Mga Leksyon nga Nakat-unan sa Pagplano ug Paglunsad sa Mga Panghitabo sa Inahan sa Inahan sa Y-ME
Ang mga special event planners - ilabi na sa mga dili pangnegosyo nga kalibutan - nahibal-an nga ang pag-organisar sa usa ka panghitabo sa pagkampanya sa gawas sa siyudad usa ka maayong ideya. Kini nga mga matang sa mga panghitabo, sama sa ubang mga ideya sa paggahin sa pundo sa komunidad, nagkinahanglan nga ang pagplano alang sa sunod nga tuig nga kalihokan magsugod dayon human matapos ang fundraising event karong tuiga. Importante nga ipahayag ang panghitabo ug huna-hunaa kung unsa ang maayo ug maayo kung unsa ang mapaayo samtang ang panghitabo bag-o pa sa hunahuna sa team.
Ang paghisgot sa mga kalampusan ug mga pagpalambo sa pagsiguro nga kadtong mga bahin mahimo nga ilakip o mapalambo alang sa sunod nga tuig nga panghitabo. Ang ingon nga proactive nga pagplano usab nagdugang sa bili alang sa mga sponsors. Ug, dili kalikayan, ang tanan nga malampuson nga komunidad naglaum nga motubo ug molambo matag tuig.
Importante nga magpabilin nga naka-focus sa nag-una nga katuyoan sa paghimo sa ingon nga mga panghitabo: pag-fundraising. Alang sa maong mga tigplano nga nagpahigayon kaniadto sa usa ka paglakaw sa komunidad, usa sa pinaka importante nga mga panahon alang sa pagplano ang tinuod nga mahitabo human matapos ang paglakaw. Aron mahibal-an ang mahitungod sa daghang mga aspeto sa pagplano ug pagpatuman sa usa ka community fundraiser walk, makabaton kita og mga behind-the-scenes nga motan-aw sa Mother's Day Event nga gidumala sa Chicago's Y-ME Breast Cancer Organization.
Ang Y-ME Day's Mother Breast Cancer Fundraiser Walk
Ang Y-ME gitukod sa duha ka survivors sa kanser sa suso niadtong 1979. Ang non-profit nahibal-an tungod sa programa sa National Breast Cancer Hotline sa mga pasyente sa kanser sa suso.
Ang programa nabantog tungod sa bugtong 24-oras nga toll-free nga hotline sa nasud nga hingpit nga gigamit sa mga survivor sa kanser sa suso kinsa gibansay nga mga magtatambag sa kaubanan. Apan giorganisar usab sa organisasyon ang usa ka tinuig nga pagpanglakaw sa fundraiser sa Mother's Day, nga nagsuporta sa ilang mga programa ug serbisyo. Balik Sa 2007, ang Y-ME nakabaton og kapin sa $ 7 milyon nga adunay 43,000 ka mga walker gikan sa 12 ka mga siyudad.
Niadtong 2008, 15 ka siyudad ang miapil. Ikasubo, gisirado sa Y-ME ang mga pultahan niini sa tuig 2012, apan ang kabilin sa tinuig nga tigpangita sa kuwarta nagpabilin nga usa ka maayong pagtuon sa kaso alang sa dili mga giplano nga mga tigplano sa panghitabo.
Kadaghanan sa kalampusan sa paggasto sa Y-ME mahimong ikapasangil sa organisado nga pamaagi sa pagplano ug pag-una sa labing importante nga mga tumong. Si Liz Klug, ang kanhing direktor sa mga espesyal nga mga kalihokan sa maong organisasyon nga gisulti kini human sa tuig sa ilang record sa 2007: "Kami adunay plano alang sa nagkalain-laing punto sa panahon sa proseso sa pagplano. Busa, mohimo kita og mga lakang aron sa pagpalambo sa mga kritikal nga punto sa tukma nga panahon aron masiguro nga malampuson kita. Pananglitan, sa usa ka dakbayan diin kita mahimong host sa usa ka panghitabo sa unang higayon, kita kinahanglan mag-focus sa pagsiguro nga kita adunay usa ka dako nga lugar ug dapit diin ang mga tawo gusto nga mobalik. Ubos sa dalan, mahimo natong itutok ang mga tindahan sa kape nga atong ibutang sa mga brosyur. "Tan-awon nato kung giunsa sa Klug ug sa Y-ME event planning team nga giorganisar ang usa ka malampusong kalihokan.
Pagplano sa Paagi 1: Pag-analisar sa mga Numero
Ang pag-host sa usa ka paglakaw sa komunidad o susama nga panghitabo nagkinahanglan sa pagdala sa nagkalainlain nga nagkalainlain nga mga katuyoan, apan sa katapusan, ang asosasyon o charity nga nag-host sa panghitabo naghimo niini aron sa pagpataas sa salapi alang sa ilang kawsa.
Busa, ang unang lakang sa pagplano sa sunod nga panghitabo mahitabo sa diha nga ang kasamtangan nga panghitabo matapos, ug kadaghanan niana nga buluhaton naglibot sa "mga numero."
"Gitan-aw namo pag-ayo ang mga numero human matapos ang panghitabo," nagpatin-aw si Liz Klug, "Among gitandi ang among gihimo karong tuiga kumpara sa miaging [tuig]. Gitan-aw namon ang kasinatian sa pagsalmot. Among gisusi ang among mga kategoriya sa sponsorship. Mitubag kami sa bisan unsang dinalian nga e-mail bahin sa mga panghitabo. "Ang mga tigplano sa panghitabo mohimo dayon og mga lakang aron masiguro ang tanan nga nalambigit sa kalihokan karong tuiga nga ipadayon sa sunod tuig.
Gikuha usab sa klug ang mga detalye. Sa iyang mga pagsusi, iyang gitan-aw ang tanan gikan sa gidaghanon sa mga boluntaryo nga miapil sa gidaghanon sa mga t-shirt nga gipanghatag. Dayon siya mangutana kon kinahanglan ba siya o mas menos alang sa sunod nga tuig.
Pagplano Timeline
Alang sa mga nag-organisa sa usa ka walk-out fundraising sa komunidad, importante nga mahibal-an kung unsa nga mga lakang ang kinahanglan nga pagdumala sa lainlaing mga panahon.
Kadaghanan sa mga dili ganansya wala sa kaluho sa daghang mga kawani ug mga boluntaryong mga miyembro sa komite sa pagpadagan sa kalampusan sa kalihokan. Apan ang mga tigplano nag-ila nga kinahanglan nilang sigurohon nga sila magtrabaho pag-ayo sa usa ka opisina sa mayor sa siyudad ug departamento sa pangpubliko nga trabaho aron makuha ang kalihokan sa publiko nga kalendaryo.
Gisugyot sa Klug nga ang unang lakang human sa pag-analisar sa mga numero sa milabay nga tuig nga mag-focus sa recruitment sa korporasyon. Kon ang maong kalihokan dili usa ka bag-ong programa, mahinungdanon ang pag-angkon sa korporasyon nga suporta alang sa sunod nga tuig nga kalihokan sa diha-diha dayon pagkahuman sa tuig nga hitabo. "Nagtutok kami sa pagbag-o sa mga sponsorship sa dihang gihatod namo ang report sa panghitabo," miingon si Klug. Gitanyag usab niya ang mosunod nga mga highlight alang sa mga tigplano nga interesado sa pag-organisa sa paglibot sa komunidad isip usa ka kalihokan sa paggasto sa salapi:
- Ilha ang mga sponsors sa korporasyon
- Pagpalambo sa mga programa sa paglakaw sa team
- Tinoa ang mga kalihokan sa kalihokan
- Pagsugod sa pagrekrut
- Tapuson ang kalihokan sa panghitabo
- Hupti ang panghitabo
- Paghupot sa usa ka "salamat" nga panghitabo
- Pag-evaluate ug pagsugod sa sunod nga hitabo
Ang Y-ME mag-hire usab sa usa ka kompaniya sa logistics sa gawas sa pagdumala sa daghan sa iyang mga gikinahanglan nga logistical. Apan usa sa labing makatabang mao ang pagpatuman sa usa ka online registration system.
Sistema sa Pagparehistro sa Online nga Kalampusan
Dali nga nahibal-an sa Y-ME ang kaimportante sa paggamit sa web alang sa pagrehistro sa online ug kusganong giduso alang sa paggamit sa teknolohiya alang sa online registration ug pag-fundraising.
Gipuhunan sila sa usa ka sistema sa pagdumala sa relasyon nga naglangkob sa online constituent relationship aron mag-alagad ingon nga ilang 2003 nga website sa lumba. Kini nga matang sa sistema nagsilbi isip usa ka personal nga website alang sa mga boluntaryo aron paghimo sa personal nga mga hangyo alang sa mga donasyon ug uban pang pag-apil. Gikuha niini ang kasayuran ngadto sa usa ka database ug nagsilbing instrumento sa paglakaw sa mga kapitan sa team aron sa pagdasig sa ilang mga miyembro.
Ang mga partisipante sa online misaka gikan sa 4,000 ngadto sa 11,594. Ang donasyon sa online misaka gikan sa 5,000 ngadto sa 19,650. Ang Y-ME team nagtuo nga kini nakatampo sa pagkab-ot sa usa ka $ 2.35 milyon nga tumong, ug isip usa ka bonus, ang teknolohiya mikunhod sa galastuhan sa pagdumala sa mga $ 20.000.
Ang ingon nga sistema mahimo usab nga magsilbi nga usa ka importante nga himan sa komunikasyon nga nagtugot sa usa ka organisasyon sa pag-follow up ug magpadayon sa pag-apil sa mga katawhan nga lapas sa adlaw mismo sa lumba.
Panahon sa Adlaw sa Lumba
Ang mga paglakaw sa komunidad kasagarang gikatakda sa buntag. Depende sa kakomplikado sa signage ug lokasyon, nga gipahimutang alang sa kalihokan kasagaran magsugod sa usa ka semana sa wala pa ang kalihokan, uban sa kadaghanan nga kalihokan nga nahitabo sa pipila ka mga adlaw sa wala pa ang paglakaw.
Sa diha nga ang Y-ME magplano alang sa ilang tinuig nga kalihokan sa paggasto, ang grupo kasagaran mosulay sa pagpugong sa dapit diin sila naghimo sa paglakaw aron dili kini magkinahanglan og igo nga gidaghanon sa oras sa pag-gamit aron sa pagpatuman sa pipila ka mga buluhaton sa operasyon sama sa pagsira sa mga kadalanan. Ang ilang paglakaw sa kasagaran dili kompetisyon, mao nga kini usab makatabang nga dili nila kinahanglan nga tagdon ang mga kinahanglanon nga gikinahanglan alang sa usa ka mas kompetisyon nga palibut nga palibot.
Ang iskedyul alang sa adlaw sa lumba sa kasagaran nag-agay sama sa mosunod:
- Nag-abot ang Team Planning Event (2.5 ka oras sa wala pa maglakaw)
- Pag-usisa sa Volunteer (2 ka oras sa wala pa maglakaw)
- Sponsor Check-In ug Setup (2 ka oras sa dili pa maglakaw)
- Ang Pagpangrehistro Nagsugod (1.5 ka oras una maglakaw)
- Pagsugod sa Pag-setup sa Linya (30 minutos sa wala pa ang paglakaw)
- Pag-abli sa seremonyas (10 minutos sa wala pa ang paglakaw)
- Nagsugod ang Lumba
- Ang Main Stage Entertainment Nagsugod (1 ka oras human magsugod ang paglakaw)
- Opisyal nga Main Stage Remarks (human sa walk concludes sa 1.5-hour mark)
- Ang Opisyal nga Kataposan sa Program (3 ka oras human magsugod ang paglakaw)
- Ang Pagkabungkag sa Kalihokan Nagsugod (human sa opisyal nga pagtapos sa panghitabo)
Mga Sugyot sa Pagplano sa Paglakaw o Pagdagan sa Komunidad
Alang sa mga organisasyon nga interesado sa pagpahigayon sa paglakaw o pagdagan sa komunidad sa unang higayon, ang Klug naghatag og daghang mga sugyot nga makatabang sa pagsiguro sa usa ka malampuson nga panghitabo .
- Pagsugod uban sa mga mainit nga tingga, lakip na ang mga boluntaryo nga maayo, mga sponsor o dagkung grupo. Ihulagway ang mga resulta nga masulbad.
- Timbang-timbanga ang mga panghitabo sa kompetisyon sa imong siyudad / dapit aron mailhan ang ilang labing maayo nga mga binuhatan ug mga lugar alang sa kauswagan.
- Pagtrabaho sa buhatan sa mayor sa siyudad ug mga parke aron hisgutan ang gikinahanglan nga mga permit ug ang imong kalihokan sa paglihok: oras, lokasyon, gidaghanon sa mga partisipante. Siguroha nga andam ka alang sa maong mga miting.
- Sabta ang imong badyet ug siguroha nga imong gitipigan ang imong mga galastuhan sa operasyon sa 25-30% alang sa usa ka bag-ong kalihokan. Ang pipila ka mga charity maningkamot alang sa 15-20% sa kinatibuk-ang gasto.
- Secure sponsors nga mosuhop sa 100% sa mga galastuhan sa imong kalihokan.