usa ka miting nga dili nila kinahanglan nga motambong. Kana dili usa ka epektibo nga miting. Ang usa ba nga gikan sa accounting kinahanglan nga anaa sa tigum aron pagtubag sa mga pangutana sa badyet? Dayon dapita ang usa ka tawo gikan sa accounting kinsa ang angay alang niana nga buluhaton.
Kon ang usa ka kauban o superbisor kinahanglan nga ipahibalo kung unsa ang gihisgutan sa usa ka miting, dili nimo kinahanglan nga dapiton sila sa aktwal nga miting. Pag-andam lamang og summary sa miting ug ipadala kini ngadto kanila pagkahuman. Ilang gipasalamatan ang time saver ug ikaw adunay kasigurohan nga - tungod kay imong gibutang ang kasayuran sa pagsulat - nga sila hingpit nga gipahibalo sa mga diskusyon.
Ipadala ang Mga Pahinumdom sa Miting
Ang kinabuhi nagkapuliki ug ang mga kalendaryo dali nga ma-booked uban sa gikatakda nga mga kalihokan. Ipadala ang usa ka pahinumdom nga mosunod nga tigum sa duha ka adlaw sa dili pa ang imong tigum. Kini magpamatuod sa mga tawo nga mitubag nga sila motambong ug mopahibalo usab kanimo sa una kung ang mga iskedyul nausab ug ang mga nag-unang mga partisipante dili makahimo sa gikatakda nga oras sa tigum.
Adunay usa ka Agenda
Aron sa pagplano sa epektibo nga mga miting, kinahanglan una nga planohan ang unsay hisgutan. Unsa ang tumong sa miting? Unsay imong gipangita? Pag-umol sa usa ka agenda sa panagtigum sa wala pa ang panahon ug ipanagtag kini ngadto sa mga nanambong. Itudlo ang pagsugod nga panahon ug ilakip ang usa ka hamubo nga listahan sa mga hilisgutan nga pagatul-iron. Ayaw pagbalibad sa imong kaugalingon nga panagtigum uban sa usa ka taas, detalyadong detalyado nga agenda. Ipaila ang ngalan sa bisan unsang indibidwal nga responsable sa pagtaho sa usa ka piho nga lugar.
Himoa nga Maathag ang Mga Ginapaabot
Sa diha nga una nimo ipadala pagpahibalo sa miting, klaroha ang katuyoan niini ug ang imong mga gilauman. Makita ba ang tigum sa usa ka pasundayag ug ang mga nanambong kinahanglan nga andam sa pagkuha sa mga nota? O kini ba usa ka sesyon sa brainstorming diin ang mga nanambong gipaabut nga mopakita sa mga ideya ug mga sugyot?
Sa pipila ka mga kultura sa korporasyon, ang mga empleyado gipundok aron maminaw lamang ug dayon mobalik sa ilang mga workspaces. Sa ubang mga kompaniya, ang mga empleyado gawasnon nga miapil. Sa mga kolaborasyon sa karon nga trabaho, ang interaksyon ug ang pagpaambit sa mga ideya dili lamang sa mga miting; kini kanunay nga katuyoan sa tigum mismo.
Pagsugod sa Panahon
Kung ikaw ang tawo nga kasagaran magpakita alang sa mga miting sa hustong panahon, nan nasabtan nimo kung unsa ka makapahigawad kon ang aktwal nga miting dili moabut sulod sa 15 ka minutos samtang ang mga tawo moatubang sa lawak.
Unsa ka dili kalikayan ang mahitabo mao, sa pagpadayon, nahibal-an sa tanan nga kini nga mga panagtigum wala magsugod sa hustong oras aron ang tanan magsugod sa ulahing pagpakita. Pagdumala sa imong miting. Pagsugod dayon sa gihatag nga panahon sa pagsugod. Pagsira sa pultahan ug pagsugod. Kadtong mga nahigmata dali nga makadawat sa mensahe nga sila hapit na maabut ug sila kinahanglan nga maghimo lamang niana nga sayop kausa.
Hupti kini nga Mubo ug Sayon
Kadaghanan sa mga miting gitakda sa usa ka oras kung diin - sa daghang mga kaso - 30 minutos o bisan 45 minutos igo na. Kon adunay daghan kaayong panahon nga gigahin, ang kasagaran nga resulta mao nga ang panahon nausik. Ang mga tawo nagpabilin sa tapus sa tigum nahuman o dugay nga naggugol sa usa ka butang nga gipangulohan agenda. Hupti ang mga miting nga mubo ug sa punto.
Magpabilin sa Topic
Ang usa ka agenda nga mag-inusara dili makadagan sa maayo nga panagkita. Padayon sa agenda ug ipadayon ang mga panaghisgut gikan sa paglatagaw sa mga tangents.
Isugid ang bisan unsang mga pangutana nga walay hilisgutan, nga nagpahayag nga kini usa ka hilisgutan alang sa laing miting, kini pagatubag sa pribado, o sa susama. Walay usa nga ganahan sa usa ka madaugon nga miting diin ang katuyoan sa miting mikuha og backseat sa laing panag-istoryahanay.
Dad-a ang Mas Gagmay nga mga Tigum Gawas sa Conference Room
Ang paglingkod sa sama nga pamilyar nga lawak sa komperensya nga nagpundok sa susamang pamilyar nga lamesa mao lamang kana - pamilyar. Aron madasig ang mga empleyado nga makig-istorya, maghunahuna sa pagkamamugnaon, ug mabatyagan ang mga panaghisgutan, ikonsiderar ang pagdala sa tigum gawas sa standard conference room.
Hunahunaa ang pagtagbo sa usa ka lamesa sa gawas kon ang lugar ug panahon motugot. Sulayi ang pagpundok sa usa ka komon nga dapit nga adunay mga sofa ug gagmay nga mga lamesa imbis sa usa ka dako nga lamesa sa komperensya ug mga lingkuranan nga naglihok.
Ayaw Kahadlok nga Magkalahi
Kon ang pamaagi sa miting wala magtrabaho, ayaw kahadlok sa pagbalhin sa kurso. Pananglitan, kon ang usa ka sesyon sa brainstorming mao ang paghatag sa usa ka hilum nga lawak nga adunay gamay nga diyalogo, usba ang direksyon. Magmalipayon ug hatagig pagtagad kung giunsa nga ang kinatibuk-ang miting nag-uswag.
Paggamit sa Teknolohiya
Pagplano sa paggamit sa teknolohiya aron ang mga nanambong nga moapil. Sa digital nga kalibutan karon, kadaghanan sa mga tawo gigamit sa pagtan-aw sa mga hulagway o mga video aron suportahan ang mga pulong nga ilang nadungog. Pag-apela sa maong panghunahuna ug ilakip ang mga audiovisual sa pagplano sa imong miting.
Ang mga kompyuter nga gipunting ngadto sa dagko nga mga screen ug mga presentasyon sa Smart Board nga nagdasig sa interaction usa ka welcome change gikan sa standard nga taas nga PowerPoint presentasyon.
Ipadala ang usa ka Sumaryo sa Miting
Sulod sa usa ka adlaw human sa tigum, ipadala ang usa ka hamubo nga kasinatian sa gihisgutan. Ipaambit kini pinaagi sa email ngadto sa tanan nga nanambong, kadtong wala makatambong sa miting, ug kadtong kinahanglan nga ipahibalo. Lakip usab ang bisan unsa nga mga aksyon nga mga butang, nga nagtino kinsa ang responsable sa matag butang ingon man ang gikinahanglan nga petsa.