Gawas pa sa nag-unang katungdanan sa opisina, ang administrasyon nga assistant ug executive secretary usab ang responsable sa pagsulat o pag-andam sa mga taho, pag-organisar ug pag-iskedyul sa mga miting, pagsusi sa umaabot nga mga mensahe aron mahibal-an ang kahinungdanon niini, pag-andam sa mga agenda alang sa mga miting sa board, paghimo sa mga pamaagi sa pagbiyahe pagsiksik, pag-andam sa sulat, ug pagbantay ug pagbansay sa mga kawani sa junior level office.
Kini nga mga papel mahimong magkinahanglan og nagkalainlain nga lebel sa kasinatian ug adunay usa niining susamang mga titulo sa trabaho:
- Entry-level Administrative Assistant
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Mubo nga sulat: Ang mga lehitimong legal ug medikal nga mga katabang lahi kaayo ug nagkinahanglan og espesyal nga pagbansay nga gipangayo sa propesyon diin sila nagtrabaho.
Mga Kalainan Diha sa mga Administrative Assistant ug Executive Secretary
Ang mga tahas sa mga executive secretaries ug mga assistant sa pagdumala adunay daghan nga pagkapatubo, ug ang mga kalainan sa mga papel mahimong magkalahi sa organisasyon. Sa pipila ka mga kaso, ang ehekutibong sekretaryo nagtutok sa dugang nga mga katungdanan sa pagdumala alang sa usa ka manedyer o mga ehekutibo, sama sa pag-iskedyul sa panagtigum, pagplano sa biyahe, pagdumala sa sinulat nga mga komunikasyon ug bisan pag-bookkeeping Ang usa ka assistant sa administrasyon mahimong mag-focus sa dugang nga mga buluhaton sa operasyon sa negosyo ug makahimo sa labaw nga papel sa pagpangulo sa pipila ka mga kapasidad, paghimo sa mga agenda alang sa mga miting o kumperensya, pagdumala sa mga badyet, ug pagdumala sa billing nga vendor.
Ang mga assistant sa administrasyon mahimong gikinahanglan nga adunay mas espesyal nga edukasyon sa pipila ka mga kaso diin ang pagdumala sa mga operasyon sa negosyo hinungdanon.
Mga Kahanas sa Trabaho
Ang duha mga executive secretaries ug mga assistant administratibo adunay usa ka kinauyokan nga mga kahanas sa trabaho nga mahinungdanon sa bisan unsa nga papel. Naglakip kini sa talagsaon nga mga kahanas sa organisasyon, maayo kaayo nga nakasulat ug oral nga abilidad sa komunikasyon, ingon man usa ka kusog nga pagtagad sa detalye ug propesyonalismo.
Kinahanglan sila adunay teknikal nga kahanas sa mga gamit sa automation sa opisina, lakip ang mga kinahanglanon sa software sama sa Microsoft Word, Excel, ug PowerPoint, ingon man mga bookkeeping tools sama sa QuickBooks .
Administrative Assistant o Executive Secretary sa usa ka Small Office
Sa usa ka gamay nga buhatan, ang mga responsibilidad sa usa ka assistant sa administrasyon o executive secretary kasagaran ginahimo sa nagkalainlaing kawani sa opisina. Ang uban nga trabaho mahimo nga mahimo mismo sa mga ehekutibo sa kompaniya mismo, ug ang administrasyon nga assistant o executive secretary nga mga papel mahimo nga maglangkob sa usa ka mas dako nga lainlaing mga responsibilidad sama sa gikinahanglan sa gamay nga organisasyon.
Administrative Assistant o Executive Secretary sa usa ka Medium Office
Ingon nga ang gidak-on sa usa ka kompanya nagdugang, ang panginahanglan alang sa usa ka tawo nga organisado kaayo ug makahimo sa usa ka nagkalainlain nga mga buluhaton nagdugang. Tinuod kini ilabi na alang sa mga ehekutibo nga nagdumala sa mga kompaniya nga nagkinahanglan sa taas nga lebel sa confidentiality ug integridad alang sa negosyo nga gipahigayon.
Administrative Assistant o Executive Secretary sa usa ka Large Office
Kasagaran sa usa ka dako nga katungdanan nga adunay daghang mga assistant administratibo ug / o executive secretaries. Niini nga gidak-on sa kompaniya, kasagaran gikinahanglan nga adunay usa ka manager sa opisina nga nagtakdo sa kawani nga nag-alagad sa mga ehekutibo sa kompaniya.
Sa pipila ka mga kaso, usa ka assistant sa pagdumala ang mouban sa ehekutibo sa dugay nga mga pagbiyahe sa negosyo aron sa pagtabang sa mga kahikayan sa pag-organisar, pag-iskedyul, ug uban pang importante nga mga buluhaton sa organisasyon.