Ang pag-organisa naglangkob labaw pa sa pagkalimpyo sa mga papeles ug pagwagtang sa kalapad nga anaa sa imong lamesa. Ang organisasyon naglakip sa pagmugna og mga sistema ug pamaagi alang sa tanang nagkalainlain nga bahin sa imong negosyo; kini adunay potensyal nga makatabang kanimo nga mahimong mas mabungahon ug mapuslanon. Ang mga ideya sa ubos naglakip sa pipila sa labing maayo nga mga paagi nga mahimo ka nga mas organisado sa imong gamay nga negosyo. Sulayi ang usa nga hinay-hinay ug padayon nga pagpalambo o paghimo sa usa ka plano nga maglakip sa usa ka bag-ong pamaagi sa organisasyon matag bulan sa imong negosyo karong tuiga.
01 - Pagkontrol sa mga papeles ug mga dokumento
Karon nga ikaw adunay mas maayo nga ideya mahitungod sa tipo sa mga dokumento nga imong gitrabaho, kini ang panahon sa paghimo - o pag-uswag - ang sistema sa pag-file sa imong buhatan. Si Susan Ward naghiusa sa usa ka makatabang nga giya sa pagmugna og usa ka sistema sa pagdumala sa dokumento nga makatabang kanimo sa paghimo o paghusay sa imong proseso sa papel ug pag-organisar niini.
Kung ikaw ang mohukom nga panahon na nga magsugod sa pagbalhin ngadto sa usa ka paperless office ( basaha kini nga mga pro ug kontra una ), unya mahimo ka magsugod pinaagi sa pag-scan ug pag-digitize sa imong mga resibo, gamit ang online nga pag-invoice ug pagbayad nga mga serbisyo sama sa FreshBooks, pagbalhin ngadto sa digital signature program sama sa DocuSign , ug paggamit sa Cloud alang sa data backup ug archiving. Kon mangolekta kamo og mga business card sa mga panghitabo sulod sa tuig, mahimo usab nga usa ka maayong ideya nga mamuhunan sa usa ka scanner sa business card aron mahimo nimo ang pag-digitize sa impormasyon sa kontak diha-diha dayon ug ibutang ang mga papel nga papel.
02 - Gamita ang Kanan nga mga Gamit sa Produktibo
- Pagdumala sa kontak. Gikan sa pagsubay sa imong mga kustomer sa paghinumdom sa mga tawo nga imong nahimamat samtang ang networking, ang matag usa nga tag-iya sa negosyo nagkinahanglan og usa ka sistema sa pagdumala sa kasayuran sa pagkontak. Makapili ka alang sa usa ka komprehensibo nga customer nga relasyon sa pagdumala sa pagdumala (CRM) nga sistema sama sa Salesforce, o alang sa mas gamay nga pagdumala nga mahimo nimong ibutang ang imong anaa nga Contacts app nga magtrabaho alang sa imong negosyo.
- Mga miting ug komunikasyon. Nagdumala ka man sa mga panaghisgot, sa telepono o pinaagi sa mga video chat nga mga serbisyo, adunay usa ka paagi sa paghimo sa proseso nga mas organisado. Mahimo nimo gamiton ang usa ka serbisyo sama sa Do aron himoon nga mas organisado ang imong mga miting - sa wala pa, sa panahon ug sa ulahi.
- Accounting ug bookkeeping. Pag-organisar ug pag-streamline sa paagi sa pagsulod, pagbayad, ug pagdumala sa cashflow gamit ang mga gamit sama sa Quickbooks Online, Xero ug Wave.
- Pagsubay ug pagbayad sa gasto. Mahimo nimo gamiton ang mga app sama sa Expedia ug TripAdvisor aron sa paghimo sa mga plano sa pagbiyahe nga mas sayon. Unya, sa makausa diha sa dalan, ang mga apps sama sa Expensify makatabang kanimo sa pagsubay sa mga galastuhan ug paghimo sa pagreport sa diha nga ikaw mopauli sa balay nga mas organisado.
- Pagdumala sa social media. Kitang tanan nakahibalo kung unsa ka daghang panahon ang mausik sa social media kung dili ka magduol niini sa sistematiko ug organisado nga paagi. Mao kini ang hinungdan nga ang mga himan sama sa Hootsuite ug Buffer mahimong hinungdanon alang sa gagmay nga mga tag-iya sa negosyo.
- Pagdumala sa email. Kon mogamit ka sa Gmail sa imong gamay nga negosyo, ikaw adunay access sa ubay-ubay nga mga ekstensiyon sa Google nga dali nga ma-organisar ang imong inbox. Kung nagamit mo ang laing email app, sulayi ang SaneBox alang sa automatic nga pagsala, mga pahinumdom ug daghan pa.
- Pagdumala sa proyekto. Ang usa ka maayo nga proyekto nga pagdumala sa app makatabang kanimo sa pagsubay sa mga buluhaton, pag-share sa mga file ug pakigtambayayong sa mga teammate tanan sa usa ka dapit ug mahimong usa kini sa pinakamaayo nga mga himan nga imong magamit aron maorganisa ang imong trabaho. Sulayi ang Basecamp o Asana alang sa tanan-sa-usa nga solusyon sa pagdumala sa proyekto.
Ang pagkamabungahon usa ka personal nga proseso ug ang mga apps nga imong gikinahanglan mahimong espesipiko alang kanimo sa trabaho nga imong gibuhat ug sa paagi sa imong trabaho. Paggahin og panahon sa pagsusi unsa ang imong mga panginahanglan sa wala pa maglakip sa usa ka bag-ong himan sa imong proseso. Tingali dili nimo kinahanglan ang kadaghanan sa imong gihunahuna. Alang sa dugang nga inspirasyon sa himan sa pagka-produktibo, basaha kini nga artikulo uban sa 101 ka gamay nga mga produkto sa produktibo sa negosyo ug susiha kining 27 ka mga time-saving apps .
03 - Get Your Computer Organized
Ania ang usa ka lista sa mga butang nga mahimo nimo karon aron ma-organisar ang imong kompyuter ug balik ngadto sa porma sa pagtrabaho:
- Hinloi ang imong desktop. Adunay usa ka duha ka mga paagi nga imong mahimoon dinhi, ug kini tanan nag-agad sa imong estilo sa trabaho ug kung giunsa nimo paggamit ang imong computer. Mahimo nimo mapapas ang tanang butang gikan sa imong desktop gawas sa imong basurahan (hinumdomi nga ang mga app icon sa imong desktop mga shortcut lamang - ang tanan nga imong aktwal nga apps kasagaran nga nagpuyo sa imong Applications folder). O ikaw makadugang sa pipila ka mga shortcut sa imong labing kanunay nga gigamit nga mga app ug mga file. Mahimo akong masayop ngadto sa unang kapilian, ingon nga mahimo nga malig-on kutob sa mahimo, apan kasagaran gamiton ang akong desktop alang sa sayon nga pag-access sa mga file nga akong ginabuhat karon. Dayon akong ibalhin sila ngadto sa ilang permanenteng balay sa dihang ako nahuman na.
- Paghimo og digital nga sistema sa pag-file. Naghisgot sa paghatag sa imong mga dokumento nga usa ka permanente nga balay, kini diin ikaw nagmugna og usa ka sistema sa pagpasaka nga naghimo sa hingpit nga pagbati kanimo aron ikaw makakaplag sa mga dokumento nga imong gikinahanglan sa dihang gikinahanglan nimo kini. Kini nga giya sa file ug folder nga organisasyon naghatag sa usa ka gidaghanon sa maayo kaayo nga mga tips aron sa pagtabang kanimo nga makasugod.
- Pag-update sa software. Kon ang imong computer gipahimutang aron awtomatikong i-install ang application ug operating system updates, maayo. Kung kini usa ka manwal nga proseso alang kanimo, kinahanglan ka magsusi alang sa mga pag-update labing menos duha ka bulan tungod kay daghan ang naglakip sa security patches. Dayon, kausa sa usa ka tuig, repasoha ang kasamtangan nga mga bersyon sa software nga imong gigamit ug paghimo sa desisyon kung ang panahon niini mag-upgrade.
- Pagtan-aw alang sa mga virus ug mga isyu sa paghimo. Dili igsapayan kung unsa nga matang sa kompyuter ang imong nabatonan, silang tanan makakuha og mga virus o malware (oo, bisan mga Mac!). Kon dunay computer nga nakabase sa Windows, kini nga tip sa maintenance sa PC gikan sa PCWorld makatabang kanimo sa pagpabilin nga himsog ang imong computer ug pagdagan nga hapsay.
- Susiha ang integridad sa imong data backup. Gipaluyohan nimo ang imong datos, dili ba? Kung dili, laktawan ang tanan alang sa karon ug himoa una kini. Mahimo nimong gamiton ang Cloud-based data backup nga serbisyo sama sa Carbonite, Backblaze o CrashPlan o mahimo nimo gamiton ang usa ka eksternal nga hard drive nga imong ibutang sa imong computer (buhaton ko ang duha). Uban sa bisan unsang opsyon, i-configure ang serbisyo o magdala sa pagpadayon sa automatic nga mga backup aron dili kinahanglan nga buhaton ang bisan unsa nga paagi. Dayon, kausa o makaduha sa usa ka tuig, pag-adto sa imong backup nga pag-alagad o pag-drive ug pagtimbaya aron masiguro nga ang tanan anaa ug ma-access kon gikinahanglan mo nga makuhaan og mga kopya sa imong lokal nga computer.
- Pakiglalis sa imong inbox. Daghang gagmay nga mga tag-iya sa negosyo adunay usa ka relasyon sa gugma ug pagdumot sa ilang email inbox. Gihigugma nila kini tungod kay kini usa ka mapuslanon ug episyente nga himan sa komunikasyon; apan sila nagdumot niini tungod kay kini dali nga mawad-an sa pagkontrol nga hinungdan sa dili kinahanglan nga tensiyon . Adunay mga butang nga mahimo nimo aron sa pagpabilin sa imong inbox sa linya, sama sa paggamit sa automation, pag-streamline sa unsay imong madawat matag adlaw, ug pagpugong kung unsa ka sagad imong pag-check sa email sa imong adlaw. Basaha kini nga artikulo alang sa mga tip sa pagdumala sa email nga maghimo sa imong inbox nga gamhanan nga himan nga produktibo ug dili usa ka dakong panahon nga magasuso.
Ang mga tip sa ibabaw makatabang kanimo nga mas dali nga maorganisar ang imong gamay nga negosyo, apan hinumdumi kon unsa ka paspas ang pagkontrol sa mga butang. Ipasundayag kini nga mga kalihokan uban ang usa ka resolusyon aron sa pagpahigayon sa usa ka dali ug sayon nga pagsusi sa imong mga papel, mga himan sa abot sa produksyon ug ang computer status sa pipila ka mga higayon sa usa ka bulan aron ikaw magpabilin nga organisado ug mapugngan ang mga butang sa pagkab-ot sa hilabihan nga mga lebel sa disorganization.