Ayaw Kalimti Kini nga Bililhon nga Himan alang sa Kalampusan sa Hitabo
Kung nagsugod pa lang ka sa business planning event o usa ka seasoned event planner, kahibal-an nga ikaw pamilyar sa usa ka checklist sa pagplano sa panghitabo o adunay labing menos nakadungog nga gihisgutan kini panahon sa usa ka kurso sa pagplano sa panghitabo o pagpundok sa industriya. Adunay usa ka hinungdan niana. Ang checklist sa pagplano sa kalihokan usa ka maayong higala sa tigplano, usa ka bililhon nga himan alang sa malampuson nga pagdumala sa imong mga panghitabo.
Mubo nga sulat: ang checklist sa pagplano sa panghitabo gitawag usab nga workback schedule o usa ka kritikal nga dalan.
Ang pagplano sa panghitabo mahitungod sa pagplano. Bisan ang ideya sa labing mamugna nga panghitabo mahitabo kung dili kini maayo nga giplano ug gipatuman. Dinhi kung diin ang usa ka checklist sa kalihokan moabut. Kini ang imong giya sa pag-organisar ug sa pag-eskedyul sa pag-juggling sa daghang mga responsibilidad ug nagkalainlain nga mga detalye sa pagplano sa usa ka malampuson nga panghitabo. Ug kini labi nga magamit sa pagdumala sa daghang mga panghitabo. Ang paghikalimot sa usa ka gamay nga buluhaton o pagkahulog sa usa ka deadline mahimong moresulta sa usa ka domino nga epekto: ang uban nga daw walay kalabutan nga mga aspeto sa imong kalihokan mahimong magsugod nga mahulog, usa-usa.
Busa ayaw pagsalig sa imong panumduman, sticky notes o scribbles sa imong pad aron paghimo sa imong kalihokan sa pagplano sa negosyo nga hapsay nga nagdagan. Pagkat-on sa paghugpong sa usa ka epektibong checklist sa pagplano sa panghitabo ug sa wala madugay mahimong imong bag-ong suod nga higala.
Sa Dili pa Mo Magsugod
Sa pagsugod, paghawan sa pipila ka oras gikan sa imong eskedyul nga mag-focus sa panghitabo nga imong giplano.
Sunod, hinumdomi ang imong hunahuna. Kusog kaayo. Walay pagtan-aw sa telepono o pagtubag sa usa ka email. Kinahanglan nimo nga palandongon kini nga panghitabo gikan sa sinugdan hangtud sa katapusan nga walay paghunong o pagkalibug aron imong epektibong maplano ang tanan nga mga buluhaton nga kinahanglan mahingpit.
Pag-andam na
Hunahunaa ang panghitabo nga imong giplano ug isulat ang tanan nga mga detalye nga gikumpirma: pangalan sa kliyente ug impormasyon sa pagkontak, petsa sa panghitabo, lugar, gidaghanon sa mga nanambong, ug uban pa.
Dad-a ang usa ka kalendaryo ug markahi ang petsa sa panghitabo niini nga kalendaryo sa mga bold nga mga letra. Pagtigum sa bisan unsa nga may kalabutan nga mga materyales - mga hulagway sa lugar, listahan sa mga caterer sa pagkontak - nga usa ka bahin niini nga panghitabo.
Lakaw Balik
Ang paagi sa pagsugod sa pagsulat sa checklist sa pagplano sa kalihokan mao ang pagtrabaho nga pabalik.
Ang mga bisita makasinati og usa ka panghitabo ingon nga usa ka adlaw o multiple-day nga panagpundok uban sa tanan nga nahitabo sa makausa. Sama sa usa ka buhi nga pasundayag nga makita sa entablado ug maayo nga gipatuman. Ang mga tigplano sa panghitabo nagalantaw sa mga panghitabo ingon nga usa ka sunod-sunod nga gagmay nga mga panghitabo nga magkahiusa sama sa mga piraso sa usa ka puzzle nga matapos sa katapusang hitabo. Busa, isip mga planner, magsugod kita sa sinugdanan. Unsa ang daghang mga semana o mga bulan sa dili pa ang usa ka aktwal nga panghitabo mahitabo.
Pagsugod sa sinugdanan
Sa paghukom kung asa magsugod sa pagsulat sa imong checklist sa pagplano sa panghitabo, paghuna-huna mahitungod sa pagpahimutang og lig-on nga pundasyon alang sa imong kalihokan. Sa dili pa mopili og mga kolor sa kolor ug mag-order og mga bulak, kinahanglan nimo nga atubangon ang mga sukaranan. Gikan sa pagpirma sa mga kontrata sa pag-negotiate sa usa ka block sa mga kwarto, ang tanan kinahanglan isulat sa imong checklist, dili igsapayan kon unsa ka dako o gamay. Ang yawe mao ang pag-una sa pag-atiman sa bisan unsang mga buluhaton nga mahimo nga makumpleto nga daan aron makahatag sa dugang nga panahon sa imong eskedyul alang sa mga butang nga buhaton nga mga butang nga mahiduol sa petsa sa panghitabo.
Pipila ka mga ehemplo sa mga butang nga iapil sa imong checklist sa event planner:
- Pagpirma sa mga kontrata (uban sa kliyente, lugar, mga tigbaligya, ug uban pa).
- Pagsiguro sa petsa ug oras sa lugar
- Pag-abang sa kalingawan (banda, mamumulong, ug uban pa)
- Ang luwas nga hotel block
- Mga pagdapit sa sulat
- Pilia ang menu
- Pagpaabang sa maghulat nga kawani
- Pamatud-i ang gidaghanon sa mga bisita
- Lakaw agi sa site
- Pat-ura ang kwarto nga gitukod
Hatagi ang Dugang nga Panahon
Uban sa matag aytem sa checklist sa imong kalihokan, pagdugang og dugang nga oras. Kon ang petsa sa aktuwal nga pag-mail sa mga imbitasyon mao ang Marso 15, ibutang ang usa ka butang sa imong listahan aron ang mga imbitasyon andam sa pagpadala sa Marso 8, usa ka semana una. Kana naghatag kanimo og dugang nga panahon nga kinahanglan nga adunay usa ka butang nga makadani sa mga imbitasyon o kon ikaw anaa sa likod sa eskedyul alang sa lain nga hinungdan.
Ilakip ang mga Pahinumdom sa Imong Checklist
Dili igo ang pagsulat sa "sign sign sa caterer" sa imong checklist ug dayon pagsusi sa kahon kon mahuman.
Kinahanglan nimo nga sigurohon nga ang caterer nakadawat og usa ka kopya sa kontrata ug mibalik usab sa usa ka gipirmahan nga kopya. Busa alang sa matag dagkong butang nga imong idugang sa imong checklist, isama ang pahinumdom. Pananglitan, "Pag-follow up sa caterer re: kontrata." Pagdugang og usa, sa ulahi nga pahinumdom nga mabasa nga "Gidawat nga gipirmahan nga kontrata gikan sa caterer". Dili kasagaran ang pag-atubang sa usa ka buluhaton ug hunahunaa kini nga gibuhat sa diha nga kini nahuman lamang sa imong kiliran.